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一般社団法人クラウド活用・地域ICT投資促進協議会(CLOUDIL)によるコラムです

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CLOUDILコラム: 2020年4月

テレワーク導入にあたって、どんなことから始めればよいのか

先月のコラムでは、新型コロナウイルス感染拡大によって、ビジネスにおける「クラウドサービス」の重要性が増してきたことについて紹介しました。その後も感染拡大は続き、世界中がいまだに大きな混乱に陥っています。

こうした中で、日々耳にするようになった言葉が「テレワーク」です。もともと働き方改革を推進する上で注目されてきたテレワークですが、ここへきてパンデミックや自然災害などに対する事業継続対策として、規模の大小を問わず本格的な環境整備を行う企業が増えてきました。

一方で、「テレワークを何から始めればいいのかわからない」という企業も少なくありません。では、テレワークを初めて導入するとき、どんなことから検討していけばよいのでしょうか。1つは労務管理の側面、そしてもう1つは業務におけるIT活用の側面です。

1つめの労務管理の面では、まず就業規則の見直しやテレワークに関する規定を作成するなど、制度面の整備をする必要があります。その後、実際にテレワークを始めるときに重要になるのが勤怠管理です。これまでタイムカードなどで行っていた始業・終業時間の記録を、別の方法で行わなければなりません。電話やメールを利用する方法もありますが、これらでは転記などの人が介する作業が発生してしまいます。今日ではクラウド型の勤怠管理システムもさまざまなメーカーから提供されていますので、こうしたツールを検討してみてはどうでしょうか。また、労務管理関係ではほかにも、経費精算や会計システムのクラウドサービスも多くの企業が導入しています。こうしたクラウドサービスを使うことで、従業員の利便性が増すだけでなく、総務・経理担当者の業務効率化や在宅勤務の推進にもつながります。

もう1つの業務におけるIT活用では、コミュニケーションや情報共有をいかに円滑に行えるかが重要になります。具体的には、メール、チャット、Web会議、グループウェア、クラウドストレージ(ファイル共有)、さらにはSFAやCRMといった営業支援や顧客管理に関するアプリケーションです。これらについては、多くの製品がクラウドサービスで提供されており、既に利用している企業も多いことでしょう。今後導入するのであれば、オンプレミス型ではなくクラウド型にすることで、テレワークにも柔軟に対応できます。

ここまで、労務管理や業務におけるIT活用について紹介してきました。これ以外にも、テレワークを実践するときに忘れてはならないことがあります。それは、セキュリティとネットワークです。

端末のウイルス対策が必要なのはもちろんのこと、端末自体の紛失・盗難・改ざんなどに備えたモバイル端末管理(Mobile Device Management)も重要になります。遠隔からすぐにロックをかけたりデータを消去したりするなどして、情報漏えいや不正利用を防止しなければなりません。

また、会社のネットワークにアクセスするときは、安全に接続できるかがポイントになります。在宅用のPCから社内のPCを遠隔操作するリモートデスクトップ、社外から社内システムにVPNで安全に接続できるリモートアクセス、さらには、端末の機能を制限しサーバー側で処理を行うデスクトップ仮想化(VDI)といった仕組みがあります。近年では、VDI をクラウドサービスとして提供するDaaS(Desktop as a Service)も登場してきています。

さらに、テレワークを進めていく際には、従業員に対する「教育」も重要になります。社員のリテラシーのレベルを考慮せずテレワークを進めても成果は期待できないでしょう。マニュアルの作成、講習会の開催、ヘルプデスク(サポート担当者)の設置などのフォロー体制も大切になります。

最後に、導入検討の際に考慮すべきは、今回の新型コロナウイルスの問題が終息した後も、テレワークが業務効率化や生産性向上、人材確保に重要な役割を果たすということです。コロナウイルス対策をきっかけに、国や自治体の支援制度なども活用しながら、将来的に会社が成長できるための環境整備を念頭に導入検討するとよいでしょう。また、テレワークのための新しい端末やアプリケーション、ソリューションを導入するときには、普段から機器の導入やサポートを依頼しているITサービス企業などに相談するとよいでしょう。自社の業務内容をある程度理解してくれており、どんなアプリケーションやセキュリティ対策が自社に適しているのかを提案してくれるはずです。

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