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テレワークでも円滑なコミュニケーションを取るために役立つ5種類のツール

 2022.05.06  CLOUDIL 【クラウディル】

テレワークは、コロナ禍を契機に急速に普及しました。その中で従業員間のコミュニケーション不足が生じてしまい、困っている企業も多いのではないでしょうか。本記事では、テレワークにおいてコミュニケーションを円滑にするためのツールを紹介します。テレワークという環境下でチーム力を強化したいと考える方はぜひ参考にしてください。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題

従業員が別々の場所で業務を進めるテレワークにおいては、オフィスで勤務するときと比べて、コミュニケーションに関する問題が生じやすくなります。

まず挙げられるのが、オフィス勤務のように顔を合わせて口頭で気軽にやり取りすることができなくなることです。結果として、従来に比べコミュニケーション量が減少します。
管理職は部下の状況を把握しづらくなり、一般従業員も気軽に物事を周囲に確認や相談などをしづらくなることから、業務全般に支障が出る場合があります。この傾向は、まだ会社や業務に精通していない新入社員ほど大きくなることが考えられます。

また、コミュニケーション不足も相まって、業務連絡の際に言葉の行き違いなどが生じる場合があります。テレワークではメールやチャットなどによる連絡が多くなりがちです。しかし、従業員がこうした文面でのやり取りに慣れていない場合、正しく情報を伝えられなかったり、認識の齟齬が生まれたりする恐れもあります。

そして、コミュニケーション不足が従業員のモチベーション低下などの心理的な問題を生じさせる可能性も否定できません。在宅勤務をしていると、自宅に一日中こもりきりで、誰とも話す機会がないということも起こりがちです。こうした環境は従業員の孤独感を高め、心身に不調をきたす原因につながります。加えてビジネスにおいては、ささいな雑談の中から新たなコラボレーションやイノベーションが生まれてくることもあるので、テレワークによってこうした創造性が狭まってしまうことを問題視する企業も存在します。

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テレワークのコミュニケーションにおけるツールの重要性

テレワーク環境においても、健全な組織運営と業務の遂行を続けていくためには、前述した課題をできるだけ解消していくことが大切です。では、どのような手段で課題を解決すればよいのでしょうか。

ここで重要になるのが、ビジネスチャットをはじめとする各種コミュニケーションツールの活用です。もちろん、テレワークに則した新たな社内ルールや制度の策定、業務の進め方に工夫を凝らすことも課題解決の一助になります。
一方、そのような施策は、従業員が物理的に離れていることによるコミュニケーション不足を根本的に解決する方法ではありません。それゆえ、「遠隔でも従業員同士につながりを形成し、コミュニケーションの場を作り出す」ことを目的としたツールの導入が重要になるのです。

テレワークでも円滑なコミュニケーションを取るために役立つ5種類のツール

従業員同士の連携やコミュニケーションの活性化につながるツールを紹介します。なお、テレワークの環境下にふさわしいクラウドで使えるものに絞って選定しています。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、メールのように件名や署名などを書く必要がないため気軽に送信しやすく、複数人での情報共有もリアルタイムで簡単にできるという特長があります。

また、ファイル共有やビデオ通話機能などチャット以外に役立つ機能が備わっているツールも多いため、並行して活用すれば、文面だけでは伝達しにくい場合にも対応しやすくなります。このような特長を持ったビジネスチャットは、オフィス勤務時に比べてコミュニケーションのスピードや量が減少していることを改善したい場合におすすめのツールです。

Web会議システム

Web会議システムを用いれば、働いている場所を問わずツール上で一堂に会することが可能です。チーム全体の会議や部門、社内といった比較的大人数で話し合うといったケースでも役立ちます。

Web会議システムではPCの操作画面を共有することもできるので、会話しながらデータやファイルを共有・編集も可能です。このようにWeb会議システムを導入することで、互いの顔を見ながら会話することを可能にし、情報伝達もスムーズにする効果があります。

社内SNS

社内SNSとは、その名の通り、SNSにあるような機能を使って社内の情報共有を行うツールです。タイムライン機能といったSNSの代表的な機能はもちろんのこと、チャット、ファイル共有など、一般的な業務支援ツールと似たような機能も持ち合わせています。

業務で私的なSNSを併用している企業もありますが、ツールそのものが同じだと、公私混同によって思わぬトラブルを招くことも考えられます。
またテレワークだとそのような問題が見えにくくなる危険性もはらんでいます。ビジネス上で使うものと、プライベートを棲み分けするために社内SNSを取り入れるのも手でしょう。

グループウェア

グループウェアとは、特定の機能だけでなく、業務上必要とされるさまざまな機能を統合的に提供するソリューションです。グループウェアでは、チャットやWeb会議などコミュニケーションを直接支援する機能があるだけでなく、タスク管理機能なども備わっているものがほとんどです。

タスク管理機能を使えば、わざわざ業務報告をする必要がなく、ツール上で仕事の進捗状況を確認できます。このように、グループウェアの豊富な機能を活用することで、コミュニケーション課題に付随するあらゆる問題も、多角的にカバーできるメリットがあります。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、オフィスを模した仮想空間をデジタル上に構築することで、従業員が同じ場所にいるような感覚を得られるツールです。バーチャルオフィスには、オンラインゲームのように従業員のアバターが表示され、マイクを介して会話することもできます。

バーチャルオフィスは、メンバーの状況がわかりやすくなるので、コミュニケーションがしやすくなるほか、テレワークで低下してしまいがちな、会社や業務に対する一体感や緊張感を高めるという点に寄与するツールです。

テレワークのコミュニケーション支援ツールを選ぶ際に確認したいこと

コミュニケーションを支援するツールは、テレワークにおける課題を精査し、「どのような機能があれば課題解決につながるか」を深慮して作られています。導入する際には、まず持って自社の課題を洗い出し、課題をクリアにできる機能が備わっているかを見極めることが重要です。このほか、ツールを選ぶ際に押さえておきたいポイントをいくつか解説します。

コスト

コストには、導入時に必要となる費用とランニングコストがあります。「ツールは有料・無料のどちらか」「導入するために契約費用や設備費用がかかるのか」また「契約プランにはどのような種類があるのか」を把握します。

例えば、Web会議システムにおいては、同時に接続できる人数に上限を設けていることがあります。自社の会議に参加する最大人数を考慮した上で導入しなければなりません。

セキュリティ

特に重要視する必要があるのが、セキュリティ体制です。コミュニケーションツールによって情報漏えいなどが起こらないようにあらかじめ対策を練っておかなければなりません。

コミュニケーションツールを使用する際には、社外秘の情報をやり取りしたり、重要なファイルをそこで共有したりする場合もあるでしょう。それゆえ、テレワーク環境に対して対策を講じることはもちろん、「ツールそのもののセキュリティが担保されているか」を意識して選定する必要があります。

サポート

支援ツールを提供しているベンダーから、十分なサポートを得られるかも契約前に確認しておくべき事項です。ツールを導入しても、導入方法や使い方がわからず、従業員に浸透しなければ期待する効果が得られません。
またトラブルなどが起こる可能性も考えられます。ITスキルが高い人材しか使いこなせないようなものでは、チーム全体でコミュニケーションを円滑化することはできません。

そのため、ツールを選ぶ際には第一に「誰もが使いやすい製品」を選ぶことを前提とし、その上で、「頼れるサポート体制まで充実したもの」を選ぶことをおすすめします。

まとめ

テレワークは、従業員が直接顔を合わせて会話できる機会が減り、コミュニケーション不足に陥る可能性があります。こうした課題を改善するためには、ビジネスチャットやWeb会議システムなどクラウド型のコミュニケーション支援ツールが役立ちます。
実際にツールを選ぶ際には、自社の課題が解決できる機能が備わっているツールなのかを確認した上で、コストやサポート体制などのバランスを考えて決めましょう。本記事を参考に、ぜひテレワークにおけるコミュニケーションの円滑化を実現してください。

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