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業務改善アイデア事例7選 効率的な進め方や手法とは?

 2022.05.11  CLOUDIL 【クラウディル】

業務改善に取り組むのであれば、効率的な進め方や手法を理解しておく必要があります。誤った方法で取り組むと遠回りになってしまい、望む成果も期待できません。本記事では、業務改善に役立つアイデアの事例や効率的な進め方、手法を解説します。記事の内容を踏まえて、正しい手法で業務改善に取り組んでみましょう。

業務改善とは

「業務改善」とは、業務で発生している無駄や従業員への過度な負担、作業品質のばらつきといった課題を改善するための取り組みです。業務改善に取り組むことで、品質の安定化や作業スピードの向上、コスト削減などを実現できます。

例えば、作業が標準化されていないと、各々が思い思いに業務へ取り組んでしまい、品質のばらつきが生じかねません。また、本来必要のない作業に従業員が着手していると、コア業務に投入する人材が足りなくなる事態も発生してしまうのです。

業務を効率的に遂行できる環境や体制が整えば、従業員がより仕事をしやすくなり、組織の活力も高まります。さらに、高品質な商品やサービスをスピーディーに顧客へ提供できるため、顧客満足度の向上も実現します。

とはいえ、業務改善は一朝一夕にはできません。中長期的な視点で取り組み、必要に応じて計画書を作成したうえで進めるとよいでしょう。

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業務改善の進め方 アイデア事例7選

業務改善の進め方に頭を悩ませる企業経営者は少なくありません。そこで、ここでは業務改善を効率よく進めるためのアイデアを、事例集としてまとめました。まずは取り組みやすそうなものから着手してみましょう。

1. 毎日業務の報告・相談を行う

業務の報告や相談を毎日行うことで、作業の進捗を正確に把握でき、発生しているトラブルの気づきも得られます。これらの情報は管理者だけでなく、全従業員で共有することが大切です。

情報共有により、作業の漏れや抜け、トラブルの発生などを速やかに発見可能です。自然に多重チェックを行えるためです。円滑な情報共有の実現には、リアルタイムで情報を共有できるチャットツールやグループウェアなどの導入が有効です。

また、業務で発生したミスの報告を徹底させることも大切です。ミスは、品質低下や無駄の発生に直結します。組織全体で発生したミスを共有し、防止策を考えましょう。

2. マニュアルを整備する

マニュアルの整備は、作業の標準化に役立ちます。作業の手順や方法をマニュアル化しておけば、誰でも同じ成果を得られるでしょう。作業スピードや品質が均一化され、業務の属人化を回避できるのもメリットです。

また、新入社員や他部署からの応援が入ったときも、マニュアルがあれば即戦力として活躍してもらえます。わざわざ育成に時間を割く必要がなくなり、育成コストの削減にもつながります。

マニュアル作成ツールやサービスを利用すれば、簡単に業務のマニュアル化が可能です。作成したマニュアルをクラウドに保存しておけば、パソコンやスマートフォンからアクセス可能となり、いつでも作業手順や注意点などを閲覧できます。

3. 業務フローチャートを作成する

「業務フローチャート」とは、業務がどのように進むのかを可視化したものです。現状把握に利用でき、問題点の洗い出しにも役立ちます。

目に見えにくい業務の流れを可視化することで、無駄な作業や重複しているタスクなどを発見できるのがメリットです。成果につながらない作業や、外部へ委託可能なノンコア業務も抽出され、改善すべきポイントが見えてきます。

フローチャートは紙とペンがあれば作成できますが、専用ツールの利用もおすすめです。視認性・操作性に優れたツールなら、わかりやすいフローチャートをスムーズに作成し、オンラインで共有することなどまで可能です。

4. 機械的な業務を自動化する

誰でもできる単純作業や定型業務に多くのリソースを投入してしまうと、コア業務に注力できなくなる恐れがあります。経費処理や定期的なメール送信などの単純作業を自動化すれば、リソースを利益に直結する業務へ投入可能です。

自動化の方法として、Excelのマクロ機能(VBA)の利用が挙げられます。「マクロ機能」とは、Excel上で行った作業を記録・再現できる機能です。プログラミング知識不要で自動化プログラムを生成でき、簡単に単純作業の自動化を行えます。

また、RPAの導入も定型業務の自動化に有効です。「RPA」とは、コンピューター上のロボットが作業を代行してくれるツールで、システム管理やメールの送信、情報収集、データの同一性チェックなど、さまざまな作業の自動化に役立ちます。

5. 業務に優先順位をつける

後回しにしてもよい作業へ先に取り組んでしまうと、業務全体が非効率になる恐れも生じます。スケジュールの遅延も招きかねないため、業務に優先順位をつけましょう。

優先順位をつけることで、率先して取り組むべき業務が明確化されます。重要度や緊急度の高い業務へ優先的に取り組め、リソースも適切に分配できるため、利益の最大化につながります。

業務の優先順位づけに役立つのは、タスク管理・プロジェクト管理ツールです。カンバン方式やガントチャートによって、タスクや進捗状況が可視化されるため、どれから取り組むべきかを一目で把握できます。

6. 無駄な業務をなくす

不要な業務の発生は、リソースの無駄遣いにつながります。例えば、オフィスでのお茶汲みや形骸化した定例会議などが該当します。お茶が飲みたければ、個々の従業員が望むタイミングで用意すればよいだけです。お茶汲みを廃止する企業も増えているため、この機会に見直してみましょう。

形骸化した会議も時間の無駄です。本当に必要な会議なのかどうかを見直してみてはいかがでしょうか。会議に関してはチャットツールやWeb会議システムなどを利用すると、無駄の抑制に有効です。

また、勤怠管理ツールや給与計算ツールなどの導入も、併せて検討すべきでしょう。無駄な業務ではありませんが、ツールの導入で業務を効率化でき、担当者の負担軽減にもつながります。

7. 改善施策の評価を行う

業務改善に取り組んでいても、成果を得られていない可能性があります。効果が出ているのかどうかを確認するため、定期的に評価を行いましょう。

成果につながらない施策を実行し続けても、時間とコストの無駄です。定期的な評価により、効果の有無や進み具合を把握でき、新たな問題点の発見にもつながります。

評価を行うにあたっては、まず指標を設定しましょう。例えば、「従来100個の製品を生産できていた」のなら150に設定しておき、「取り組みにより指標をクリアできたか・どの程度近づけたかを評価する」といった具合です。

業務改善の手法

業務改善を進めるにあたり、コンサルタントに相談する方法もありますが、以下のポイントを押さえれば自社でも十分改善は可能です。大切なのは、業務の取捨選択と標準化の2つです。以下で詳しく見ていきましょう。

取捨選択する

組織の利益を最大化させるうえで重要なのは、コア業務に十分なリソースを投入することです。すべての業務へ均等にリソースを投入していては、無駄なコストの発生につながり、利益の最大化を阻害します。

そのため、まずすべきは業務の取捨選択です。リソースを投入し、注力すべき業務を洗い出しましょう。業務を可視化して、無駄な業務を排除したり、可能な作業を1つにまとめたりするのも有効です。

標準化する

業務の取り組み方を標準化すれば、誰でも同じ成果を得られる環境が整います。属人化を解消でき、作業品質や業務スピードの向上、育成コストの削減などの効果を得られます。

作業の手順や方法を統一しても、周知できていなければ意味がありません。マニュアルを整備し、部署や組織で共有することが大切です。とはいえ、マニュアル化に時間をかけすぎては本末転倒なので、ツールを導入するなどして効率よく作成を進めましょう。

まとめ

組織の利益を最大化させるには、業務改善が欠かせません。まずは現状把握から始め、問題点を抽出したうえで改善の取り組みを進めましょう。すぐには改善の効果が現れないかもしれませんが、継続的に取り組むことで少しずつ成果は現れます。

本記事でお伝えしたように、業務改善を成功させるうえで大切なのは、業務の取捨選択と標準化への注力です。利益に直結するコア業務に注力でき、誰でも同じ成果を得られる作業環境の構築を進めましょう。

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