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業務効率化に貢献するワークフローツール7選

 2022.04.08  CLOUDIL 【クラウディル】

業務効率化の実現に向けて、業務プロセスを可視化して改善を図る企業が増えてきました。紙ベースのワークフローではある程度までが限界となっていた業務効率化も、ワークフローツールを導入すれば業務のスピードアップが可能です。本記事では、ワークフローの概要とシステムを導入するメリット、ワークフローツール7選を紹介します。

そもそもワークフローとは

ワークフローとは、業務に関する一連の流れ、または、フロー図を用いてプロセスを可視化したものを指します。業務に関わる複数人が、社内で決められたルールに沿って処理を進めるために使われるものです。ビジネスプロセスの大半は、担当社員からの申請を上長が承認し、最終的な決裁が行われるという流れで構成されています。

生産性の向上を実現するには、業務フローの最適化が不可欠です。これまで行ってきた紙ベースのワークフローでは、各ステップ間の引継ぎがスムーズにできず業務の停滞を招くケースも少なくありませんでした。組織のパフォーマンスを最大化するためには、このような課題を打破する必要があります。

紙ベースのワークフローでうまく改善が図れないと悩んでいるのなら、クラウドで利用できるワークフローツールの導入がおすすめです。近年では、クラウド市場の拡大により利便性の高いツールが多数登場しています。クラウドサービスを活用して、書類の電子化やルーティン作業を自動化すれば、企業全体の生産性アップが見込めるでしょう。

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ワークフローツールの導入メリット

ワークフローを紙でやり取りする場合、承認者や決裁者は求められたときに自分の取り組んでいる業務を中断しなくてはなりません。また、次のフローを担当する社員が誰かを探していると業務は停滞しやすくなります。このようなわずかな停滞がいくつも重なれば、最終的に業務を圧迫しかねません。

ワークフローツールを利用して、誰もが進捗状況をスムーズに確認できれば、社内全体の業務効率化が実現するはずです。これらを踏まえて、ワークフローツールを導入した際に期待できるメリットを解説します。

業務効率の改善

ワークフローツールを活用すると、申請に関わる業務の迅速化が実現します。パソコン上から申請作業を行い、業務ごとのルートに沿って自動で素早く承認者へ回付されるようになれば、業務のスピードは大幅に向上するはずです。また、検索機能を用いて過去の申請文書を簡単に参照できる機能もあるため、申請文書の作成時間短縮にも役立ちます。

クラウドサービスを取り入れる利点は、出先や自宅からでも社内とほぼ変わらない環境で作業に取り組めることです。社員それぞれのタイミングで必要な情報へとアクセスできるようになれば、業務効率化が促進されます。書類を処理するための出社も必要なくなります。手元のパソコンやモバイルデバイスから申請書をやり取りできれば、緊急時の際も素早い対応が可能です。

大半のサービスは業務プロセスの可視化に対応しているため、関係者同士で進捗状況を把握・共有して業務の停滞を防止できるのも大きなメリットのひとつです。

トラブル発生の抑制

入力業務の自動化は、トラブルの防止にも貢献します。手作業によるデータの入力ミスや、金額の打ち込みミスにより文書を作成し直す時間が発生すると、業務は停滞してしまうでしょう。ワークフローツールには、申請入力の作業ミスを削減するために、入力内容をチェックする機能や事前に設定した項目から選択する形式に対応したものもあります。

また、書類の紛失や承認から決裁までのフローが正しく処理されていないなどのヒューマンエラーによるリスクも、自動化により低減できるはずです。ワークフローツールを過去のデータや他のシステムと連携させて、さらなる効率化を図ることも可能です。自動化による社内のルールの徹底は、不正が起こりにくい環境を構築することにつながるため、コンプライアンスの強化にも役立ちます。

ペーパーレスの促進

ステップごとのタイムラグが生じやすい紙ベースでのやり取りは、申請から決裁までに長い時間を必要としがちです。また、資源や保管スペースが膨大になるにつれ、管理は煩雑になりやすく、必要な書類を見つけるのに手間取るなどさまざまな問題が発生するでしょう。

ワークフローツールの導入はペーパーレスの促進にも有効です。パソコン上で必要な情報が確認できれば、各フローのタイムラグは最小限になり、業務の効率化やコスト削減に期待できます。検索システムにより必要な情報がスムーズに見つけ出せるようになれば、組織のパフォーマンス力はアップします。さらに、郵送にかかっていた費用を削減できるなどのメリットにも結びつくはずです。

業務効率化に貢献するワークフローツール7選

ワークフローツールの導入を成功させるのは、自社の業務に合ったシステムを選定しなければなりません。日ごろ業務フローで抱えている課題を洗い出したり、ツールを導入する目的を明確化したりして、慎重に比較検討しましょう。ここからは、おすすめのワークフローツール7つを紹介します。導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTSが提供している「ジョブカンワークフロー」は、申請や承認業務の効率化に役立つツールとして、導入実績12万社以上の人気を誇るツールです。50種以上のテンプレートが用意されており、マウスを使った簡単な操作だけで交通費・出張費清算、稟議書といった申請書を作成できます。パソコンだけでなく、モバイルデバイスからの操作にも対応しているため、テレワークを導入している企業から多くの支持を集めています。

コラボフロー

直感的な操作で誰でも利用しやすいワークフローツールを提供しているのが、株式コラボシステムです。「コラボフロー」は、専門的な知識を必要とせず、Excelで作成した文書をそのまま申請フォームへ変換できるため、初めてツールを導入する企業であっても簡単に取り組みやすいのが特長です。レイアウトの追加・修正が可能など、業務内容の変化に合わせて運用できます。外部システムと連携して、社内のさまざまなデータを活用することも可能です。

承認Time

中小企業向けにおすすめのツールが、SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供している「承認Time」です。社内文書の電子化をサポートするサブスクリプション型のシステムであり、ノンプログラミングで簡単に文書を作成できます。議事録や営業報告書をはじめ、多様な文書の電子化に対応しています。複雑な設定が不要なため、最短1週間という導入スピードも魅力です。スマートフォンやマルチOSでの利用が可能で、多言語翻訳サービスとの連携で海外拠点や外国人従業員にも利用しやすいサービスです。

rakumo ワークフロー

Google Workspaceとの連携性に優れている「rakumo ワークフロー」は、rakumo株式会社から提供されています。ノーコードでさまざまな業務に対応できるため、これからクラウド化の推進に取り組む企業に特におすすめのサービスです。スマートフォンやタブレットからの申請や承認作業が行えるだけでなく、一貫性のあるシンプルなインターフェースで承認ルートの進捗状況もスムーズに確認できます。

X-point Cloud

社内業務の改善や増大する管理コストの課題を抱える企業に支持されているのが、株式会社エイトレッドの「X-point Cloud」です。ノンプログラミングでルールを設定できるため、現場ユーザーでも簡単に運用できるのが特長です。申請書の内容を確認する前に分類から優先度を把握できるため、効率のよい意思決定を可能にします。社内の業務効率化に直結するともいえる意思決定プロセスの適正化により、業務効率の向上に期待できます。

バクラク申請

経理業務の効率化に貢献するツールとして人気を集めているのが、株式会社LayerXの「バクラク申請」です。請求書のフォーマットを問わず、システム上にアップロードすればおよそ5秒でAIがデータ化してくれるなど、大幅なスピードアップが実現します。手入力の手間やミスによる業務の停滞を防止するだけでなく、申請の通知を受けた承認者は、チャットアプリから承認・却下が行えるといった操作性の高さも魅力です。同シリーズの会計システムと連携してさらなる効率化を目指すことも可能です。

AppRemo

株式会社システムエグゼから提供されている「AppRemo」は、申請・承認作業の効率化と、運用管理の負荷を軽減する多彩な機能を搭載しています。テレワーク下でのワークフローを考慮して設計されており、ユーザーはパソコン・タブレット・スマートフォンから接続できます。申請に関する情報とチャットでのやり取りをまとめて保存できる利便性の高さも魅力です。ノーコードでデータベースを生成する機能を搭載しているため、Excelで申請書を作成できるなど、使いやすさにも定評のあるサービスです。

まとめ

ワークフローツールを導入する際は、自社の業務に合うシステムを見極めることでメリットを最大化できます。業務フローを可視化して改善を進めていけば、企業全体の生産性向上に結びつくでしょう。ワークフローツールによる業務フローの自動化は、あらゆるヒューマンエラーの防止に高い効果を発揮します。コンプライアンスを強化したいと考えている企業にとっても、非常に有用なシステムです。

多様化する働き方にスムーズに対応していくために、クラウド型ワークフローツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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