近年多くの企業が導入している「クラウドサービス」。取り入れたいと思いつつ、導入を迷っている方も多いのではないでしょうか。うまく運用できるかわからない、効果があるか分からないなど、不安を覚えている方もいるかもしれません。そこで本記事では、クラウドサービスを導入するメリット・デメリットをご紹介します。
クラウドサービスを導入する5つのメリット
クラウドとは、データやソフトウェアなどをインターネット経由で提供するサービスの利用形態を指します。その便利さから、すでに多くの企業が取り入れています。
従来であれば、利用者はパソコンの中にデータやソフトウェアを保存する必要がありました。作業のためには決まった場所や決まった端末からアクセスしなくてはならないので、システムを使うのには制限があります。
それに対してクラウドは、インターネットさえあれば、さまざまな端末から簡単にサービスが利用できる画期的な仕組みです。自社でシステムやサーバー、ソフトウェアを保有して運用するオンプレミス環境に比べ、クラウドでの環境はコスト面でも業務効率の面でもメリットがあります。ここではそんなクラウドサービスを導入するメリットを5つご紹介します。
低コストで導入＆運用できる
クラウドサービスにかかる初期費用は、サービスの提供元にもよりますが、比較的低コストで済む傾向があります。クラウドサービスを導入する際は、自社で新たにサーバー環境を整えたり、システムを保有したりする必要がありません。
また、従来のように自社システムを展開する場合は、システムを導入した後でも、更新のためのメンテナンスや保守・運用を行うスキルを持ったスタッフが必要でしたが、クラウドサービスでは不要です。そのため初期費用も運用費用も抑えることができます。
出先からでもシステムが利用できる
クラウドサービスは、インターネット環境のもとでなら、外出先や出張先など場所を選ばずにシステムを利用できます。パソコンだけでなく、スマートフォンからでもアクセスできるサービスが多いので、出先で気軽に情報共有が可能となります。特に昨今は新型コロナウイルスの影響で出勤者数を抑え、テレワークを導入している企業も多いため、オフィス以外の場所からアクセスできることは大きなメリットになります。
導入に時間がかからない
どんなによいサービスでも、導入まで数ヶ月かかるようでは、その間の業務改善が滞ってしまいます。オンプレミス型のシステムを構築する場合、それくらいの時間が掛かることも珍しくありません。
クラウドサービスは、導入に時間が掛からないのも大きな魅力です。できあがったサービスが提供されるので、オンラインで契約後、すぐに利用を開始できます。
最新のセキュリティ環境で運用できる
自社の設備を利用する場合、データは自社のセキュリティで守らなくてはなりません。昨今はセキュリティの脆弱性により情報漏洩などを起こしてしまうと、社会的信用の失墜や顧客損失のリスクにも繋がります。そのため、常に最新のセキュリティ環境を維持するスタッフとコストが必要になります。
クラウドサービスは、セキュリティにも定評があります。サービスを提供する会社は、各企業からの重要データを預かるため、最新のセキュリティ環境を整え、専門的な技術を保有しています。つまりクラウドサービスでは、コストを抑えつつ、最新のセキュリティ環境を手に入れることができます。
災害に強い
災害などの緊急事態よるダメージで、企業の運営が困難となることを防ぐBCP（事業継続計画）対策を行っておくことは、顧客の信頼を得るためにも必要です。自社内のサーバーは、災害で機器に損害があった場合、その影響を受けてデータが損失するリスクがあります。しかし、クラウドに残しているデータなら、データセンター内に構築されたセキュリティで守られているため、リスクを未然に防ぐことができます。
クラウドサービス導入で注意すべき3つの注意点
ここまで見てきたとおり、クラウドサービスには多くのメリットがあります。従来のオンプレミス環境が抱えてきたさまざまな課題を、いっぺんに解消できる可能性を持っています。
一方でクラウドサービスにも、いくつか注意点があります。スムーズに利用を開始するためにも、事前に確認しておきましょう。
インターネット環境が必須
クラウドは、サービスの性質上、インターネット経由で利用します。そのため、オフライン環境では一切利用ができません。より快適に利用するためには、オフィスやテレワークをする自宅などにおいて、業務に支障のないレベルのインターネット環境を確保しておく必要があります。
カスタマイズ性に劣る
クラウドサービスは、あらかじめ提供元が決めた内容のものを使用します。そのため、自社ですべて設計したサーバーを使うのに比べ、カスタマイズ性に限界があります。ちょっとここが不便だから変更したい、もうちょっとこうしてほしい、というような要望をすぐに対応してもらうのは困難です。決められた内容の中で、自社に合った最適なサービスを取り入れていくと考えておいた方がよいでしょう。
他社に依存するリスクがある
クラウドサービスはあくまで他社が提供するものです。そのため、ベンター側の動向に自社の業務が左右されるリスクもあるでしょう。
単一の提供元を利用している場合、大規模なシステム障害などが起こったときに全社内のシステムが停止してしまうといった影響を受ける可能性があります。場合によっては長期間におよびサービスがストップするかもしれません。
また、仕様変更で使い方が変わったり、急に月額料金が上がったりすることもあり得ます。サービスが終了してしまった場合には、別のクラウドサービスを探す必要もあるでしょう。そういったリスクを防ぐために、ひとつのサービスに依存しすぎない、代わりのサービスを確保しておく、自社内にバックアップを取るといった対策が必要です。
まとめ
クラウドサービスを導入する場合はいくつかの注意点がありますが、それを上回るだけの恩恵を受けることができます。低コストや利便性の高さといったクラウドの魅力は、飛躍的な業務改善をもたらすでしょう。
特に昨今はテレワークを推奨する企業が増え、オフィスにとらわれない働き方が求められています。より効率的で快適なシステム運用を実現するためにも、さまざまな働き方に対応できるクラウドサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
