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業務改善コンサルティングとは?具体的な事例も解説

 2021.12.17  CLOUDIL 【クラウディル】

近年、徐々に労働力人口が減少している日本。

2020年の労働力人口は、前年2019年の6,886万人に比べて18万人少ない6,868万人だということが、総務省の調査で分かっています。

また少子高齢化問題を抱える日本は、今後40年間で労働人口が4割減少すると予測されていることはご存知でしたか?

労働力が欠かせない企業において、労働力人口の減少という社会問題は無視できない大きな問題でしょう。

そこで注目されているのが、業務改善コンサルです。

本記事では、業務改善コンサルについて、業務改善が最重要な理由、メリット、業務改善コンサルでは何をしてくれるのかについて解説します。将来的な労働力人口の減少に備えて、業務コンサルについて理解を深めましょう。

業務改善が最重要な理由とは

労働力人口の減少にともない人手を増やすことが難しくなった昨今、厚生労働省は「働き方改革」を推進してきました。
業務改善は、この働き方改革を推進するうえで欠かせない対策です。

業務改善を行うことで、下記のメリットを得ることができます。

  • 生産性・社員のモチベーションUP
  • マーケティング・営業部門の効率化と売上UP

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

生産性・社員のモチベーションUP

業務において「この作業は必要なのか」などと、疑問に思ったことはありませんか?
業務が定型化してしまうと、「決まった手順だから」と深く考えずに不必要な業務を行っていることがあるかもしれません。
また業務が属人化してしまい、特定の社員に負担がかかっているという現状に頭を抱えている方もいるのではないでしょうか。

業務改善によって業務内容の整理やシステム化・自動化を行うことで、業務における「ムダ」「ムラ」を削減して不必要な業務や属人化をなくすことができます。
これにより、コストの削減や業務の効率化を行うことができ、生産性の向上が期待できるでしょう。

また、業務の属人化をなくすことで社員の業務負担を均一化することができます
負担を均一化することで生まれた時間を利用して価値の高い業務に従事することができるため、社員のモチベーションUPにつながります。

マーケティング・営業部門の効率化と売上UP

マーケティング・営業部門の業務改善には、下記2つの代表的な支援ツールがあります。

  • CRM(Customer Relationship Management)
  • SFA(Sales Force Automation)

CRMとは、顧客との関係を管理するツールのこと。
CRMによって顧客情報を管理することで、情報の一元管理や他部署との共有がスムーズになり、顧客情報の管理を効率化することができます。一元管理された顧客情報を元にターゲティングを行うことで、マーケティングを効率化することができます。

SFAとは、営業活動を支援するツールのこと。
営業活動の記録や管理、案件の進捗状況、スケジュール管理、過去の商談内容のチェックなどの営業業務を効率化することができます。

この2つのツールを導入して業務改善を行うことで、マーケティング・営業部門の業務を効率化して売上増加につなげることができるでしょう。

また、生産性が向上することも売上増加につながる要因です。
人的コストに対して多くの成果を生み出せるようになるため、業務改善前と同じ人的コストをかけた場合、生産性が向上した分だけ成果も増えて売上増加が見込まれます。

業務改善コンサルとは?何をしてくれるのか

業務改善とそのメリットについて、大まかに理解できたのではないでしょうか。
さまざまなメリットがある業務改善ですが、いざ取り組もうとしても簡単にはできません。

そこで注目されているのが、業務コンサルです。
業務コンサルに依頼することで、自社の業務に対して正しい業務改善を行うことができます。

業務コンサルの主な業務は、下記のとおりです。

  1. 現状の業務整理
  2. ボトルネックの特定
  3. 原因解明と改善施策
  4. 目標設定と効果測定

それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。

1.現状の業務整理

業務改善コンサルで最初に行うことは、現状の業務整理です。

現状の業務整理では、どの作業にどれくらいの時間がかかっているかを確認することがもっとも重要です。
ここでは自社の業務内容を、「BPNM(Business Process Model Notation)」などの手法を用いて可視化します。
BPNMとは、担当者ごとの業務内容や顧客、取引先とのやり取りといった業務の流れを、フローチャートでモデリングする手法のことです。

1つの業務にもさまざまな作業が含まれており、これら1つひとつの作業内容を把握する必要があります。フローチャートによって作業内容を洗い出すことで、作業ごとにかかっている時間を一覧化することができます。
業務改善コンサルでは、これまでのノウハウを活かしてスムーズに業務整理を行うことができるでしょう。

2.ボトルネックの特定

現状の業務整理によってそれぞれの業務の作業内容を一覧化できたら、つぎは業務におけるボトルネックを特定します。
ボトルネックとは、その業務のなかでもっとも悪影響を与えている作業のことです。業務整理によって洗い出した作業一覧から、業務の推進の妨げとなっていると思われる作業を特定します。

ボトルネックは、実際に業務に従事している社員では気づけないこともあります。業務改善コンサルに依頼することで、過去の経験やノウハウにもとづいて業務のボトルネックを特定することができるでしょう。

3.原因解明と改善施策

業務におけるボトルネックを特定できたら、つぎにその原因の解明と改善施策を行います。

原因の解明には「ロジックツリー」や「バリューチェーン分析」など、さまざまな分析手法を用いて業務分析を行います。
分析手法を用いることで原因をより深く追究することができ、ボトルネックの原因を正しく解明することができるでしょう。

また解明した原因に対する改善案を、業務コンサルと協力して立案することができます。

業務改善コンサルは過去の事例から、現状のボトルネックに対して正しい原因解明と改善施策を提案することができるでしょう。

4.目標設定と効果測定

具体的な改善施策を立案したら、目標設定を行います。

対象業務に対してどの程度改善を行うか目標を設定し、実際に立案した改善施策を実施します。

ただし、業務改善は実施して終わりではありません。

さいごに、改善後の効果測定を行う必要があります。
業務コンサルでは、企業とともに効果測定まで実施してどの程度改善効果があったのか確認を行います。

業務改善コンサルがおすすめの理由

業務改善では、業務内容を変更する場合があります。
少なからず、社内で反対意見や抵抗が生じる可能性があるでしょう。

業務改善コンサルが関わることで、業務改善における説得力の向上や専門性の担保になるため、社内で理解を得やすくなります。

また、業務改善は短期間でできることではありません。

業務改善コンサルに依頼せず自社だけで行う場合、業務改善についての勉強や実施に時間がかかる場合があります。業務コンサルに依頼することで、業務改善の結果が出るまでの時間を短縮することができるでしょう。

まとめ

ここまで業務改善とはなにか、そのメリットや業務改善コンサルが行う内容について解説しました。

業務改善にはさまざまなメリットがあり、今後企業が存続するために避けて通ることはできません。しかし、まったくのノウハウもなく業務改善を行うことは困難です。

正しい業務改善を行うためにも、業務コンサルへの依頼を選択肢のひとつとして検討しましょう。

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