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中小企業におけるテレワークの課題とは?導入前・導入後に分けて徹底解説

 2021.10.31  CLOUDIL 【クラウディル】

中小企業におけるテレワークの導入は、導入前・導入後それぞれに課題があります。そこで、テレワークの概要や主な課題を知ることで、実際に導入する際にスムーズに進められる準備をしましょう。本記事では、テレワークにおける主な課題について解説するとともに、課題を解決するためのポイントを紹介していきます。

そもそもテレワークとは

近年、働き方改革やコロナ渦、BCP(事業継続計画)の推進など社会要請に応じる形で注目されるようになったテレワークの導入を検討している企業は増加しています。しかし、これまでテレワークの経験がない企業では、導入の前後にトラブルを抱えることも珍しくありません。
そもそもテレワークとは、PCやタブレット、スマートフォンなどのICTを活用した時間や場所に縛られない柔軟な働き方を指します。主な形態として在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス勤務などが挙げられます。モバイルワークは、カフェや移動中などノマドワーカーのように場所を選ばないのに対して、サテライトオフィスは会社以外に設置された小規模オフィスを拠点にするという違いがあり、それぞれの利点を活かしていかなければ導入の効果が得られません。

【導入前】中小企業におけるテレワークの課題

導入前の代表的な課題としては、気持ちの面や社内体制、ツールの導入が困難な点などが挙げられます。ただし、これらは考え方や対処次第で十分に解決可能です。課題の本質を見極めて一つひとつ潰していくことが大切です。

テレワークの導入は無理だと諦めている

第一の課題として、やる前からテレワークの導入を無理だと諦めてしまっているケースが挙げられます。中小企業の場合、IT機器への投資が不十分で電子化も進んでいない企業が多いため、遠隔で業務を行うテレワークに抵抗感がある社員が多くなる可能性があります。
確かに業務の性質上難しい場合はありますが、管理職のテレワーク化や事務のテレワークなど、導入できる部分はあるはずです。無理だと諦める前に、テレワークを導入できる範囲とコミュニケーションの方法を明確にしていきましょう。

社内体制が整わない

テレワークを導入するには、社内体制の整備が必要です。例えば、人事評価と製造を兼任している従業員にはテレワークを適用できませんが、職務を人事評価と製造管理に整理し直せば、テレワークが可能です。
こうした課題は、テレワーク時の対応の体制構築や導入の準備を任せられる人材がいないことで生まれます。テレワークを導入する際は、兼任ではなく専任の担当者やチームに任せるようにしましょう。

ツールの導入が難しい

ツールの導入が困難な状況も、テレワークの導入の弊害です。チャットツールやWeb会議システムなどのコミュニケーションツールや、インターネット環境の構築など、テレワークを行うためには各種ハードウェア・ソフトウェアなどの環境構築が不可欠です。
ツールの導入が難しい主な原因として、ツールに投資できるだけの余力がない場合が想定されます。ツールに投じるコストは、補助金の利用や無料ツールの活用によって抑えられます。

ITに詳しい人材が確保できない

「ITに詳しい人材が確保できないこと」が課題になる場合もあるでしょう。テレワークでは、PCやソフトウェア、ネットワーク環境、ITツールなどを必要とするため、一定の知識のある人材が必要不可欠です。人材不足の場合は新しく雇用するか、補助金などを活用して人材への初期投資を行い、テレワークによって削減されたコストから人件費を捻出する方法がよいでしょう。

【導入後】中小企業におけるテレワークの課題

次に導入後におけるテレワークの課題を解説します。主に情報セキュリティや環境整備、社内コミュニケーションなどが課題として挙げられます。これらを適切に理解し、解決していく取り組みがテレワークの成否を決定づけます。

情報セキュリティ

導入後の課題には「情報セキュリティ」があります。オフィス環境ではインターネットに接続する際、会社のルーターなどを通してから接続していました。しかし、テレワークではインターネットに接続する環境が従業員によって変わります。
特にセキュリティが設定されていない公共のネット環境を利用すると外部からの攻撃や不正アクセスを受けるリスクが高まります。セキュリティ対策を万全にしてからテレワークを導入する必要があるでしょう。

社内コミュニケーション

セキュリティと同じくらい重大な問題として「社内コミュニケーションの低下」が挙げられます。オフィス環境では、隣の同僚と気軽に話せますが、テレワークでは社員同士や上司とのコミュニケーションが希薄になりがちです。
結果的に孤独を感じたり、自分がやるべき業務を理解できなかったりなどの問題が発生し、従業員がストレスを溜め込んでしまうリスクもあります。意識的にコミュニケーション量を増やしていく対策が求められるでしょう。

PCや通信環境の整備

テレワークを継続するにあたって、「PCや通信環境の整備が必要な点」がネックになる可能性があります。この課題は導入前の課題にもありましたが、導入後も引き続きセキュリティのアップデートや、OSのインストールなどを実施しなればなりません。
また、通信環境は導入すれば終わりではなく、継続して使用していくためにはランニングコストが必要です。こうした整備にかかるコストや手間が課題といえるでしょう。

労務管理

労務管理はテレワークで特に重要な課題です。テレワークでは、社員の勤務状況を確認しにくくなります。こうなると自分から残業をしてしまう社員が出てくる可能性が高まります。逆に管理者の目が届かないため、指示が出るまで働かなかったりサボってしまったりする社員が出てくる可能性もあるでしょう。適切な労働を促すため、PCの使用時間を自動的に記録するツールを導入するなど、遠隔での労務管理体制の構築が必須です。

ペーパーレス

テレワークは社員全員が離れた環境で勤務するため、電子データでのやり取りが必要不可欠です。特に紙の書類や印刷物、押印、FAXなどを多用している企業ではペーパーレス化が難しく、テレワークへ移行した後で発覚する場合があります。ペーパーレス化はコストカットにもつながるため、導入前に電子データでやりとりができる環境を構築して、コストカットをしつつ慣れていけるとよいでしょう。

テレワークの課題を解決するために

導入前・導入後それぞれの課題を解決するには、ITツールの導入や人事評価の見直し、セキュリティ対策などが求められます。本項ではこれらの内容について詳しく述べていきます。

ITツールの導入

Web会議システムやチャットツールといったコミュニケーションツールを導入することで、社内のコミュニケーション量の低下を予防できます。業務を可視化できるタスク管理ツールも、円滑なコミュニケーションを助けてくれます。また、クラウドツールはコスト削減にもつながるため、ぜひ検討したいツールです。

人事制度の見直し

オフィス環境とは異なるテレワークでは、これまでの評価制度が通用しない可能性があります。これまで人間性や性格などで評価されていた人は、テレワークになると評価が著しく下がる可能性があります。
リモート環境でも適切に仕事ぶりを評価できるように、人事評価制度をテレワーク仕様に変更しましょう。例えば、PCの使用時間とこなしたタスク量に応じて成果報酬を提供する方法や、目標管理を導入して達成率で評価をする方法があります。

セキュリティ対策の実施

テレワーク導入後の課題でも述べましたが、情報漏えいなどが発生すると顧客や取引先からの信用が失墜する可能性があるため、セキュリティ対策は非常に重要です。セキュリティツールの導入や社員に対する情報リテラシー教育などを実施して未然に防いでいきましょう。必要に応じて外部の教育機関を利用するのもおすすめです。

まとめ

テレワークの導入前・導入後それぞれに課題があります。代表的な例ではセキュリティやコミュニケーション、人事評価制度の見直しなどが挙げられます。これらを対策しなければ、不正アクセスや情報漏えい、社内の士気の低下、社員のモチベーションの低下などにつながるため注意が必要です。適切に対処しながら、快適なテレワーク環境を構築していきましょう。

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