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中小企業こそ使うべき! 人事評価システムの機能と導入するメリットを解説

 2022.05.25  CLOUDIL 【クラウディル】

人事業務の効率化や人事評価の適正化を図るためには、「人事評価システム」の導入が効果的です。多くの企業が導入していることからも、人事評価システムの高い有用性がうかがえます。そこで本記事では、人事評価システムの概要や機能、導入するメリットなどについて解説します。

人事評価システムとは

人事評価システムとは、人事に関する一連の業務を効率化できるシステムです。従来、書類やExcelを用いて行っていた業務をシステム上で行え、人事情報の一元管理や公正な評価の実施が可能です。

詳しくは後述しますが、人事評価システムを活用すれば、従業員の離職防止や定着率向上に役立ちます。人材確保に課題を感じている中小企業こそ、人事評価システムの導入で大きなメリットを感じられるでしょう。

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人事評価システムの主な機能

人事評価システムによって、導入形態(オンプレミス・クラウド)や実装されている機能は異なります。そのため、導入時にはどんな機能が備わっているかをきちんと確認しなくてはなりません。ここでは参考までに、多くのシステムに実装されている主な機能をピックアップして紹介します。

従業員情報管理

従業員情報管理機能とは、従業員のスキルや経験を一元的に管理できる機能です。英語や中国語など語学スキルの有無をはじめ、保有資格・研修・講座の受講歴・勤続年数といった情報を管理できます。

これらの情報は、適材適所な人材配置を実施するうえで不可欠です。誰がどのようなスキルを有しているのか一目で把握できるため、スピーディーな意思決定にも役立ちます。

人事管理機能

人事に関するさまざまな情報の管理が可能です。従業員の氏名や住所といった個人情報をはじめ、異動・昇進・懲罰などの履歴や、社会保険に関する情報などまで一元管理できます。
これらの情報が社内に点在していると、効率的な人事業務は不可能です。必要な情報へスピーディーにアクセスできないからです。システムで情報を一元管理することにより、このような課題を解決できます。

評価基準の明確化

人事評価システムでは、細かく評価基準を設定できます。従業員を評価する基準が明確になるため、評価者の主観に左右されない公正な評価が可能です。
また、評価者の変更に伴い、評価基準が変わってしまうケースは少なくありません。システムを活用すれば、あらかじめ設定してある基準の基に正当な評価を行えます。

目標設定・進捗管理

目標や進捗を管理可能な機能も実装されています。従業員は達成すべき目標を設定し、上司や評価者は目標の達成度合いをリアルタイムでチェックできます。
リアルタイムに進捗を確認できるため、上司や評価者がその時々に応じて適切なアドバイスを行えるのもメリットです。ツールによっては、目標達成度をグラフ表示するものもあります。

評価シートの管理

評価シートは、従業員個々の目標や評価基準などを記載したシートです。従来は紙やExcelで作成・管理を行うケースが一般的でしたが、人事評価システムを用いればシステム上での管理が可能です。
評価シートの運用を一貫して行えるのも特徴と言えるでしょう。従来のように、シートを作成して従業員に配布し、回収を経て管理といったフローが不要となり、業務の効率化を図れます。

システムで人事評価を行うメリット

小規模な中小企業に人事評価システムの導入はおすすめですが、やはり気になるのはメリットでしょう。以下では、具体的な導入メリットを紹介します。

人事評価業務が効率化できる

人事評価システムの導入により、人事に関連するさまざまな業務を効率化できます。評価シートの作成・配布・管理をはじめ、従業員と評価者との間で行われるやり取りなどをシステマチックにでき、業務効率化を実現します。
過去の評価やスキルなど、あらゆる情報を一手に集約し、必要なときスムーズにアクセスできるのも魅力です。情報を探す手間が省けるため、業務時間の短縮にもつながります。

人材抜擢がしやすくなる

人材が限られている中小企業にとって、適切なポジションへの人材配置は必須です。人事評価システムを用いれば、従業員のスキルや経験などを一元的に管理でき、適材適所な人材配置が実現されます。
また、従業員個々の情報を一元管理可能となるので、今まで見逃していた有能な人材を発掘できる可能性もあります。今まで以上に人材を有効活用しやすくなり、生産性の向上効果も期待されるでしょう。

公正な評価がしやすくなる

評価基準が明確になることで、公正な評価をしやすくなるのもメリットです。評価者の主観が入り込む余地もなくなり、組織への貢献度や目標達成度に照らし合わせた、公正で透明性の高い評価を行えます。
公正な評価は、従業員の満足度を高める効果が期待でき、離職防止にもつながります。ここのモチベーションがアップし、意欲的に業務へ取り組むようになれば、生産性向上の効果も期待できるでしょう。

人事評価システムを導入する際に注意すべきポイント

人事評価システムの導入により、さまざまなメリットを得られるのは間違いありません。ただ、導入にあたってはいくつか注意点もあるため、ここで把握しておきましょう。

これまでと評価結果が変わる可能性がある

システムの導入により、公正で透明性の高い評価が実現されることで、これまでと評価結果が変わる可能性もあります。評価基準が大きく変化すると、従業員の反感を買う恐れもあるため注意が必要です。
このようなリスクを回避するために、必ずシステム導入前に、従業員への周知を徹底しましょう。システム導入の必要性やメリットと併せて、「評価基準がどのように変化するか」もきちんと伝える必要があります。

システム導入直後は作業負担が増大する恐れがある

今まで紙の書類やExcelを用いて人事業務を行っていた場合、システムの導入により一時的に作業負担が増大する恐れもあります。過去の評価データを移行し、システム上で評価基準を設定する、といった作業が発生するためです。
そのためいきなりのシステム導入では、人事の現場が混乱してしまう恐れは強まるでしょう。余裕のあるスケジュールで、現場への周知も併せて導入を進めましょう。導入後、担当者がスムーズにシステムを使いこなせない可能性も考慮しなくてはなりません。

人事評価システムの選び方

無料で利用できるものから有料のものまで、さまざまな製品があり、実装されている機能や操作性なども異なります。選定基準は多々ありますが、特に重要なポイントを以下にピックアップしました。

自社の評価システムとの相性

企業によって評価制度が異なるため、自社にマッチしたものを選定しましょう。自社の評価制度にマッチしていないシステムを選んでしまうと、有効活用できず費用を無駄にする恐れがあります。
評価基準や項目を柔軟に変更可能で、自由度の高いシステムを選ぶのがポイントです。システムによってはトライアル利用できるものもあるため、自社評価システムとの相性を確認したうえで導入していけます。

企業規模に合っているか

在籍している従業員の数によっては、システムが対応できない可能性もあります。利用人数に制限を設けている製品もあるため、事前のチェックが必須です。

中小企業であれば、オンラインでフィードバックやコメントのやり取りを行えるシステムがよいでしょう。中小企業は人材が限られているため、個々の従業員を効率よく伸ばせるシステムが求められます。

セキュリティ対策が万全か

人事評価システムでは、従業員の個人情報を含めたさまざまな情報を扱います。セキュリティが脆弱なシステムを選んでしまえば、情報漏えいや改ざんなどのリスクも高まります。強固なセキュリティ対策が講じられているシステムを選びましょう。
特にデータの暗号化をはじめとした、「情報を安全に管理できる環境が整っているかどうか」は要チェックです。情報漏えいのような事故を起こすと、組織としての信頼を損ねてしまうため注意してください。

まとめ

人事評価システムの導入により人事業務の効率化を図れるほか、公正な評価が実現し、従業員のモチベーションアップや離職防止にも役立ちます。限られた人材をより有効活用できるようにもなるため、組織力も高められるでしょう。

本記事では、システム選びのポイントも紹介しました。導入を検討しているのなら、今回お伝えした内容を参考にしつつ、余裕を持って導入を進めてみましょう。

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