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テレワークにおけるコミュニケーションの課題や促進・円滑化について解説

 2021.11.26  CLOUDIL 【クラウディル】

近年のコロナ禍において、テレワークの導入を果たした企業は数多く存在します。しかし、さまざまな不安や課題が解消できず、テレワークへの実施に踏み出せない企業も多いのではないでしょうか。
テレワーク環境では、業務にどのような影響があるのか、テレワークを促進してコミュニケーションを円滑化するにはどうすればよいのか解説します。

テレワークと通常勤務でのコミュニケーションの違い

テレワークとは、インターネットや電話などの通信技術を活用し、会社から離れた場所にいながらオフィスと同じ作業環境にある業務形態のことです。多様で柔軟な働き方を目指す働き方改革においても、テレワークの実施は有効とされています。しかし、テレワークの導入後に中止を決定した企業が多く存在するのも事実です。

テレワークの実施率が伸び悩んでいる原因とは、いったいどのようなものなのでしょうか。同じ内容の業務をこなすのであっても、テレワークと通常勤務には異なる点が多くあります。たとえば、チームで作業に取り組む際、通常ではメンバー同士が顔を合わられる環境で仕事を進めていくため、簡単な打ち合わせなども気軽に行えます。しかしテレワークでは、ちょっとした質問があっても電話やインターネットなどを介したやり取りが必要です。
多くの企業では、コミュニケーションの促進に役立つチャットツールを活用しています。しかし、便利に使えるチャットであってもテキストを用いたやり取りは、口頭で伝えるより時間を要します。また、すぐに返信が来るとも限らないためタイムラグが生じてしまい、仕事のやりづらさを感じる要因となっているようです。

テレワークのコミュニケーションにおける課題

テレワークによるコミュニケーション不足が原因で、ストレスを感じてしまう人も多いようです。どのような場面でコミュニケーション不足が生じるのか把握しておけば、課題解決の糸口が見えてくるかもしれません。
ここでは、多くの企業で課題としているいくつかのケースを挙げて解説します。

コミュニケーションの減少

オフィスに出勤する場合は、朝の挨拶からコミュニケーションが始まり、仕事中にも簡単な確認作業や何気ない雑談など、無意識のうちにコミュニケーションの機会が作り出されています。しかしテレワークでは、偶然に会った社員と簡単な話をする機会もありません。同じ空間で働いていれば相手の状況を知るのも容易ですが、テレワークでは相手の状態を把握するのが困難です。うまくタイミングがつかめず、すべき確認がなかなかできなくなってしまうといった事態も想定されます。

伝達の問題

テレワークでよく用いられているコミュニケーションツールがチャットです。その他に、Web会議ツールを活用したミーティングや、急ぎの際には電話で連絡を取るケースもあるかもしれません。どれも情報を伝達するといった点で目的は同じですが、それぞれの特性は大きく異なります。
テキストのみでやり取りするチャットでは、ニュアンスの伝わりづらさに悩む人も多いようです。対面でやり取りする際には、相手の表情から相手の気持ちを察することが可能です。しかし、チャットではそのようなニュアンスまではくみ取れません。このように、伝えたい内容が正しく伝わりにくい点も課題のひとつとなるでしょう。

話す内容の偏り

業務に関係のない雑談により生まれる関係性もあります。しかしテレワークの会話では、仕事の内容に偏る傾向があります。雑談は、相手との信頼関係を構築するだけでなく、心理的な安心感をもたらす働きもあるのです。また、たった数分の会話が新たなアイデアを生み出す可能性もあります。
少しの合間で行う雑談が気分転換になり、仕事に集中できるといったリフレッシュ効果も得られるため、雑談の機会を意識的に作り出すことも忘れないようにしてください。

テレワークのコミュニケーションがうまく取れないことの影響

コミュニケーション不足は、さまざまな影響を及ぼします。テレワークの導入や継続の実現を導くためには、以下に挙げる影響を回避する方法も知っておく必要があります。

モチベーションへの影響

テレワークを続けていくにつれ、孤独感が強くなったと感じる人は多くいるようです。仕事ぶりを誰にも見てもらえず将来のキャリアに不安を抱えたり、情報の共有が十分でないことに孤立を感じてしまったりなど、メンタル面での負担を感じているケースがさまざまなアンケート結果から報告されています。精神的な負荷がかかり続けると、モチベーションは次第に低下していくのです。意欲の低下は作業効率の低下を引き起こすため、このような視点からも十分な配慮を忘れないようにしましょう。

業務への影響

テレワークの場合、対面と比べてコミュニケーションの質が下がります。チャットでやり取りする場合、ほとんどのケースで必要最低限の伝達のみとなるため、実際に対面したやり取りよりも意思疎通が難しくなります。ちょっとした確認作業でもハードルが高くなるため、本来の見極めができず、さまざまなミスが生じるかもしれません。
また、コミュニケーションが円滑化されていないと、社員同士の連携に支障をきたすおそれもあります。仕事を進めていくうえで必要なスキルやノウハウが正しく受け継がれなければ、組織全体の生産性に影響が出る可能性も考えられるのです。

テレワークのコミュニケーションを促進・円滑化するには

テレワーク環境を整備する際には、機械的なやり取りだけでなく、意識的に仕事以外のコミュニケーションを取ることも大切です。
ここからは、テレワークのコミュニケーション促進と円滑化を実現させる方法を紹介します。

コミュニケーションツールを活用する

コミュニケーションツールは数多くリリースされており、多くの企業で活用されています。チャットはメールよりも気軽にメッセージが送れるため、コミュニケーションの活性化と迅速化に有用です。主な機能として「チャット/グループチャット」「通話/オンライン会議」「ファイル/データ共有」「タスク管理」などを搭載しています。
進捗状況がチャット内で把握できるようになれば、ミーティング時間の削減につながり、効率化が図れるはずです。自社の用途に合わせて適切なツールを選定してください。

コミュニケーションの機会を作り出す

テレワークによるコミュニケーションの低下を解消するために、1on1ミーティングが注目されています。これまでの1on1ミーティングでは、上司と部下が1対1で業務の進捗や目標設定、振り返りなどを定期的に行っていました。
また、社員同士で雑談ができる場を設けるのも大切です。たとえば、気軽に立ち寄れる雑談チャネルをつくり、誰でも発言できる場を常設しておくなどして、コミュニケーションの機会を作り出しましょう。

各々がコミュニケーションの仕方を意識する

コミュニケーションの円滑化は信頼関係を育てます。上述したように、テレワーク勤務で重要な点は、環境や制度の整備だけではありません。活用するツールの特性をよく理解したうえで、適したコミュニケーションの取り方を意識することも大切です。
たとえば、チャットはメールのような長文にはせず、要件だけまとめて小まめに送信するようにします。また、定期的にビデオ会議を行う際には、メンバーの顔が見えるようにカメラをオンにしておくと、コミュニケーションのクオリティ向上につながります。このように、テレワーク環境に配慮したコミュニケーションルールを策定しておけば、テレワークによるあらゆる不安を払拭できるはずです。

まとめ

テレワークのコミュニケーション不足について、課題を抱えている企業も多いでしょう。慣れない方法でのやり取りに、初めのうちは戸惑うケースもあるかもしれません。しかし、働き方改革や事業継続の観点でも、テレワークの必要性は今後高まると予測されています。定期的に社員へアンケートやヒアリングなどを行いながら、コミュニケーションが十分に取れるテレワーク環境を目指してください。

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