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働き方改革にも役立つ!文書管理システムについて解説

 2022.08.29  CLOUDIL 【クラウディル】

新型コロナウイルス感染症が猛威をふるったことで、企業における働き方や業務に大きな変化がもたらされました。この記事では、はじめにコロナ禍で促進された働き方改革について解説します。また、働き方改革をサポートする文書管理システムについて紹介するとともに、文書管理システムの種類やその導入メリットについても詳説します。

コロナ禍で働き方改革が加速

新型コロナウイルス感染症は、換気のよくない空間、人が密集する場所、人と密接する場面で感染が広がりやすいことから、その流行時には出社を控えることが求められます。そのため、出社を伴う従来型の業務や働き方を変える必要性に迫られて働き方改革が加速し、出社しなければ業務の遂行が不可能な企業を除きリモートワークを導入するケースが増えました。
働く場所を選ばないリモートワークが企業に導入されると、従業員は自宅で働けるようになり育児や介護を仕事と両立できる可能性が高まります。したがって、人手不足にあえぐ企業にとって、リモートワークの導入は育児や介護が原因での離職を減らす切り札となるかもしれません。

また、リモートワークの導入によって通勤がなくなれば、自宅が会社から遠く離れていても問題がないので、地方で働きたいというニーズにも応えられるでしょう。
しかし、リモートワークにはこれらのメリットが存在する一方で、デメリットも無視できません。たとえば、リモートワークでは社外のネットワークを利用することになりますが、自宅や公共のネットワークでは安全なインターネット接続ができない可能性があります。従業員が利用するネットワークに対して適切なセキュリティ対策を講じなければ、情報漏えいが起こりかねず、セキュリティ面での不安を抱える中小企業も少なくありません。

働き方改革には、文書管理システムの導入がおすすめ

リモートワークや生産性の向上といった働き方改革を安全に推進したいのであれば、業務で用いる書類を従来の紙ベースから電子書類に移行したうえで、文書管理システムを導入するのがおすすめです。

文書管理システムとは、電子文書の管理を一元的に行えるシステムであり、電子文書の登録、保管、更新、廃棄などが可能で、アクセス制限機能やセキュリティ機能などを備えています。
紙の書類ではなく電子書類でやりとりを行えば、リモートワークをしている従業員は出社しなくても、すぐにその場で業務に必要な資料を確認できるようになります。電子書類はメールに添付することもできますが、社内のセキュリティを向上させたいのであれば、文書の一元管理ができる文書管理システムが必要になるでしょう。セキュリティ対策がしっかり施された文書管理システムを導入すれば、情報漏えいや文書紛失のリスクを軽減できます。

文書管理システムのメリット

さまざまな機能がついた文書管理システムは、大量の電子文書を管理する際にその利便性を発揮します。特に、リモートワークを導入している企業では文書管理システムのメリットがより大きなものに感じられるでしょう。ここでは、文書管理システムがもたらす3つのメリットを紹介します。

保管: ペーパーレス化でコストを削減

紙の書類をやめて電子書類に変えることで、大量の書類を保管する場所が不要になり書類が占めていた場所をほかの用途に有効活用できるようになるでしょう。それに加えて、大量の書類が並ぶなかから目的の書類を探すのにかかっていた労力と時間を省けるのも大きなメリットです。

また、ペーパーレス化によって従業員は印刷に関わる作業をせずに済むので、その分をほかの業務にまわすことで生産性がアップします。ペーパーレス化は、これまで印刷にかけていたインク代、紙代、電気代などの節約にもつながるので一石二鳥です。
さらに、文書管理システムの検索機能を利用すれば、探す苦労なく必要な文書に素早く簡単にたどり着けます。

共有: 簡単に送信・共有

文書管理システムを利用すると、書類を更新した日時の順番に並べられるので、最新の書類が一目でわかります。そのため、古いデータを最新のものと取り違えて使用してしまうミスを減らせるでしょう。また、バージョン管理機能がついた文書管理システムならば、常に最新バージョンにアクセスして情報をアップデートできるとともに、旧バージョンが必要になったときにもその確認や復元が可能です。

さらに、文書管理システムを導入することによって、従業員はいつでもどこでも簡単にデータを共有したり、送信したりできるようになります。ワークフロー機能がついた文書管理システムでは、書類の確認・承認業務がシステム上で行えるので、必要書類の申請や承認がスムーズにできます。これにより、承認待ちの時間が削減されて効率アップが見込めるでしょう。

管理: セキュリティ面も向上

社内の書類を電子文書の形で保管することにより、紙文書で起こる可能性のある誤廃棄や紛失によって文書が消失したり、情報が外部に漏えいしたりするリスクを回避できます。文書管理システムに保管された文書は、誰かが誤って廃棄したとしても、そのデータを復元可能なので安心です。

文書管理システムを利用すれば、書類の閲覧権限を部署や個人単位で設定して管理できます。また、文書管理システムでは文書ごとにアクセスログを残せるので、管理者が適切な監視を行うことで情報漏えいのリスクを減らせます。
業務に利用しているデバイスを置き忘れたり、盗まれたりした場合にも、管理者がアクセス制限をかけることで対処できるでしょう。
このように、文書管理システムを導入すればセキュリティが向上し、適切に安全に社内の文書を管理できるので、内部統制にも効果を発揮します。

文書管理システムの種類

文書管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類が存在します。ここでは、それぞれにどのような特徴があるのかを紹介するので、自社にあった文書管理システムを選定するうえでの参考にしてください。

オンプレミス型

オンプレミス型の文書管理システムでは、自社に設置されているサーバーにシステムをインストールして社内文書を管理します。外部のサーバーを経由せず自社のみで運用するので、カスタマイズ性に優れるとともにセキュリティ面での安心感が得られるでしょう。しかし、自社でサーバーやストレージといった設備を保有し、それらの管理やメンテナンス作業を自社で行わなければならないので、初期費用や保守管理費用は高額になります。また、自社で責任をもって設備とシステムを運用し、バックアップを行い、管理を継続できる体制が求められます。

クラウド型

クラウド型の文書管理システムでは、インターネット上にある外部サーバーを利用します。クラウド型の場合は、文書管理システムのメンテナンスやセキュリティ対策について、サービス提供会社に任せることになるので、導入の際には慎重に選定しましょう。

クラウド型の文書管理システムには、オンプレミス型と比較して低コストで導入できバージョンアップがしやすいという特徴があります。また、クラウド型は社外からも文書管理システムにアクセスできるため、リモートワークを導入している企業におすすめです。クラウド型にはさまざまなサービスが存在し、自社に必要な機能や予算に合わせてサービスを選べるので大変便利です。

まとめ

コロナ禍によって働き方改革が進んだことで、中小企業で働く従業員の働き方が多様化しています。この流れのなかで、企業における文書ファイルの保存方法の幅を広げているのが、リモートワークという働き方です。ICTなどを含むクラウド活用による地方創生や企業活動の課題解決に取り組むのがCLOUDILです。CLOUDILでは、文書管理システム導入に不安がある中小企業へのクラウド活用指導なども行っています。

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