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リモートワークの導入方法とは?導入において注意したい点も解説

 2021.11.20  CLOUDIL 【クラウディル】

リモートワークが普及しつつある今、実施を検討中の企業担当者の方も多いことでしょう。リモートワークの導入にあたっては、まず導入方法を順序だてて理解することが大切です。そのうえで、導入の規模や労働時間の管理といった注意点を押さえるとよいでしょう。本記事では、リモートワークの基本的な導入方法についてご紹介します。

そもそもリモートワークとは

「リモートワーク」とは遠隔での勤務形態を指し、オフィスに行かず自宅や出先、その他の場所でインターネットなどを用いて業務を行うことです。「テレワークとどう違うのだろうか」という疑問を持つ方もいるかもしれませんが、実質的には同じ意味だと思ってよいでしょう。テレワークという言葉は、省庁や自治体で働き方改革などに絡めて用いられることが多いようです。

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リモートワークを導入する意味

リモートワークを導入することは、労使双方にとってメリットがあります。

企業側にとっては、離職の防止や人材の確保、オフィスの賃料・光熱費・交通費といったコスト削減などのメリットがあります。さらに、リモートワーク導入を機にデジタル化が進むことで、生産性向上にもつながるでしょう。企業のイメージ向上や、災害やコロナ禍のような緊急事態で事業継続性を確保する点でも役立ちます。

一方、社員側は通勤にかかる労力や時間を省けるため、ワークライフバランスの向上につながるほか、モチベーションの向上も期待できます。育児や介護、障害や病気、引っ越しなどを理由とする離職を避けられ、キャリアを無駄にせずに済む人が増えるでしょう。

リモートワークの導入方法

リモートワークを導入する場合、どのような段階を踏むべきでしょうか。以下では、6つの段階に分けて導入方法を解説します。

目的の確認と方針の決定

まず、リモートワークの導入により「何を実現させたいのか」という目的を定めることが先決です。リモートワークをただ導入して満足するだけでは、これといった効果は期待できません。先述したように導入メリットは数多くありますが、自社で特に優先したいものは何かを考える必要があります。生産性の向上やワークライフバランスの改善、企業イメージの向上など、目的によってリモートワークの実施方法や内容も異なってくるでしょう。

そして、リモートワークの目的を定めたうえで、次は導入範囲の方針を決めなければなりません。具体的には以下のような点を検討します。

  • 対象者:希望者や一定条件を満たす人のみ(例:育児中や介護中の社員)に絞る、基本的に全社員を対象者とする など
  • 対象業務:実施しやすい業務内容や部門に限定する、方法を工夫して大部分の業務・部門での実施を目指す など
  • 実施頻度:完全リモートワーク、週2~3日、週1日 など
  • 予算:リモートワークに必要なツール導入等にどの程度のコストをかけるか など

チームの発足と体制の構築

2番目に、プロジェクトチームを発足させます。その際に大切なのが、ある特定部門だけでチームを作るのではなく、部門を横断したチームを作り、全社的な協力体制を築くことです。経営企画や総務・人事、情報システムに加え、導入対象となる部門の代表者で構成されたチームにするのが望ましいでしょう。

それぞれの立場からの意見を取り入れていかないと、いざ実施する段階になって、各部門から消極的な意見が噴出してしまう可能性が高くなります。たとえば、導入対象の部門からの代表者が加わらないと、実施内容が現場の実情を無視したものになるかもしれませんし、情報システム部門が加わらないとセキュリティ対策が不十分になることもあり得ます。

現状の把握と課題の確認

3番目に、現在の業務や環境などを把握して、課題を洗い出すことです。具体的には、就業規則・勤怠管理制度・人事評価制度・ICT環境・セキュリティ対策・業務時間・各部門の業務フロー・文書の電子化などをチェックする必要があるでしょう。

現状を把握することで、リモートワークを実施するには何が必要か、たとえば導入すべきツールや改定すべきルールなどが浮き彫りになってきます。

ルールの作成と教育・研修の実施

4番目に、就業規則などルールの作成や変更が必要です。就業規則に直接リモートワークに関する内容を盛り込むのか、新たに「リモートワーク勤務規程」を別個に定めるのかを選びます。

一口にリモートワークといっても、在宅勤務・モバイル勤務・サテライトオフィス勤務と3つの勤務形態があり、在宅勤務に絞ってみても部分在宅や終日在宅といった種類があります。そのため、会社としてどのような勤務を認めるかを決めなければなりません。特にリモートワークでは、従来の勤怠管理システムが通用しない場合も多いため、新たにシステムを導入してルールを取り決める必要もあるでしょう。

また、在宅勤務の際に生じる通信費や光熱費などの費用負担をどうするかも明文化しておかないと、トラブルのもととなりかねません。パソコンなどのICT機器も、会社が支給するのか、個人所有のものをBYODで利用するのかを定めます。併せて、リモートワーク下でのセキュリティルールも策定してください。

このほか、リモートワークに関する教育や研修を行い、実施目的や新たに決められたルールを周知し、社員の意識を高めることも大切です。一般社員向けと管理職向け、それぞれの内容で研修するのが理想的でしょう。

ツールの導入と環境の整備

5番目に、リモートワークに必要なツールを導入して、ICT環境を整えます。勤怠管理システムはもちろん、Web会議システムやビジネスチャットなどのコミュニケーションツールも導入します。稟議書や見積書、契約書などの文書を電子化し、文書確認のためだけの出勤を防ぐことも重要です。リモートワークでは情報漏洩が懸念されるため、従来以上のセキュリティ対策も講じなければなりません。

導入のトライアルと効果の測定

最後に、本格的な導入前のトライアルを行い、量と質の両面で効果を測定します。

量的評価として、顧客対応回数や事務効率、コストや残業時間などを数値化しましょう。質的評価としては顧客や社員の満足度、コミュニケーションの質や頻度、セキュリティの徹底度などを調べます。新しく導入した(または導入予定の)ツールの使用感を確かめたり、実際に試してみて気づいた問題点や意見を聞いたりする機会にもなるでしょう。

このように導入の効果を測定することで、今後の本格導入までに何をすべきか、どの程度の実施が望ましいかを判断できます。なお、本格導入後もこのような評価を定期的に行い、ルールや制度、セキュリティ対策をアップデートしていくことが大切です。

リモートワークの導入において注意したい点

リモートワークの導入にあたり、特に注意しておきたい点を2つご紹介します。スムーズな実施に役立ててください。

導入の規模

リモートワークの導入は、スモールスタートで進めるのがおすすめです。前述のトライアルのあとも、いきなり全社的に実施するのはハードルが高いので、導入しやすい部門や一部の人を対象に、週1回など少ない頻度で実施してみましょう。無用な混乱を避けるため、導入するのはなるべく繫忙期以外の時期にしてください。

本格的に導入を進めるにしても、改善を重ねながら徐々に規模を広げていくほうが無難です。多くのクラウドサービスは従量課金制になっているため、導入規模の変化に合わせやすく、無駄なコストをかけずに済みます。

労働時間の管理

個人の状況に合わせた柔軟な働き方を実現できるリモートワークは、通勤などにかかる時間をカットして、時間を有効に活用できるのがメリットです。しかし、労働時間に関して社員個人の自己管理に委ねられる部分が多く、オンオフの切り替えが難しいことから、長時間労働につながることもあります。

企業側は社員の労働時間を適切に管理し、社員が仕事をさぼっていないかだけではなく、残業をしすぎていないかにも目を配らなければなりません。そのために、PCログ管理システムなどの利用も検討するとよいでしょう。

まとめ

今回は、リモートワークの基本的な導入方法や注意点について取り上げました。リモートワークを導入する際は、実施の目的を定め、それに沿ったルール策定や環境作りを行う必要があります。また、部門横断的なプロジェクトチームを作り、広く意見を取り入れることも大切です。スモールスタートで導入しつつ改善を重ねていけば、リモートワークの効果を労使双方が実感できるでしょう。

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