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業務改善にはどんなアイデアがある?生産性を高めるアイデアを紹介

 2021.12.01  CLOUDIL 【クラウディル】

業務改善はアイデアひとつで可能です。ただ、企業の担当者の中には、どのようなアイデアがあるのか、自社に役立ちそうなヒントを得たいとお考えの方もいることでしょう。本記事では、生産性の向上につながる業務改善のアイデアを初級、中級、上級の3つに分けて紹介しますので、ぜひ参考になさってください。

業務改善が重要視される背景

業務改善が重要視される背景としては、テレワークの普及や働き方改革の推進が挙げられます。また、DX推進やデータドリブン経営に取り組む企業が増加し、業務効率化を目指す動きは近年加速しています。以下にそれぞれの要素について取り上げます。

テレワークの普及

ここ数年で、テレワークを導入する企業は相当増えました。さまざまな理由が考えられますが、ひとつには新型コロナウイルスが挙げられます。多くの企業が感染リスクを減らすために、テレワークを導入しました。
テレワークは、従来の働き方と大きく異なるため、業務改善が不可欠です。就業ルールから見直す必要があり、テレワークに即したツールの導入も必須です。また、テレワーク環境下でも効率よく業務を遂行できる体制、環境も整えなくてはなりません。

DX推進やデータドリブン経営の普及

近年、さまざまな業界においてDXが推進されるようになりました。DXを推進し、業務に変革をもたらすには、業務の見直しやツールの選定も必要です。
また、データを活用しビジネスを有利に進める、データドリブン経営も普及し始めています。データドリブン経営にはメリットが多いですが、取り組むにはデータの収集や分析を行うシステムも必要であり、業務のデジタル化が必須です。

働き方改革の推進

少子高齢化が進む我が国においては、労働人口の減少が問題視されています。労働力を確保できないと国力の低下にもつながり、日本は国際競争にも後れをとってしまうでしょう。国が主導する働き方改革は、まさにこうした事態を回避すべく打ち出された施策です。
働き方改革の取り組みとして、労働生産性の向上が挙げられます。労働生産性を高めるには、業務改善を実施し、業務の効率化を進め、限られたリソースで最大限の成果を上げられる環境を構築しなくてはなりません。

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業務改善を可能になるアイデア【初級】

ここからは、業務改善を実現する具体的なアイデアを紹介します。まずは、手軽に取り組める初級編です。気になるアイデアがあれば、ぜひ取り組んでみましょう。

メール文章のテンプレート化

ビジネスメールは、毎回同じような文面になるケースが少なくありません。このようなメールに関しては、テンプレート化により作成の手間を削減でき、業務効率化を実現できます。
メールソフトやメールサービスさえあれば、ほかに必要なものはありません。雛形となる文面さえ作成しておけば、あとは日付や担当者名などを変更し、その都度使いまわせます。

営業資料のテンプレート化

プレゼンに使用する営業資料も、テンプレート化により業務効率化を図れます。同じテンプレートを使いまわすことで、顧客の印象に残りやすいメリットもあります。
なお、インターネット上でリサーチすると、営業資料のテンプレート事例を紹介しているWebサイトを見つけられます。無料でダウンロードできるものが多いので、気になる資料は試しに入手してみるとよいでしょう。

タスク管理ツールの導入

タスク管理ツールは、従業員個々の業務進捗状況を、リアルタイムで管理できるツールです。従業員は自身の抱える業務を可視化でき、優先順位をつけて仕事に取り組めます。
優先的に取り組むべき業務はどれなのか、ひと目で把握できるため、業務効率化に役立ちます。ツールによっては、コミュニケーション機能やファイル共有機能などが備わった、多機能なものもあります。

社内アンケートを採る

費用をかけずに業務効率化を進めるアイデアとして、社内アンケートの実施が挙げられます。業務での気づきや改善したいポイントなどを記入してもらい、内容を参考にして業務の改善を進められます。
紙のアンケートでも不可能ではありませんが、効率的に実施したいのならアンケートツールの利用がおすすめです。オンラインで集計でき、ツールによっては分析やレポート機能なども利用できます。

業務改善を可能になるアイデア【中級】

中級編のアイデアは、主にツールやサービスの導入です。会計ソフトや電子署名ソフトの導入、クラウドへのデータ移行などで、業務改善を実現する手法です。詳しく見ていきましょう。

会計ソフトの導入

会計業務の効率化を図るのに最適なのが、会計ソフトです。自動仕訳機能や入力補助機能などが備わっており、煩雑で時間がかかる会計業務を簡潔にしてくれます。会計事務所とのデータ共有ができるソフトなら、会計士とのやり取りもスムーズになるでしょう。
会計ソフトは、多機能な製品が多く、ものによっては操作になかなか慣れない可能性があります。そのため、できるだけ操作が簡単なものや、トライアル利用できるものを選ぶとよいでしょう。

電子署名ソフトの導入

電子署名ソフトは、電子契約書などの電子文書に署名ができるソフトです。オンラインで作成した電子契約書に、オンラインで署名捺印できるため、業務効率化を図れます。
ペーパーレス化やテレワークの推進にも、電子署名ソフトの導入は欠かせません。印刷ややり取りで生じるコストや手間の大幅な削減も可能です。

データのクラウド移行

データをクラウドに保管すれば、必要なときに目的のデータをスムーズに抽出できます。場所やデバイスを問わずにアクセスできるため、リモートワークへの移行を考えている企業にもおすすめです。
クラウドでデータを保管すれば、情報共有も容易です。わざわざ、チームメンバーとやり取りをする必要もなくなり、業務を効率化できるでしょう。ただし、必要なメンバーにだけアクセス権限を付与するなど、セキュリティ面には注意を払わなければなりません。

業務改善を可能になるアイデア【上級】

ここで紹介するのは、業務改善を実現するアイデアの上級編です。より本格的に業務効率化や改善を進めたいと考えているのなら、上級編もぜひ試してみましょう。

CRM・SFAの導入

CRMとは、顧客管理システムのことです。顧客情報を一元的に管理でき、部門を超えた情報共有も容易です。SFAは営業支援システムのことで、メールの一斉配信やセグメント配信、キャンペーン管理などの機能を備えています。
CRMの中には、SFAの機能を備えたものもあります。どちらも数多くのツールがリリースされており、実装されている機能も異なるので、じっくり検討のうえ導入の可否を判断しましょう。

専門人材のアサイン

業務を効率化できないのは、専門人材の不足が原因かもしれません。専門知識やスキルを有する人材を採用して適したポジションへ配置することで、大幅に業務改善できる可能性があります。
自社で直接採用するほか、業務をアウトソーシングする方法もあります。また、専門人材の派遣を請け負っている企業から、最適な人材を派遣してもらうのもひとつの手です。

RPAの導入

RPAは、単純作業を自動化できるツールです。リスト作成やデータ収集、伝票入力、問い合わせ内容の転記といった、単純な定型作業を自動化できるため、業務効率化を進められます。
作業を自動化すれば、24時間365日稼働させることも可能で、生産性の向上も見込めるでしょう。従業員の負担も軽減でき、モチベーションアップにつながります。

まとめ

本記事では、企業が業務改善を実現するうえで役立つアイデアをレベル別に紹介しました。無料で取り組めるものもあるので、まずはそのようなアイデアから試してみるのもよいでしょう。コストが発生するものも、はじめは無料トライアルを利用したり、小さな規模で導入したりするなら、負担が少なくて済みます。
企業組織が今後生き残るためには、業務改善が必須です。すでに、多くの企業が業務改善の必要性に迫られ、効率化を進めています。ライバルに負けないためにも、本気で業務改善に取り組んでみるのはいかがでしょうか。

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