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業務改善を成功させるアイデアとは?効率化する手順を解説

 2021.12.01  CLOUDIL 【クラウディル】

業務改善が喫緊の課題となっているものの、何から着手すればよいのか分からず、頭を悩ませている企業担当者も少なくないでしょう。業務プロセスの最適化には、多角的なアイデアによる施策と業務の効率化を実現させるツールの導入が有効です。本記事では、業務改善を成功に導く手順とポイントについて詳しく解説します。

業務改善を成功させるには何が必要か

働き方改革やコスト削減を目標に掲げ、業務改善に向けて取り組む企業が増えています。限られたリソースで業務の効率化を図るためには、あらゆるムダを省いていかなければなりません。業務プロセスの改善を進める際には、自社の抱える課題を明確に洗い出す必要があります。
現場の声に耳を傾け、改善サイクルを回し続ければ、社内全体の生産性の向上に結びつくはずです。また、働きやすい環境は、従業員のモチベーションアップにつながりやすい傾向があります。労働者人口が減少し続ける日本にとって、業務改善は、企業が避けて通れない課題の1つとなっているのです。

ヒト・モノ

企業経営の重要な資源であるヒトとモノの視点から何が改善できるのかを考えてみましょう。業務改善に向けて、プロセスのムダを省くのはもちろん、人材の配置を見直すのも有効な手段です。従業員のスキルや得意としている分野を適正に把握して、1人ひとりのパフォーマンスが最大となる業務に配置するだけでも、十分な効率化と生産性の向上が見込めるようになります。
繰り返しとなる業務を自動化してくれるツールを活用するのも効果的です。タスク管理や定型文を入力するツールなど、日々こなしているルーティンワークを自動化すると、コア業務により多くのリソースを投入できるようになります。また、これらのツールはヒューマンエラーの抑止にも役立ちます。
業務改善を成功させるためには、担当する業務に対してより専門的な知識や技術を有する人材の確保と配置、業務内容を詳細に見直したうえで適切なITツールの導入が大きな効果を発揮するといえるでしょう。

社員のアイデア

業務改善を進めるにあたり、当事者である従業員のアイデアが突破口となるケースも多く見られます。複雑化したプロセスをよく知る従業員を対象にヒアリングを実施すれば、業務改善に直結しやすいアイデアが多く集まるはずです。
企業の上層部でどれだけアイデアを絞り出したとしても、現場に即さない改善案では意味を成しません。現場の意見を無視した施策を打ち出してしまえば、従業員の反発を招くおそれも十分に考えられます。
現場の状況をもっともよく理解しているのは、実際に業務をこなす従業員です。業務改善案が実施されれば、これまでの慣れたやり方を変えてもらう必要があります。現場主導の改善策を立案できるよう、従業員にはしっかりと声を上げてもらいましょう。

設備やソフトウェア・ツール

業務の効率化を支援するするさまざまなソフトウェアがリリースされています。自社のニーズに適したツールを導入すれば、業務効率が高まり、生産性の向上にも期待が持てるようになります。
たとえば、確認作業の手間を減らして効率化を図りたいのなら、タスク・プロジェクト管理ツールの導入が有用です。個人で管理しているタスク情報や、プロジェクトの進捗をメンバーすべてでリアルタイムにチェックできれば、業務に集中できる時間が増えます。
また、データ入力作業の多いバックオフィス業務には、単純作業を自動化するRPA(Robotic Process Automation)を取り入れると、リソースを別の有意義な業務に充てられるようになります。
業務の自動化を実現するソフトウェアは、従業員の労力を軽減させるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にも高い効果を発揮するでしょう。

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業務改善を成功させる手順とは

業務改善の最大の目的は、組織の効率化による生産性の向上です。1つの業務だけに焦点を絞ってしまうと、社内全体の効率化は実現できません。ここでは、業務改善を成功に導くための正しい手順を紹介します。

・業務の分業化
組織の体制を見直すために、まず取り掛かるべき作業が業務の分業化です。誰がどの業務を担当していて、どれほどの工数を費やしているのかを可視化して、不要な作業や非効率な作業を見つけ出します。
ムダなプロセスを排除するだけでなく、業務の分担が適正になされているかどうかも注視しましょう。誰か1人に業務が集中しているのであれば、作業を分担するなどして、生産性の向上を目指します。

・担当者の変更・追加
業務内容に合わせて適切な配置を行えば、非効率が解消されます。個人のスキルを考慮したうえで担当者を変更するほか、単純に人手不足が原因ならば、リソースの追加投入も検討しなくてはなりません。業務改善を理想的な形にまで近づけるには、長期的な目線が必要です。定期的な振り返りを実施しながら、効果的な改善策を継続的に見出していきましょう。

・ツールの導入
業務を自動化できるツールの導入は、大幅な時間短縮を可能にします。煩雑になっている資料や各部門の業務フローなど、情報を共有できるよう整備しておけば、組織全体の作業効率が上がります。ツールを選定するときは、生産性を高めたい業務を明確化して、ニーズに適したツールを選定してください。
なお、実際にツールを使う従業員の負担にならないよう、操作性の高いツールを選ぶのもポイントです。社外からのアクセスに配慮した、マルチデバイス対応のシステムなどもリリースされています。

業務改善を成功させるアイデア

業務改善を実施する際には、改善ポイントの絞り込みを行い、品質の維持・向上、コスト削減、社員の満足度向上といったように、目的を明確化が大切です。ここでは、具体的なアイデアの紹介と、それぞれがどのような課題解決を目指すものなのかについて詳しく解説します。

会計ソフトの導入

会計業務の効率化に欠かせないツールが会計ソフトです。現在では、クラウドで利用できる便利なソフトもあり、従来よりも格段に導入しやすくなりました。会計ソフトを導入すれば、請求書の発行や見積書の作成など、経理業務の効率化が図れます。製品によっては、経営支援機能や分析機能を搭載しているなど、幅広く活用できるものもあります。

電子署名ソフトの導入

電子データに署名を付与するためのソフトです。電子証明書やタイムスタンプと合わせて利用すれば、改ざんされていない正当な電子書類であることを証明できます。ペーパーレス化の推進に有用な電子署名ソフトの活用は、紙の契約書を作成する手間を減らし、印刷や郵送にかかるコスト削減を実現します。また、オンライン上でのチェックや署名が可能になれば、作業効率が大幅に向上するはずです。

社員にアイデアを募集する

従業員にアイデアを募るのも有効な方法です。現場の正直な意見を参考にすれば、これまで思いつかなかった斬新なアイデアが発見できるかもしれません。業務改善提案に有用なフレームワークを活用する方法もあります。
設定した問題の解決に向けて多角的な意見を出し合う「ブレーンストーミング」、テーマに合わせてストーリーを組み立てインサイトの発見につなげる「シナリオグラフ」などは、アイデア出しのフレームワークとしてよく活用されています。

マニュアル化と標準化

業務の属人化は、作業スピードや品質のムラを引き起こすため望ましくありません。属人化した状態をそのままにした状態で、引き継ぎがスムーズに行えなかった場合、現場の混乱を招く原因にもなり得ます。
このようなリスクを避けるために、作業をマニュアル化します。作業内容や手順、トラブルが発生したときの対処法などをまとめ、共有できる状態にしておくとよいでしょう。なお、作業のマニュアル化・標準化は、新人教育の効率化にも有効です。生産性の向上が期待できるだけでなく、育成コストの削減にもつながります。

メールのテンプレート化

ビジネスシーンでは、似た内容のメールを頻繁に送信するケースも少なくありません。同じような文面を、その都度作成するのは時間と労力のムダにつながります。メール業務の時間短縮には、テンプレート化が有効です。テンプレートを活用すれば、文章を組み立てるのが苦手な従業員や、新入社員であっても簡単にビジネスメールが作成できるため、対応品質を一定に保つ効果が得られます。
ただし、すべてのメール業務をテンプレート化するのは現実的に困難なため、どのような内容のメールをテンプレート化するのかを見極める必要があります。

まとめ

業務改善を成功させるには、ヒトとモノのほか、設備やツール、従業員のアイデアが重要です。効果の高い改善策を実施するために、業務を可視化して課題を洗い出し、分業化を進め、必要に応じた担当者の変更・追加も視野に入れましょう。
業務改善に役立つさまざまなツールも数多くリリースされています。自社の用途に適したツールがあれば積極的に導入を検討してみてください。現状を正しく把握して現場主導の業務改善に取り組めば、組織の生産性向上が実現できるはずです。

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