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業務のクラウド化で生産性アップ!部門別活用方法をご紹介

 2022.08.29  CLOUDIL 【クラウディル】

導入コストや管理の手間が少ないといった特長を持つクラウドは大企業を中心に活用が進んでいますが、中小企業にも多くのメリットをもたらします。また、クラウド化はDXへの第一歩でもあります。本記事では、中小企業におけるクラウド化のメリットや、業務部門別のクラウド活用例などについて解説します。

中小企業で業務のクラウド化が必要となる理由・メリット

中小企業にとって業務のクラウドがなぜ必要となるのでしょうか。まずは、その主な理由とメリットについて解説します。

時間や場所を問わず利用できる

クラウド化で得られる第一のメリットは、時間や場所を問わずに利用できることです。クラウドはネット環境さえあれば利用可能であるため、外勤先や自宅などの社外からもシステムにアクセスできます。近年では新型コロナウイルス感染症のパンデミックをきっかけに、多くの企業がリモートワークや在宅勤務を取り入れていますが、クラウド対応はこれらの新しい働き方を実現するための近道なのです。

また、時間や場所を問わずに活用できるという特性は、チームのコラボレーションを促進することにも寄与します。例えば、出張の多い従業員やリモートワークを行う従業員なども、クラウドベースのプラットフォーム上で簡単かつ安全に情報を共有したり、共同作業したりできるのです。

ワークライフバランスの向上を図れる

次に、ワークライフバランスを向上できることがメリットとして挙げられます。企業に対しては「働き方改革」の奨励により、従業員の長時間労働を減らしてプライベートと仕事を両立しやすい職場環境を整備する努力が求められています。

クラウドの導入によってリモートワークの選択肢が増えることで、従業員が自身のライフスタイルに合った働き方を選べるようになります。これにより、従業員のワークライフバランスが向上でき、効率的でストレスのない働き方ができるようになります。また、働きやすい環境を整備することで離職率の低下や企業価値の向上といった効果が得られるため、優秀な従業員の定着が期待できるでしょう。

生産性がアップする

クラウド導入は生産性向上にも寄与します。クラウドサービスはベンダー企業がサーバーやシステムを提供するため、ユーザー企業はコストや労力をかけることなく、すぐにシステムの利用を開始できます。同様に更新・保守作業も基本的にベンダー企業が行うため、自社のIT部門はより直接的なビジネスへの役立つ部分に注力できるでしょう。

また、クラウドツールは用途に合わせてさまざまな種類があるため、適切に使いこなすことで業務の効率化も実現できます。例えばRPAツールは、膨大な時間がかかっていた定型的なPC作業の自動化が可能です。BIツールは、自社のデータからビジネスに役立つインサイトを獲得できます。このように最新のITツールを柔軟に活用することで企業の生産性向上が図れるほか、DX(デジタルトランスフォーメーション)の実現にも寄与することでしょう。

部門別!業務内でのクラウド活用方法

多くのメリットをもたらすことが期待できるクラウド導入ですが、ではどのように従来の業務に組み込めばよいでしょうか。そして、具体的にどのような効果が得られるのでしょうか。ここでは、営業部・マーケティング部・カスタマーサポート部の各部門において想定される活用方法を紹介します。

営業部におすすめのクラウド活用方法

客先を回るために社外で活動することの多い営業職ですが、報告のたびに会社へ戻る必要があるため、それが時間ロスになっていることも多いようです。こうした時間ロスは残業時間の増加につながり、さらなる人件費の増加やワークライフバランスの悪化をもたらします。

SFA(営業支援システム)のような営業システムをクラウド化することによって、わざわざ帰社しなくても外出先からそのまま営業活動内容を報告・更新することが可能になります。また、クラウドシステムに営業活動の記録や顧客データを蓄積・共有することで、各担当者の仕事状況や顧客情報を的確に把握できるようになるため、営業活動が最適化しやすくなります。これによって案件化への速度アップや受注率の向上、属人化の改善などの効果が期待できるでしょう。

広報・マーケティング部におすすめのクラウド活用方法

広報・マーケティング部門においては、いかにして顧客情報を可視化・活用できるかが大きな課題です。個々の顧客ごとに刺さる宣伝やマーケティングを実施するには、顧客への深い理解や、個別最適化されたアプローチが欠かせないからです。とはいえ、実際には膨大な顧客情報を自力で分析したり、顧客一人一人に手作業でメールマーケティングしたりする方法は現実的ではありません。

そこでおすすめしたいのが、MA(マーケティングオートメーション)などのマーケティング用クラウドシステムを導入することです。こうしたサービスを活用することで、例えばメールマーケティングであれば顧客の属性に合わせて最適なタイミングをシステム側が見極め、自動でメールを配信することが実現します。これによって従業員の業務負担は軽減され、顧客へのアプローチの最適化も期待できるでしょう。また、CRM(顧客関係管理)で顧客管理の一元化を行うことにより、顧客情報を全社的に蓄積・共有することが可能になります。

カスタマーサポート部におすすめのクラウド活用方法

カスタマーサポートにおいては、近年のWebサイトからの問い合わせ増加傾向に伴い、対応する従業員の負担が増えています。また、メールや電話以外にもさまざまなチャネルからの問い合わせに迫られている中で、対応が難しくなってしまうケースも考えられるでしょう。実際、コールセンターに従事するオペレーターの離職率の高さは、業務負担が大きな原因と考えられています。

クラウドサービスの中には、カスタマーサポートに特化したシステムも存在します。問い合わせ件数が増えているケースに対しては、AIやチャットボットの導入が適しています。チャットボットは24時間365日の顧客対応ができるため、従業員の負担を減らしつつ顧客満足度の向上につなげることが可能です。

人事・総務部におすすめのクラウド活用方法

近年の人事部や総務部によくある悩みとして、勤怠管理の煩雑化が挙げられます。例えばリモートワークの導入によって、従来のタイムカードやICカードを使った出退勤管理ができなくなり、自己申告制による管理を余儀なくされる企業も多いようです。この場合、正確な勤務状況が見えないため、隠れて仕事を怠けたり残業したりといった実態の把握ができなくなってしまいます。また、人事担当者側の業務においても、勤怠情報の集計に煩雑な手間と長い時間といった負担が増えてしまうことでしょう。

勤怠管理にクラウドを導入することで、インターネット環境さえあればどこからでも出退勤管理ができるようになり、勤怠時間が一目で分かるようになります。システムによっては従業員の仕事状況を可視化できるツールもあるため、そうした機能を活用することも効果的でしょう。また、ワークフローシステムなどを導入することで、稟議・承認業務や契約書の作成・管理業務などを包括的にデジタル化し、効率的に処理できるようになります。

まとめ

本記事では、クラウド化のメリットや、業務部門別のクラウド活用例などについて解説しました。クラウドを取り入れることで企業全体の生産性アップが実現できます。また、クラウドは導入コストが抑えられ、システムの保守管理などもベンダー企業に任せられるため、リソースに限りのある中小企業にとってメリットの大きな選択肢です。CLOUDILではより詳細なクラウド活用に関するセミナーなどを実施しているため、クラウドの導入を検討されている方はぜひご参加ください。

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