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中小企業における情報システム部門のあり方とアウトソースの活用方法

 2022.05.16  CLOUDIL 【クラウディル】

中小企業では、情報システム部門の人材が不足しやすいとされています。本記事では、情報システム部門の業務内容や、中小企業における情報システム部門の課題などについて解説します。併せて、アウトソーシングを利用するメリットや活用方法も紹介しますので、自社の情報システム部門に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

情報システム部門の業務内容とは?

ほとんどの企業がITを導入している現在、情報システム部門は欠かせない存在です。情報システム部門には、基幹システム業務や社内インフラ業務、サポート・ヘルプデスク、IT戦略・システム企画など、多岐にわたる業務が存在します。社内のシステムを管理するほか、顧客対応や企画など幅広い範囲で業務が行われているのです。

基幹システム業務全般

基幹システム業務は、社内の基幹システムの構築・運用・保守などを行う業務です。実際にシステムを使うユーザーからのリクエストを受けたときや、業務フローの変更時などにシステムを新たにカスタマイズします。
また、サポートデスク・ヘルプデスクから依頼があったときなどの問い合わせ対応も業務の1つです。システムのトラブル発生を防ぎ、安定して稼働させるために運用・保守を行うべく、交代で夜間や土日に勤務している企業もあります。

社内インフラ業務全般

社内インフラ業務とは、ITシステムで利用するネットワークの設定や、サーバー・パソコン・プリンターなどIT機器の購入から設定、設置を行う業務です。従業員の使うパソコンやタブレット端末などを新しく準備する際には、パソコンのネットワーク設定や保守、必要なソフトウェアのセットアップまで済ませる必要があります。また、ネットワークやサーバーのウイルス感染を防ぐためのセキュリティ対策など、企業の重要なデータを守る業務もインフラ業務の1つです。

サポート・ヘルプデスク

サポート・ヘルプデスクでは、ユーザーがパソコンやタブレットなどを使用中にトラブルが発生した場合の問い合わせ対応や、問題解決のためのトラブルシューティングを行います。社内で使っているアプリケーションやツールについて質問に応えたり、パソコンやプリンターなどIT機器の使い方を説明したりもします。ユーザーからの問い合わせに対応するだけでなく、システムに対する要望などにも応える業務です。

IT戦略・システム企画

企業の経営戦略に基づいて、業務効率化に向けた新しいシステム導入の計画に携わる業務です。社内ユーザーからの意見・要望もとりまとめて、生産性向上が見込めるシステムを導入するために企画立案・設計・開発などを行います。社外の業者に依頼する場合は、見積もりをとって業者を選定し、新システム開発プロジェクトのマネージメント業務に取り組みます。

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中小企業における情報システム部門の課題

このように、情報システム部門の業務内容は多岐に渡ります。どの業務も企業活動を支える重要な仕事ですが、中小企業においては、これらの業務に人手が足りていないケースも少なくありません。そのため、情報システム業務のワンオペ化(ひとり情シス)や、他業務との兼務による負荷増大、対応の遅れなどが課題となっています。

さらに、現在ではIT技術の急速な進化もあり、遅れを取り戻すためITインフラの再構築も進められています。しかし、モバイル端末の業務使用が増えたことで、かえってIT機器の管理負担が増加するなど、人手不足の状態が悪化するケースも見られています。

こうした状況では、アウトソーシングの活用により情報システム部門の負担軽減を図り、空いた時間でDX化を進めることが推奨されます。

中小企業がアウトソーシングを利用するメリット

中小企業の場合、情報システム部門の課題を解決するためには、アウトソーシングの活用が有効です。アウトソーシングは、IT部門の業務を外部の専門家に依頼できるため、自社の情報システム部門の業務負担軽減につながります。また、「スキルの偏りがなく作業を任せられる・コストを抑えられる」などのメリットもあり、業務効率化が可能です。

情報システム部門の負担を軽減できる

アウトソーシングを利用すると、業務を外部のエンジニアに依頼可能なので、社内の担当者が抱えている負担を軽減できます。また、情報システム部門の本来的な仕事は、将来の生産性向上に向けたIT戦略を立案し、経営課題の解決につながる最適なシステムを導入することです。こうしたヘルプデスク業務や日常的な管理業務などを外注することで、企業価値を高めるIT戦略の立案やITガバナンス強化といったコア業務により集中できます。

スキルの偏りを解消できる

中小企業の情報システム部門は基本的に人数が少ないため、担当者が1人だけの場合もあるかもしれません。複数の従業員で業務を行っている場合とは異なり、担当者が少ない場合は業務が属人化しやすいため要注意です。業務に偏りがなく誰でも遂行できるよう標準化しておかないと、担当者の不在時や離職時などに混乱が生じる恐れもあります。

ITアウトソーシングを利用する場合、業務の属人性や偏りを解消できるため、担当者の不在時でもスムーズなトラブル対応が実現します。

コストを抑えられる

情報システム部門の人材不足を解消するために従業員を採用すると、採用コストはもちろん、業務を覚えるまでの育成コストもかかってしまうでしょう。また、繁忙期の人手不足を補うために人材を採用した場合、閑散期には労働力を余らせてしまう恐れも生じます。当然、余っている従業員への給与は無駄になるケースへつながります。

アウトソーシングなら、繁忙期など特定の期間だけ業務を外注することで、上記のような無駄な人件費増大を回避できます。具体的には、すぐに人員を増やさず、業務量に合わせてアウトソーシングを利用することで、人件費を抑えながら人材不足の解消が見込める環境が整います。

働き方改革を進められる

近年では働き方改革のため、長時間労働の解消が求められています。従来のやり方では、システム上のトラブルが起こった場合、情報システム部門の担当者が残業して対応しなければなりませんでした。

ヘルプデスク業務などにアウトソーシングを利用することで、トラブル発生時も担当者が集中して復旧作業に取り組めるため、残業時間の増加を抑えられます。アウトソーシングの適切な活用は、中小企業のIT部門における働き方改革の推進にも寄与するわけです。

アウトソーシングの活用方法

アウトソーシングには、さまざまな活用方法があります。情報システム部門の全業務をアウトソーシングする場合や、運用部分のみをアウトソーシングする場合、ヘルプデスクをアウトソーシングする場合など、情報システム部門の状況に応じて委託方法を選べるので無駄がありません。

情報システム部門の業務すべてをアウトソーシング

情報システム部門の業務のほとんどを委託する場合、2つのやり方があります。
「システムの基本的な企画を社内で行ったあとに、システム設計構築・保守運用など残りの業務すべてを外注する」というやり方と、「システムの企画から運用まで一任する」というやり方です。

どちらの場合も従業員の業務負担は軽減されるため、本来の業務に悪営業が出ることなく、情報システム部門の業務効率化につながります。自社でサーバーを管理する必要がないレンタルサーバーや、ストレージサービスなどを利用することも可能です。

情報システム部門の運用部分のみをアウトソーシング

システムの中心となるネットワークなど、インフラの運用だけを委託するやり方もあります。サーバーを構築したあとに、システムを適切に管理する余裕がない状態に陥るケースもあるかもしれません。管理不足によるデータ流出などのトラブルが発生すると、企業は信頼を失い、売上減少やイメージダウンなどの問題に発展しかねません。

サーバーを構築後に、自社では難しい保守運用をアウトソーシングすることで、重要なデータを安全な状態で管理できます。

サポート・ヘルプデスクをアウトソーシング

従業員からの問い合わせに応えるヘルプデスク業務のアウトソーシングも可能です。

ヘルプデスク業務においては、いつ問い合わせが入ってくるかわからず、仕事が溜まっていて忙しいときにも対応を迫られることがあります。随時入ってくる問い合わせに対応するため、ときには自分の仕事を一時中断する必要もあるでしょう。

ヘルプデスク業務をアウトソーシングすることで、不定期に求められる問い合わせ対応の負担が軽減され、日常的な業務を中心とした計画的な業務遂行が可能になります。

在中型のエンジニアを雇う

エンジニアを必要な期間だけ自社に常駐させるサービスもあります。新規プロジェクトなどで情報システム部門の業務が増加する期間が生じ、新しくエンジニアを雇用するのも難しい場合には、こうしたサービスを利用するとよいでしょう。スキルを持つエンジニアに必要な期間だけ常駐してもらうことで、チームメンバーと連携しながら業務を進められます。

まとめ

情報システム部門では基幹システム業務から企画立案業務など、日々さまざまな業務を行います。これらはIT化が進む現代において、企業活動を支えるうえで非常に重要な業務です。それだけに情報システム部門の人材不足などの解消は、とりわけ中小企業にとって喫緊の課題と言えるでしょう。

中小企業における情報システム部門の課題解決に対しては、アウトソーシングの活用が有効です。不足している人材を状況に合わせて補充でき、担当者の負担軽減や業務内容の標準化といった改善も見込めるため、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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