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統合型ワークプレイス管理システムとは?おすすめのツールも紹介

 2022.03.03  CLOUDIL 【クラウディル】

業務を効率化するために設備や資産を有効活用することが大切で、統合型ワークプレイス管理システムについて知りたいという方も多いのではないでしょうか。この記事では、統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」について紹介しています。

統合型ワークプレイス管理システムとは?

統合型ワークプレイス管理システムとは、IWMSとも呼ばれ、企業の不動産ポートフォリオや施設資産の管理など、ワークプレイスリソースを最適化するために便利なシステムです。

低いコストで高い効果を得るような管理手法をファシリティマネジメントと呼び、企業活動においては、ファシリティマネジメントを活用することが大切です。

近年では、管理を実行する人にフォーカスを当てて、ファシリティマネジメントを支援するような統合型ワークプレイス管理システムが注目を浴びています。

統合型ワークプレイス管理システムが必要とされる背景

統合型ワークプレイス管理システムが必要とされる背景には、従業員が働きやすい環境を作り、オフィスを有効活用したいという企業の思惑があります。

オフィス空間は、優秀な人材を獲得して効率的に業務を遂行するために重要な役割を果たしており、オフィス空間を有効的に活用することが大切です。

ワークプレイス管理システムによって、会議室やデータセンターなど、オフィスのどの部分がどう使われているかを可視化して、レイアウトの調整などができ、オフィス空間を有効活用できます。

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」とは?

「ARCHIBUS」とは、米国ARCHIBUS社が開発した統合型ワークプレイス管理システムで、ファシリティマネジメントに係るあらゆる情報を可視化できるシステムのことです。
株式会社アイスクウェアドが日本総代理店として、ローカライズ、販売及び関連サービスの提供を行っています。

ワークプレイス管理やファシリティマネジメントに必要なデータを、1つのデータベースで統合管理できます。

ARCHIBUSでは、あらゆるデータを統合管理することで、異なるシステム間でのデータの断片化を防ぎ、管理業務において共通のデータを利用して、既存の資産や環境などをより有効的に活用できるようにしています。

CADの設計情報や地図情報などと連携して、施設に関わる情報や業務プロセスなどを可視化し、わかりやすく提供しています。特に、建物に関するデータ構造を体系化して定義しているので、建物データに業務活動やコストを紐づけることで、複雑な建物情報も体系的に管理できます。

またARCHIBUSは、資本プロジェクト管理やスペース管理、資産管理や施設メンテナンス管理など、あらゆる管理業務について必要な機能を持ったモジュールを選択して利用できます。

不動産ポートフォリオや資本プロジェクトなど、あらゆるリソースを管理できるので、不動産や通信など、多くの資産を持っている企業に適した統合型ワークプレイス管理システムです。

不動産・電力・通信・ガス・水道といった資産保有の企業はもちろんのこと、資産管理や運営をしている方々が導入できるシステムとなっています。

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能9つ

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」は、業務を効率化するためのあらゆる機能を搭載しています。

ここからは、不動産ポートフォリオ管理、資産管理、調達管理、契約管理、環境/リスク管理、スペース管理、保全作業管理、サービス管理、資材・在庫管理という、統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能9つについて紹介していきます。

1:不動産ポートフォリオ管理

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能の1つめは、不動産ポートフォリオ管理です。

不動産を管理する場合、複数の不動産をまとめて管理する必要があり、ARCHIBUSでは、不動産ポートフォリオ管理によって不動産をまとめて管理できます。

LCC分析、残存不具合率分析、リース物件台帳管理、建物台帳管理、コスト分析、ポートフォリオ需要予測、財務分析などの機能を利用できます。

2:資産管理

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能の2つめは、資産管理です。

資産管理では、建物や設備などの固有資産と、商品や製品などの流動資産がありますが、近年ではサーバーなどのITに関する資産の管理も大切です。ARCHIBUSの資産管理は、そういったあらゆる資産を管理できます。

設備資産管理、IT・什器管理、設備システム構成管理、所在管理、設備・施設状態管理、故障分析、減価償却管理、補修履歴管理などの機能を利用できます。

3:調達管理

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能の3つめは、調達管理です。

ビジネスにおいて、プロジェクトを円滑に進めていくために、ヒト・モノ・カネのような資源を適切なタイミングで現場に供給することが大切で、資源の調達管理は、プロジェクトにおいて重要な役割を担います。

調達管理では、見積管理、購買要求管理、発注管理、受入管理、請求管理、仕入先管理などの機能を利用できます。

4:契約管理

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能の4つめは、契約管理です。

ビジネスにおいて、顧客との取引や従業員の雇用、他社への技術提供などの際に締結した契約を適切に管理しておくことが大切です。ARCHIBUSには、さまざまな種類の契約を管理するための機能が搭載されています。

購買契約管理、リース・レンタル契約の管理、資金契約管理、保証契約管理などの機能を利用できます。

5:環境/リスク管理

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能の5つめは、環境/リスク管理です。

ビジネスにおいて、リスク管理によって急なアクシデントに対応できるようにすることが大切ですが、近年では環境への配慮も重要になっています。

環境/リスク管理では、コンプライアンス管理、環境衛生安全管理、有害物質管理、廃棄物管理、エネルギー管理、非常避難管理、工事案件管理、ベンダー管理、RFP管理、工程管理、プロジェクト評価分析、業務エラーアラート、予算管理などの機能を利用できます。

6:スペース管理

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能の6つめは、スペース管理です。

ビジネスにおいて、快適に作業できるような環境を作り、従業員の作業効率を高めていくことが大切とされており、ARCHIBUSには、オフィスのスペースを有効活用するために必要な機能が搭載されています。

スペース管理では、スペース管理台帳、従業員配置管理、スペースコスト配属管理、スペース需要予測、スペース計画管理、スタッキング・ロッキング管理、移動管理などの機能を利用できます。

7:保全作業管理

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能の7つめは、保全作業管理です。

現場で作業する仕事において、機械や設備を安定して稼働させつつ、作業員が安全に働けるような環境にする必要があり、設備のメンテナンスなどで事故を予防したり、計画的に作業を実施できるようにしたりすることが大切です。

保全作業管理では、作業標準管理、予防安全管理、安全管理、作業管理、作業員管理、作業計画立案、作業履歴管理などの機能を利用できます。

8:サービス管理

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能の8つめは、サービス管理です。

ビジネスにおいて、プロジェクトに必要なITサービスを供給し、トラブルがあった際にも迅速に対応できるようなシステムの構築が必要です。ARCHIBUSのサービス管理は、そのようなシステムの構築をサポートするような機能が備わっています。

サービス管理では、サービス業務管理、サービス・デスク、SLA管理などの機能を利用できます。

9:資材・在庫管理

統合型ワークプレイス管理システム「ARCHIBUS」の機能の9つめは、資材・在庫管理です。

製造や小売などの幅広い分野の事業において、資材や商品を安定して供給できるように在庫を管理しておくことが重要です。ARCHIBUSでは、そのような資材や在庫を管理するための機能が搭載されています。

資材・在庫管理では、資材在庫管理、工具在庫管理、予備品在庫管理、資材在庫追跡機能、工具在庫追跡機能などの機能を利用できます。

デジタルワークプレイスにも注目

人々のワークスタイルが変化している昨今では、デジタルワークプレイスへの注目も高まっています。

デジタルワークプレイスとは、業務に必要なアプリやシステムなどをデジタル空間に集約し、物理的なオフィスに依存せずに、どこにいても働けるような環境を提供してくれるツールです。

近年の働き方改革やビジネスのDX化の1つとして、デジタルワークプレイスは注目を浴びています。

まとめ

ここまで、統合型ワークプレイス管理システムや、ARCHIBUSの優れた機能などについて紹介してきました。

ARCHIBUSは、ファシリティマネジメントによって自社の保有している資産を有効活用でき、多くの資産を保有している企業に適した統合型ワークプレイス管理システムです。

ファシリティマネジメントを取り入れようと考えている方は、ぜひARCHIBUSの利用を検討してみてください。

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