エクセルの表で顧客管理ができる?その方法やメリット・デメリットとは | CLOUDIL 【クラウディル】

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エクセルの表で顧客管理ができる?その方法やメリット・デメリットとは

 2021.11.30  CLOUDIL 【クラウディル】

顧客管理をするためには、特別なシステムが必要なわけではありません。表計算ソフトであるエクセルでも、顧客管理は可能です。本記事では、エクセルを用いた顧客管理の方法やメリット・デメリットなどについて解説します。なるべくコストをかけずに顧客管理を効率化したいと考えているのなら、本記事を参考にぜひ試してみましょう。

顧客管理をエクセルの表でおこなえるか

結論からいえば、エクセルで顧客管理は可能です。エクセルは、文書や図形、表、グラフなどのほか、データベースも作成できます。実装されている各種機能を活用すれば、さまざまな顧客情報をデータベース化し、効率的に管理できます。

現在では、顧客管理に特化したさまざまなシステムやツールがリリースされています。専用ツールを導入するとなれば別途費用が発生しますが、オフィスにおける利用率の高く、すでに導入している企業が多いエクセルなら、その心配はありません。

詳しくは後述しますが、費用面以外にもエクセルを用いた顧客管理にはいくつものメリットがあります。そのため、選択肢のひとつとして加えるのは、十分ありといえるでしょう。

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顧客管理をエクセルの表でおこなう方法とは

エクセルで顧客管理をするには、まず管理したい顧客情報の項目を抽出しましょう。氏名や住所、過去の取り引き履歴、購入額の合計などが一例です。項目が決まれば、エクセルに情報を入力してください。

横軸に抽出した項目を、縦軸に個々のデータを入力してデータベース化します。対象範囲をドラッグして選択し、メニューから[テーブルとして書式設定]を選びます。選択できるスタイルが一覧で表示されるので、好きなものを選びましょう。なお、使用しているエクセルのバージョンによって操作が異なるため、注意が必要です。

顧客管理をエクセルの表でおこなうときのポイント

エクセルでデータベース化しただけでは、効率のよい顧客管理はできません。各種機能やテンプレートの活用、レイアウト、フォーマットに配慮することで、より効率のよい管理をおこなえます。

各種機能で使いやすくする

エクセルに実装されている、さまざまな機能を活用すれば、より効率的に顧客管理をおこなえます。たとえば、フィルター機能を用いれば、データの並べ替えや絞り込みが可能です。特定の条件を満たす顧客だけを表示させるといったことができます。

フォーム機能を用いれば、視認性を向上させ編集の効率化も実現可能です。個々の顧客情報を別ウィンドウで開くことができ、データの入力や修正などをおこなえます。また、条件付き書式機能を使えば、特定の条件を満たすセルに色をつける、アイコンを表示させるといったことができ、作業の効率化や負担軽減に役立ちます。

レイアウト・フォーマットに注意する

エクセルで作成したデータベースが見にくいからと、空白のセルや行間を入れてしまうケースは少なくありません。ただ、このようなことをしてしまうと機能によっては利用できなくなり、管理が非効率になってしまうおそれがあります。情報の入力時には、行間を空けない、空白セルを作らないのが基本です。

また、データベース作成時には、横軸に項目を設定し、顧客の情報は縦軸に入力しましょう。反対になってしまうと、フィルター機能をはじめとした一部機能の利用が制限されてしまいます。

テンプレートを活用する

エクセルを日ごろから使用しているものの、顧客管理表を1から作成する時間がないといったケースも考えられます。主力業務が忙しいと、なかなか制作に時間をとれないでしょう。

このようなケースでは、インターネット上で公開されているテンプレートの利用がおすすめです。インターネット上でリサーチすれば、無料で利用できるエクセルのテンプレートがいくつも見つかります。

ダウンロードすればすぐに利用できるため、手軽にエクセルで顧客管理を始めたい企業に適しています。テンプレートによって、使いやすさや向いている業種などが異なるので、比較しつつ選ぶとよいでしょう。

顧客管理をエクセルの表でおこなうメリット

エクセルで顧客管理をおこなうメリットとしては、利用のハードルが低い、費用を抑えられるなどが挙げられます。以下では、エクセルを用いた顧客管理のメリットを詳しく解説します。

利用のハードルが低い

エクセルは、オフィスでの利用率が高いソフトウェアです。日々の業務で使っているケースが多く、利用のハードルが低いのはメリットといえるでしょう。

顧客管理に特化した新たなツールを導入するとなれば、操作を覚えなくてはなりません。高機能なツールはさまざまなことができますが、その分使い方が難しく、操作に慣れるまで時間がかかります。

その点、エクセルなら問題ありません。日ごろから使い慣れたツールであるため、すべての従業員が問題なく利用できます。管理表の作成後、すぐに運用を開始できるのは大きなメリットです。

導入費用を抑えられる

オフィス業務において、エクセルは必須といっても過言ではないツールです。そのため、多くの企業において、パソコンにデフォルトでエクセルが入っているケースも珍しくありません。

すでにあるツールを用いるため、導入費用を抑えられます。新たに高機能なツールを導入するとなれば、それなりに費用がかかりますが、エクセルの場合は心配ありません。そのため、できるだけ費用を抑えて顧客管理を効率化したいと考える企業に適しています。

また、先述した通り、エクセルは利用のハードルが低いメリットがあります。従業員に対し、新たに教育をおこなう必要がないため、教育コストを抑えられる点もメリットといえるでしょう。

顧客管理をエクセルの表でおこなうデメリット

エクセルによる顧客管理には、いくつものメリットがある一方、デメリットがあるのも事実です。動作が重くなる、共同での編集がしにくいなどのほか、セキュリティにおける課題が発生するのもデメリットです。

使いづらさが出る場合がある

エクセルは個々の端末にインストールされているため、共同編集がしにくいというデメリットがあります。部門間や関係者間を跨いだ顧客管理がしづらく、場合によっては情報の入力漏れが生じてしまうおそれもあります。

また、扱うデータが増えるほど動作が重くなるため、作業がしにくくなってしまいます。作業途中にフリーズすることも考えられ、業務効率の低下を招いてしまうおそれもあるでしょう。

基本的に個々の端末で編集をおこなうため、誰が作業したのか確認できないといったデメリットも考えられます。責任の所在を明らかにできず、現場が混乱してしまうかもしれません。ほかにも、出先で作業できない、場合によっては知識を要するといった注意点もあります。

セキュリティにおける課題がある

顧客管理では、さまざまな顧客の情報を扱います。氏名や住所、連絡先などの個人情報を扱うケースが多々あるため、セキュリティには十分気をつけなくてはなりません。

エクセルは、手軽かつ使いやすいメリットがある反面、セキュリティリスクの課題があります。誰でも情報にアクセスできるため、情報の改ざんや漏えいなどが発生することも考えられます。

万が一、顧客情報が外部に漏えいしたとなれば、企業としての信頼を大きく損なうことになります。場合によっては、事業の継続さえ危ぶまれる事態に陥るかもしれません。エクセルを用いる場合、このようなリスクがあることは、きちんと理解しておく必要があります。

顧客管理をエクセルの表以外でおこなう方法

顧客管理をエクセルでおこなうのはメリットがある反面、さまざまなリスクが発生するおそれもあります。では、エクセル以外で、安全に顧客管理をおこなう方法はあるのでしょうか。

おすすめなのは、顧客管理に特化したツールの利用です。いわゆる顧客管理ツールやCRMと呼ばれるツールです。顧客の情報を効率よく管理できるだけでなく、営業やマーケティングサポートの機能が備わったツールもあるので、ビジネスに有効活用できます。

エクセルでの顧客管理でデメリットとなる、共同編集のしにくさや出先での使いにくさなども、CRMなら解消できます。また、もっとも大きな懸念事項である、セキュリティリスクに関しても、CRMは対策済みであるため心配ありません。

強固なセキュリティ環境を備えたツールが多く、データのコピーや改ざんができないものがほとんどです。関係者にだけアクセス権限を付与することもできるため、勝手に情報を抜き出されるといった心配もありません。

エクセルでの顧客管理には、メリットがある一方で、デメリットがあるのも事実です。そのことを踏まえたうえで、利用するかどうかを検討してみましょう。

まとめ

エクセルを用いた顧客管理なら、導入の費用を抑えられるうえに、使い慣れたツールであるため教育の手間もかかりません。コストを抑え手軽に顧客管理をおこないたいなら、エクセルは選択肢のひとつになりうるでしょう。
一方で、エクセルでおこなう顧客管理にはデメリットやリスクもあります。場合によっては、企業としての信頼を失う事態にもなりかねないため、リスクを考えればCRMのような専用ツールの利用がおすすめです。この記事をきっかけに、顧客管理にどのツールを使うか、じっくり検討してみてはいかがでしょうか。

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