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おすすめの業務改善ツールは?メリットや特徴を解説

 2021.12.01  CLOUDIL 【クラウディル】

業務改善を進める手法は多々ありますが、最もおすすめなのはツールを活用することです。ツールを導入すれば、業務効率化や生産性の向上といった効果が期待できます。本記事では、業務改善の必要性やおすすめの業務改善ツールを紹介します。

業務改善が進められる理由とは?なぜ業務改善は必要

現在、多くの企業で業務改善が必要といわれていますが、なぜ必要なのか、なぜ重要なのかを理解できていなければ取り組みにも前向きになれないでしょう。そこでまずは業務改善の必要性について解説します。

テレワークの普及と働き方改革の推進

業務改善が重要視されている理由のひとつとして、テレワークの普及が挙げられます。ここ数年でテレワークを導入する企業は驚くほど増えました。新型コロナウイルスが世界的に流行し、多くの企業が従業員への感染リスクを考慮したことがきっかけです。しかし、テレワークでは働き方や職場環境がオフィスワークとは大きく変化するため、従来通りの生産性を維持することは容易ではありません。従業員がこれまで通り、さらにはこれまで以上に働きやすい環境を構築するためにも、業務改善が必要なのです。

また、働き方改革を進める上でも業務改善は不可欠です。働き方改革は、長時間労働の是正と正規・非正規雇用の格差改善、多様な働き方の推進という3本柱で成り立っています。少子高齢化で人手不足が深刻化する中、少ない人数でこれまで通りの業務量をこなしていくためには、業務の進め方を変えていくしかありません。

DX推進やデータドリブン経営の普及

現在、日本では国をあげてDXを推進しています。「2025年の崖」といわれるように、2025年までに大勢のIT人材が一線を退き、さらには既存システムのサポートも終了し、相当な額の経済損失が生じるといわれているからです。また、国際競争力をアップするためにもDXの推進は避けては通れません。

このような背景もあり、多くの企業がDXに取り組んでいます。DXを進めるには、既存業務の把握やフローの明確化、課題の洗い出しが欠かせません。つまり、業務の改善が必要なのです。

また、近年ではデータドリブン経営に乗り出す企業も増えてきました。データドリブン経営を進めるには、データの収集や分析ができる環境を構築しなくてはなりません。綿密なデジタル戦略を打ち出し、業務への取り組み方も見直す必要があります。

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業務改善におすすめのツールとは

業務改善を効率よく進めるには、ツールの利用がおすすめです。ここからは、業務改善に役立つツールをいくつかピックアップして紹介します。一度にすべてを導入する必要はないので、気になるものから検討してみましょう。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、個々に割り当てられたタスクを管理できるツールです。タスクを可視化し、優先順位をつけて効率よく業務を進められます。タスクの期日も表示されるため、期日の勘違いによる納期遅れも回避できるでしょう。

タスクだけでなくプロジェクトを同時に管理できる製品もあります。個々のタスクの進捗状況をリアルタイムで確認し、チームで共有できるため、遅延の早期発見や偏った業務負担の改善など、あらゆる状況において迅速な対処が可能です。無料で利用できるツールもありますが、一部の機能が制限されている場合が多いため、ビジネスに利用するのであれば有料版の契約をおすすめします。

価格は1ユーザー月額1,000円から2,000円前後が相場で、利用人数によって変動します。プロジェクトやタスクの進捗を正確に把握したい、複数のプロジェクトを同時進行するケースがあるといった職場におすすめです。

チャットツール

スマートフォンやタブレットを使い、ほぼリアルタイムでテキストによるコミュニケーションが取れるツールです。メールと違ってタイムラグが少なく、会話感覚でスピーディーなやり取りを行えるのがメリットです。テキストメッセージだけでなくファイルのアップロードもでき、容易に情報共有を行えます。また、複数のグループを作成できるため、部署ごとやプロジェクトごとなど、目的に応じて業務連絡を分けることが可能です。

料金相場はユーザー数に応じた従量課金制の場合、1ユーザー月額500~1,000円程度です。中には50名まで月額5,000円など定額制の製品もあります。

チャットツールはテレワークを導入している企業や、スピーディーな情報共有を実現したい企業におすすめです。部門間での連携がうまくいかず、コミュニケーションを円滑化したい企業にも適しています。

グループウェア

グループウェアもコミュニケーションツールの一種で、組織に所属するメンバーがコミュニケーションや情報共有をスムーズに行うためのさまざまな機能が統合されているのが特徴です。製品によって実装されている機能は異なりますが、一般的にはスケジュール管理や設備予約、Web会議、ToDoリスト、掲示板などの機能が備わっています。

グループウェアを導入する一番のメリットは、コミュニケーションの活性化が図れることです。個人同士のやり取りはもちろん、部門間や社外のメンバーを含めたプロジェクト間でスムーズにやり取りを行えるため、業務の効率化にもつながります。

個々の業務内容やスケジュールも把握できるため、チームリーダーやプロジェクトマネージャーの管理業務の負担軽減にも役立ちます。メンバーの予定をチェックできるため、ミーティングや社内行事などの調整も容易です。

料金相場は1ユーザーあたり月額100円から2,000円程度です。クラウド型であれば初期費用は必要ない場合がほとんどですが、オンプレミス型の場合は導入費用として数10万から100万円程度がかかります。料金体系はツールによって大きく異なるため、自社の規模や必要な機能に応じて検討しましょう。

営業支援(SFA)・顧客管理(CRM)など支援ツール

営業支援ツール(SFA)は、営業の案件管理や商談管理、スケジュール管理など、営業活動に役立つ機能を網羅したツールです。業務効率化による営業力の向上と売上アップを見込めるのがメリットといえるでしょう。営業部門の業績が伸び悩んでいる、業務が属人化しているといった企業におすすめです。

顧客管理システム(CRM)は、顧客情報を一元管理できるツールです。メールの自動配信や問い合わせ管理も可能で、顧客との関係性強化に役立ちます。新規顧客をなかなか獲得できない、リピーターへの育成が上手くいかないといったケースにおすすめです。

料金は1ユーザーあたり月額1,000程度で利用できるものや1万円以上するものなど、かなり幅があります。また、オンプレミス型の製品は数10万円から100万円近い初期費用が発生し、クラウド型と違って事前の見積もりが必要です。

名刺管理ツール

紙の名刺を電子データ化して管理できるツールです。個々の営業担当者が有している人脈を可視化し、社内で共有することで営業活動に活かすことができます。また、名刺管理ツールを使えば手入力での管理が不要となり、コンディションを保ったまま大量に保管できます。従来のように紛失したり汚れて読めなくなったりする心配もありません。

検索機能も備わっているため、膨大な名刺の中から必要な名刺を素早く取り出せます。大量に溜まった名刺の管理に困っている、必要なときすぐに顧客データを取り出せるようにしたい企業におすすめです。

料金は1ユーザーあたり月額1,500~3,000円程度、月額固定制では2万5,000~5万円程度が相場です。名刺管理ツールもさまざまなベンダーからリリースされているので、費用だけでなく機能や操作性などもチェックしたうえで検討しましょう。

まとめ

業務改善を効率的に進めるには、ツールの導入が欠かせません。まずはどのようなツールがあるのかを理解し、解決したい業務上の課題を抽出したうえで、必要な機能を備えたツールを選定しましょう。製品によっては無料トライアルが利用できる場合もあるので、あらかじめ使い勝手や機能面をチェックしてから本格的な導入を決めることをおすすめします。

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