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テレワークの導入に向けて実施すべき環境整備やセキュリティ対策

 2022.05.05  CLOUDIL 【クラウディル】

働き方改革や感染症対策のために多くの企業で導入が進むテレワークですが、しっかりした準備なしに導入してしまうと、業務効率が落ちたり、コミュニケーション面やセキュリティ面などで問題が生じたりしてしまう恐れもあります。そこで本記事では、テレワークの導入に際して実施すべき環境整備や、セキュリティ対策について解説します。

テレワークの導入に向けて実施すべき環境整備

まずは、テレワークを導入する際に重要となる環境整備のポイントを解説します

場所

テレワークを導入する際にまず考えるべきなのは、就業場所です。テレワークというと在宅勤務を真っ先に連想しがちですが、実際には「自宅・サテライトオフィス・シェアオフィス ・コワーキングスペース・レンタルオフィス」など、多様な選択肢が考えられます。職種や状況によっては、ホテルやカフェ、カラオケなどで業務を行う場合もあるでしょう。

それゆえテレワークを導入する場合は、就業場所の範囲を想定し、企業側から用意・指定したり、従業員に取りうる選択肢や就業場所の規定を示したりする必要があります。就業に適した場所選びのポイントとしては、「インターネット環境や電源があるか」「Web会議ができる環境・設備が整っているか」「仕事に集中可能な静けさや、プライバシーが確保されているか」などが挙げられます。そして必要であれば、そうした環境整備を企業が行わなければなりません。

デバイス・備品

次に考えるべきは、業務に使用するデバイスや備品などの整備です。通常のオフィスにはそろっているデバイス・備品も、テレワークでは新たに整備しなければならないことも考えられます。必要なデバイスや備品の例としては、パソコンはもちろん、ルーターなどのインターネット接続機器・ヘッドセット・Webカメラ・マイク・ディスプレイ・デスク・チェアなどが考えられます。

とりわけパソコンやインターネット環境は、真っ先に整備すべき点です。パソコンに関しては従業員個人のものを使用許可することも考えられますが、その場合にはセキュリティ対策も十分に考えなければなりません。

ITツール

ITツールの整備も重要です。各従業員が思い思いの場所から仕事をするテレワークでは、コミュニケーションやマネージメントを円滑化するためには、ITツールの活用が欠かせません。

導入を検討すべきITツールの例としては、ビジネスチャット・Web会議システム・勤怠管理ツール・情報共有ツール・グループウェアなどが考えられます。自社が必要とする機能要件を明確にしたうえで、コスト面や使いやすさ、サポートの充実度などを踏まえて、導入すべき製品を選びましょう。

制度・ルール

テレワークの導入に際しては、制度やルールの整備も欠かせません。テレワークによって、従業員が置かれる労働環境は大きく変わります。それゆえテレワークの導入にあたっては、物理的・技術的な環境だけでなく、制度やルールなどの整備も必要です。

考えるべき具体的な内容としては、人事評価制度・就業規則・業務上のルールなどが考えられます。また、テレワークによって従業員に電気代やインターネット料金のような費用負担が生じる場合は、その分だけ手当の範囲や金額を広げることを検討すべきでしょう。

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テレワークの導入に向けて講じるべきセキュリティ対策

各従業員が別々の場所で勤務するテレワークにおいては、従来のセキュリティとはまた異なる対策が必要となります。そこで続いては、テレワークの導入に向けて講じるべきセキュリティ対策を解説します。

ルールの整備

セキュリティ対策その1は、ルールの整備です。前項でもルール整備の重要性については触れましたが、セキュリティを考慮した際にも同様にルール整備は重要です。セキュリティに関連したルールとしては、デバイスの取り扱い方や情報管理の在り方などが挙げられます。

いくらシステム面でセキュリティを高めても、従業員がその辺にIDやパスワードをメモした紙を放置したリ、カフェなどの衆人環境で無造作に機密情報を扱ったりしているようでは意味がありません。テレワークにおいては上司が直接管理しづらい分、従業員個々人のセキュリティ意識が重要となるので、ルールの周知・厳守は徹底するようにしましょう。

マルウェアへの対策

ルール整備とともに重要になるのが、マルウェアへの対策です。サイバー攻撃の手口は目まぐるしいスピードで巧妙化しているため、いくらルールを整備して従業員が気をつけても、対応しきれない部分は必ず出てきます。

それゆえテレワークの導入に際しては、ウイルスなどマルウェア感染のリスクを考えたシステム面での対策が必須です。基本的なウイルス対策ソフトはもちろん、近年注目されている「ゼロトラストセキュリティ」を可能にするEDRなどのセキュリティソフトの導入もおすすめします。

不正行為への対策

マルウェア対策と並行して進めたいのが、不正行為への対策です。社外に情報を持ち出す機会が増えるテレワークにおいては、不正アクセス・盗聴・盗難などによる情報漏えいリスクの増大が懸念されます。もちろん、従業員の過失によるデバイスの紛失リスクなども考えられるでしょう。

こうした不正行為やトラブルによる情報漏えいを防ぐためには、「多重認証や生体認証」「シングルサインオン(SSO)などによる認証強化」「VPN接続などセキュアな通信回線の整備」「暗号化によるデータそのものの保護」、そして「個々のデバイスにデータを残さない」などの対策が挙げられます。

テレワークの導入で業務効率を高く維持するためのポイント

上記の環境整備・セキュリティ対策を踏まえたうえで、テレワークで高い生産性や業務効率を発揮するには、一体どのようにすればよいのでしょうか。以下では、テレワークの業務効率を高く維持するためのポイントを紹介します。

コミュニケーション機会の創出

ポイント1は、コミュニケーション機会の創出です。テレワークの導入に際して、セキュリティと並んで懸念されるのが、コミュニケーションの減少とそれに伴うさまざまな課題です。対面での接触が減るテレワークにおいては、従業員間のコミュニケーションが不足し、業務連絡や上司からの指示が正確に伝わりにくくなったり、チーム内での協力・協調がうまく機能しなくなったりすることが考えられます。

こうしたコミュニケーション課題を改善するためには、すでに触れたようにビジネスチャットなどのITツールの導入・活用を行うことも重要ですが、意識的にコミュニケーションする機会を設けることも検討したいポイントです。業務上必要なミーティングはもちろんですが、従業員間の理解や連帯感を深めたり、ストレス解消をしたりするためには、あえて雑談をメインにした会をつくるのもおすすめです。

情報の可視化

ポイント2は、情報の可視化です。上司が目視で従業員の働きぶりを確認したり、気軽に声をかけたりしづらいテレワーク環境では、「誰が何をしているのか・どの仕事がどこまで進んでいるのか」など、業務情報の可視化をする仕組みの構築が重要になります。

こうした情報の可視化のためには、タスク管理用のITツールを導入することがおすすめです。タスク管理ツールは、さまざまなグラフやチャートを用いて、各従業員の仕事内容や進捗状況をわかりやすく可視化します。「どのメンバーが今どのタスクを行っているのか」をチーム内で共有することで、適切なタイミングで助言や協力もしやすくなるでしょう。テレワークにおけるマネージメントやチーム力の強化のために、ぜひとも導入をおすすめしたいツールの1つです。

まとめ

本記事では、テレワークの導入に際して取り組むべき環境整備や、セキュリティ対策などのポイントを解説しました。
テレワークに際しては、オフィス勤務時よりも自由な働き方ができる分、円滑に業務を回すためには物理面・システム面・制度面など、さまざまな環境整備を行わなければなりません。特に、安全かつ効率的に業務遂行できる環境を整えるためには、ITツールの活用が必須です。

従業員がさまざまな場所からアクセスするテレワーク環境においては、クラウド型の製品を導入するのがおすすめです。本記事を参考に、ぜひテレワークの円滑な導入に取り組んでください。

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