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自宅以外もあり!テレワークのスペース例や必要な要素などについて解説

 2021.11.15  CLOUDIL 【クラウディル】

テレワークといえば在宅勤務を連想しがちですが、さまざまな事情から自宅以外でテレワークをしたい人も多いことでしょう。そうしたニーズを反映して、最近では仕事用のレンタルスペースを提供するサービスも増えています。そこで本記事では、テレワークで使えるワークスペースの例や、テレワークに必要な環境要素について解説します。

テレワークのスペースについて考える重要性

テレワークを行う際にまず考えるべきこととして、どこで仕事を行うかという問題があります。テレワークというと在宅勤務を連想する人が多いかもしれませんが、在宅勤務はテレワークの一形態に過ぎません。たとえば、家に仕事のためのスペースや設備がない人や、子育て中などで仕事に集中できない環境の人もいることでしょう。そういった問題がなくても、住環境と仕事環境が一緒になることで、心理的に公私の時間の区別がつきにくくなる人もいるようです。このような事情から、テレワークの導入に際しては、前もってワークスペースについて考えておくことが重要といえます。

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テレワークのスペース例

テレワークのスペースとしては、どのような場所が考えられるでしょうか。以下では、テレワークに使える主な場所について解説していきます。

自宅

テレワークの実施場所として真っ先に挙げられるのが、各従業員の自宅です。自宅をテレワークのスペースとすることで、従業員は通勤の必要がなくなり、家族との時間も取りやすくなります。出社の必要がなくなれば、地価の安い郊外などに居を構える人も出ることでしょう。自宅の環境は自分でコントロールしやすく、リラックスして仕事しやすいという利点もあります。

ただし先述のように、自宅といえども仕事に適した環境が整っているとは限りません。そうした場合は、工夫してその環境を構築する必要があります。

カフェ

カフェは、外回り時にテレワークをする場合に選択肢として考えられるスペースです。最近のカフェは無料Wi-Fiやコンセントなどを設置しているところも多く、仕事目的で利用するビジネスパーソンも珍しくありません。美味しいコーヒーや気の利いたBGMなど、計算された居心地のよい空間は、隙間時間などに集中して仕事をこなすのに適しています。

ただし、カフェは不特定多数の人に開かれた場所ゆえ、セキュリティ面の問題が懸念されます。重要度の高い情報などを扱う際は、無料Wi-Fiはもちろんカフェ自体の利用も避けたほうが無難でしょう。

サテライトオフィス

「サテライトオフィス」とは、メインオフィスとは離れた場所にある支店のことです。テレワークを導入しつつ、オフィスに近い環境で仕事をしたい場合は有力な選択肢といえます。

サテライトオフィスの設置場所としては、社員の自宅近くや地方など、さまざまな選択肢があります。また、自社で専用の場所を用意している場合もあれば、後述のレンタルスペースやコワーキングスペースと契約しサテライトオフィスにしている場合もあります。

サテライトオフィスは、最初から仕事をする場所として企業が設置するスペースなので、自宅やカフェなどで生じ得る外部環境の影響を抑えることが可能です。また、サテライトオフィスの設置は企業側にも利点があり、新しい地域に進出したり、地方人材を採用したりするための戦略的な拠点にもなります。

レンタルスペース・コワーキングスペース

仕事用のレンタルスペースやコワーキングスペースも、テレワークの実施場所の有力候補です。レンタルスペースやコワーキングスペースは、時間や日単位などでスペースを借りてテレワークを実施できます。

特徴はそれぞれの施設で異なり、個室もあれば共用スペースもあります。カフェなどの一般的な空間とは違って、仕事をすることを前提に環境構築されているため、通常のデスクワークはもちろん、会議などもしやすいのがメリットです。とりわけコワーキングスペースは、さまざまな職種の人が利用してコミュニティを築いているため、こうした出会いを通してポジティブな刺激を受けたり、新たな人脈を築いたりすることも期待できます。

短期滞在物件・ホテル

自宅のような環境でリラックスして仕事したい場合は、短期賃貸マンションや月決め賃貸マンションなどの短期滞在物件を利用するのも手です。こうした短期滞在物件は、最低限の家具や家電、あるいはWi-Fi環境なども整備されているため、生活に必要な環境も有したワークスペースを迅速に構築できます。

また、部屋を借りるまでせずとも、ホテルをテレワークスペースとして使うという選択肢もあります。最近はデイユースなどテレワーク利用に適したプランを提供しているホテルもあり、人気を博しています。リゾート地などでワーケーションをしたい場合も、ホテルや短期滞在物件は適しているといえるでしょう。

テレワークのスペースに必要な要素

テレワークで効率的に仕事を進めるためには、そのスペースが仕事に適した要素を備えている必要があります。そこで続いては、テレワークのスペースを確保するときの参考用に、どのような設備・環境がテレワークに必要か挙げていきます。

インターネット

遠隔で作業をするテレワークにとって、インターネット環境は真っ先に考えるべき点といえます。インターネット環境は、テレワークのスペース自体にすでに備え付けられている場合もありますが、ない場合は回線を引いたり、モバイルルーターを使ったりするなど自分で整備する必要があります。

セキュリティ

通常のオフィス外で仕事をするテレワークでは、セキュリティ面も改めて注意しなければなりません。テレワークで注意すべきセキュリティとしては、第一にWi-Fiの安全性が挙げられます。とりわけ公共の無料Wi-Fiなどはセキュリティリスクが高いため、利用にあたっては十分に注意しなければなりません。安全性を考えるなら、できるだけVPN接続を利用するのがおすすめです。

また、そうした技術的なリスクとは別に、物理的にPC画面や資料などをのぞき見されてしまうリスクがあるため、カフェなどの共有スペースでの作業にも注意が必要です。それゆえ機密性の高い情報を扱う場合は、そのような面を考慮したうえでスペース選びや対策について考えなければなりません。もちろん、ノートPCや資料を置きっぱなしにして離席しないなど、個人でできるリスク管理も重要です。

作業環境

とりわけ自宅をテレワークのスペースとする場合などは、仕事に適した作業環境を構築する必要があります。たとえば、効率的に仕事をするには、デスクや椅子などを揃えたほうがよいでしょう。また、家族などと暮らしていて専用の仕事部屋がない場合は、集中しやすいように間仕切りなどを設置するのもおすすめです。間仕切りは、Web会議でプライベート空間を背景に移したくない場合の目隠しとしても使えます。そのほか、家族と同居している場合は、仕事に集中できるよう配慮してほしい旨を事前に伝えておくことも大切です。

テレワークにはスペースだけでなくICTの整備も重要

テレワークに際しては、物理的なスペースや設備を整える以外にも、ICT環境を整えることも重要です。これは、先ほど挙げたインターネットへの接続環境ももちろんですが、チャットツールやWeb会議用のツールをはじめとした、コミュニケーションや情報共有のためのツール導入も含んでいます。また、リモートデスクトップや仮想デスクトップなど、業務用のシステムにアクセスするための環境整備も重要です。ICTをいかに使いこなせるかが、テレワークの成否を左右するといっても過言ではありません。

まとめ

テレワークは、自宅以外にもカフェやサテライトオフィス、レンタルスペース、ホテルなどさまざまな場所で実施できます。むしろ、このような場所を選ばない自由度の高さこそが、テレワークの真骨頂といえるでしょう。とはいえ、仕事用のデータなどを安全に扱うためには、さまざまなセキュリティリスクを想定し対策することが欠かせません。また、テレワークでオフィス勤務と同様の作業効率を出すには、デスクなど物理的な作業環境の整備のほかに、ICTツールをうまく活用することが非常に重要です。本記事を参考に、ぜひテレワークスペースの確保や環境整備に取り組んでください。

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