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クラウドストレージのメリットとは?PPAPや電帳法関連の活用なども解説

 2022.06.02  CLOUDIL 【クラウディル】

近年ではテレワークの普及に伴い、クラウドストレージを導入する企業が増加してきています。本記事では、クラウドストレージの概要や導入メリット、具体的な活用方法などについて解説します。クラウドストレージの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

クラウドストレージとは

クラウドストレージは、データやファイルをオンライン上で保管・共有可能にしてくれるサービスです。インターネットへの接続環境さえあれば、どこからでもアクセスしてファイルを保存・閲覧できます。

社内のサーバーやPCのハードドライブといったストレージを使用する必要がないなど、さまざまな特徴やメリットがあります。特に現在では、テレワークに必要なツールの1つとして、多くの企業で導入が進められています。

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クラウドストレージの活用メリット

クラウドストレージの活用は、企業にさまざまなメリットをもたらします。以下では、クラウドストレージを活用する主なメリットについて解説します。

共同作業を効率化できる

クラウドストレージを利用すると、複数の人と簡単にデータ共有ができます。クラウドストレージ上にファイルを保存しておけば、社内の担当者はもちろん、社外の関係者ともファイルの共有が可能となり、連携を取りながら作業を進められます。

機能によっては、クラウド上でファイルを同時に編集可能なものもあります。共同編集するファイルをクラウド上に保存していれば、担当者が各々のタイミングで閲覧・作業できるため、作業効率のアップにつながるほか、作業の順番を待つ時間も発生しません。

出先でもアクセスできる

出張中やテレワーク中など、会社にいないときでもアクセスできるのがクラウドストレージの特徴です。社内ネットワークを利用している場合、会社から出てしまうと、社内で共有しているフォルダにアクセスできません。

クラウドストレージなら、PCとインターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスして情報の確認や共有ができるため、離れた場所にいても問題なく作業可能です。社外からでも、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどからアクセス・作業できるメリットもあります。そのため、急いで処理しなければならない作業が発生しても、素早い対応が可能です。

コストを抑えて導入できる

クラウドストレージを利用する場合、社内ネットワークを構築するよりも初期費用を抑えられます。社内ネットワークの導入に際しては、サーバーなどの機器購入から設計、構築まで行うため、多額の費用が必要です。

クラウドストレージはサーバー機器などを購入する必要がなく、月額料金を支払って利用するため、導入時に高額のコストがかかることはありません。またクラウドストレージは、ベンダーがセキュリティ対策やサーバー管理などを行っているため、管理運用におけるコストも抑えられます。

クラウドストレージの活用方法

クラウドストレージは、普段の業務効率化はもちろんのこと、セキュリティ対策や法改正への対応といった観点からも活躍が期待されています。ここでは、クラウドストレージの具体的な活用方法について見ていきましょう。

業務上のデータ管理・受け渡し

先述したように、クラウドストレージに保存したデータは、クラウド上で社内外の人と共有することが可能です。クラウドを経由したデータのやり取りは、クラウドストレージのもっとも基本的な活用方法と言えます。

クラウド上には容量が大きいファイルも保存できるため、データの大きい資料や写真、動画などを保存しておけます。従来では、個人PCに保存されているデータをメールやチャットツールなどで受け渡しするのが一般的でした。しかし、メールなどでデータを送る場合、送信できるデータ容量に上限があるため、大容量のデータの送信は難しいといった課題がありました。

クラウドストレージに大容量データを保存しておけば、データを必要とする相手がクラウド上からダウンロード可能なので、受け渡しも簡単に行えます。クラウド上のデータはテレワーク時や外出先からでもすぐに閲覧できるので、社外から確認したいデータがある場合の保存場所としても最適です。

PPAPの代替手段

クラウドストレージは、PPAPの代替手段としても注目されています。PPAPとは、日本政府や国内企業の多くが従来データファイルの受け渡しに使用してきた、電子メールでファイルを暗号化して送信する方法のことです。PPAPという名は、以下の頭文字を取って付けられています。

  • P:Password付きZip暗号化ファイルを送信
  • P:Passwordを送信
  • A:Angoka(暗号化)
  • P:Protocol(手順)

PPAPでは、最初に暗号化されたパスワード付きZipファイルをメールで送信し、次にパスワードをメールで送信します。長い間、政府や企業で採用されてきた方法ですが、マルウェアや誤送信によるデータ流出などのリスクへの懸念から、2020年11月に内閣府が廃止を決定しました。以降、それに追随するように、パスワード付きZipファイルの受取を禁止する民間企業も増加しています。
(参照元:https://www.cao.go.jp/minister/2009_t_hirai/kaiken/20201124kaiken.html

電帳法への対応

電帳法(電子帳簿保存法)とは、企業の国税帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。1998年に制定されて以来、書類のスキャンデータでの保存や、クラウドストレージでの保存が可能になるなど、何度か改正が行われてきました。そして2022年1月に施行された改正電帳法では、主に以下の変更が加えられています。

  • 税務署長の事前承認制度の廃止
  • タイムスタンプ要件およびデータ検索要件の緩和
  • 適正事務処理要件の廃止
  • 電子取引による電子データ保存義務化

電子データ保存義務化については、これまで電子データで受領・作成し、プリントアウトしてから紙の書類として保存していたものが、今後は電子データで保存しなければならないと定められました。現状では企業の対応が追いつかないことから、所定の要件を満たす場合に限り宥恕措置が講じられますが、2024年1月には完全移行が予定されています。

この義務化に備え、多くの企業は電子データの保存方法を検討しなければなりません。その点、クラウドストレージであればセキュリティ性に優れ、電子データの保存先としても有用であるため、電帳法への対応に効果的です。

クラウドストレージの種類

クラウドストレージにはさまざまな種類があり、それぞれサービスのタイプや対象となるユーザー、料金体系なども異なります。自社に適したクラウドストレージを選ぶためにも、どのようなものがあるか事前に押さえておきましょう。

サービスのタイプ

クラウドストレージには大きく分けて、主にストレージを目的として使うサービスと、クラウド上で作業できるさまざまなツールのワークスペースとしても活用可能なサービスがあります。現在ほかのサービスを利用していて、すでにワークスペースがある場合は、ストレージだけ利用できるサービスがおすすめです。他方、クラウド上で使えるツールも一緒に探している場合には、当該ツールも利用可能なサービスを選ぶとよいでしょう。

対象ユーザー

クラウドストレージは、個人向けのサービスと法人向けのサービスにも分けられます。基本的には、無料で利用できるものは個人向けです。個人向けサービスの場合、基本的なセキュリティ機能を備え、使用容量が制限されています。他方「有料で豊富な機能を利用できるもの」が法人向けと言えます。

法人で利用する場合は、ストレージの容量が多く、保存するファイルに十分なセキュリティ対策を講じられるサービスであることが重要です。個人向けのサービスでもセキュリティ機能は備わっていますが、法人向けのサービスではアカウントやグループの管理など、よりセキュリティを強化する機能が利用できます。セキュリティ面を重視する場合は、法人向けのサービスを利用すると安心です。

料金

多くのクラウドストレージは、無料・有料どちらのプランも備えています。無料のクラウドストレージには、保存したデータの保管期間が設定されているものが多いため、データの受け渡しや閲覧のため一時的に保存する場合などに便利です。

対して有料のサービスは、主にビジネスに利用されることから、強固なセキュリティ対策が講じられ、データの保菅には期間などが定められていません。データ復元機能やアクセス権の設定など、さまざまな機能が利用できます。ただ、法人用に機能性の高いサービスを利用すると、相応に費用もかかるため注意が必要です。

また、クラウドストレージは従量課金制での提供が一般的ですが、サービスによっては料金体系が異なる場合もあります。料金体系を事前によく確認し、自社の予算や要件を考慮したうえで検討することが大切です。

まとめ

クラウドストレージとは、オンラインで接続してデータを保存できる場所のことです。クラウドストレージを活用することで、複数の人がクラウド上で共同作業できるうえ、社外からでもデータの閲覧・編集などを行えるメリットがあります。また、PPAPの代替手段や改正電帳法への対応にも適しているため、安全なデータのやり取りを実現するうえでも有用です。

クラウドストレージにはさまざまな種類があり、サービスによって特徴や料金体系も異なります。クラウドストレージを選ぶ際は、自社の要件をまず洗い出したうえで、予算とも相談しながら比較検討することが大切です。

営業の現場力を鍛えれば、売上げが伸びる。そして、ビジネスが変わる。

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