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生産性向上を進める上でのポイントは?計画立案や手法、ツールについて解説

 2022.05.12  CLOUDIL 【クラウディル】

「組織の生産性を高めたいと考えているものの、うまく取り組みが進まない」と感じている企業経営者や担当者の方は少なくないでしょう。生産性向上を実現するには、正しい手法や流れ、必要なものを理解する必要があります。本記事では、企業が生産性向上に取り組む必要性や進める際のポイント、必要なツールなどについて解説します。

生産性向上を図る必要性

中小企業が生産性向上に取り組むべき大きな理由として、人手不足が挙げられます。少子高齢化に伴う労働人口の減少により、多くの企業が人手不足に悩んでいます。限られた人材を活用し、従来と同じ、もしくはそれ以上の成果を得るには、生産性向上への取り組みが不可欠なのです。

また、業務効率化をはじめとした生産性を高める取り組みは、労働環境の改善にも寄与します。個々の従業員にかかる負担を軽減できるので、離職防止の効果も期待されるでしょう。さらに、限られたリソースで最大限の成果を得られる環境を構築すれば、利益増加にもつながるのです。

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生産性向上を進める上でのポイント

働き方改革の推進やテレワークの普及により、多くの企業が生産性向上の取り組みを始めています。とはいえ、やみくもに取り組んでも成果は望めないため、以下のポイントを踏まえて進めてみましょう。

計画の立案

生産性向上を図るにあたり、まずすべきは計画の立案です。そもそも「何のために生産性向上に取り組むのか」、という目的・目標を明確にしましょう。次に現状を把握し、表面化している課題を洗い出します。

課題を洗い出すには、業務の可視化が有効です。フローチャートやプロセスマップなども活用すれば、無駄な作業や工程を抽出できるでしょう。無駄な作業や属人化の発生など、課題の抽出を終えたら整理し、どうすれば解決できるのかを考えていきます。

推進手法の検討

生産性向上を実現するため、どのような手法で進めるのかを検討するプロセスです。方法としては、「従業員のスキルアップ・業務効率化・職場環境の改善・制度の見直し」などが考えられます。

業務効率化の具体的な事例としては、ツールの導入が挙げられます。例えば、プロジェクト管理ツールを導入すれば、個々のタスクや業務の進捗などを一元的に管理でき、効率化を図れます。

従業員のスキルアップで生産性向上を進めるのなら、定期的な研修を開催するのも有効です。資格取得の支援を行ったり、スキルを正当に評価できるシステムを採用したりするのもよいでしょう。

ツールの選定

生産性向上を実現するにあたり、ツールの導入は不可欠です。現在ではさまざまなツールがリリースされているため、自社の課題を解決し、生産性向上を実現できる製品を選ぶことが大切です。

ツール選定時には、必要な機能が実装されているかどうかをチェックしましょう。また、どれほど優れた機能を有していても使いこなせなければ意味がないため、操作性も要チェックです。さらに、「運用で困ったときにサポートを受けられるのか・どのような対応をしてもらえるのか」なども確認しておくとよいでしょう。

そのほか、導入や運用に生じる費用も確認が必須です。一般的に、オンプレミス型のツールは導入時に多額の費用を要しますが、クラウド型は無料であることも少なくありません。参考までに覚えておいてください。また、ITツール導入に関する補助金制度もあるので、活用すればコストを抑えられます。

生産性向上に活用できるツールの種類

生産性向上に役立つツールは多々あります。以下、代表的なツールをピックアップして紹介します。それぞれ「どういった機能で、どのような課題解決に役立つのか」をチェックしてみましょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、スムーズな情報共有を実現できるツールです。ビジネスチャットやWeb会議システムなどが代表的です。

近年、さまざまな事情でテレワークを導入する企業が増えましたが、それによりコミュニケーションの課題が表面化するケースも少なくありません。ビジネスチャットやWeb会議システムは、テレワーク環境下におけるコミュニケーションの活性化や、スピーディーな情報共有に役立つと注目を集めています。

コミュニケーションツールを用いれば、リアルタイムにメンバー間で情報やファイルを共有可能となります。オンラインで素早く実務的なやり取りを交わせるため、チーム全体の業務効率化が進み、生産性も高まるでしょう。

プロジェクト/タスク管理ツール

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの一元管理を行えるツールで、優先的に取り組むべき業務や個々の進捗などをリアルタイムで確認できます。タスク管理ツールは、やるべきことを可視化できるため、作業の漏れを防げるメリットがあります。

なお、プロジェクト管理ツールにはタスク管理機能を備えた製品もあるため、このようなものなら個別に導入する必要がありません。また、ツールによってはチャットやコメント機能を実装した製品もあり、円滑なコミュニケーションも実現します。

業務の進捗やタスクを正確に管理できれば、作業が遅れている従業員に対し適切なサポートを行えるでしょう。また、管理者はプロジェクトの全体像を把握でき、その時々に応じた適切な判断を行えるメリットがあります。つまりプロジェクト/タスク管理ツールは、管理者と従業員の双方にメリットをもたらすツールと言えます。

営業支援ツール

営業支援ツールは、営業活動をサポートするためのツールです。一般的に、営業支援ツールといえばSFAが知られていますが、ほかにもMAやCRMも生産性向上に役立ちます。

SFAは、商談の進捗や担当者などの情報を管理できるツールです。営業活動の効率化に力を入れたいケースでは、SFAの導入が適しています。一方、効率的なマーケティングを実現したいのであればMAツール、顧客管理の効率化を図るのならCRMが有効です。

RPA

RPAは、メールの送信やデータ入力といった、定型作業を自動化できるツールです。Excelのマクロ機能でも似たことは実行し得ますが、RPAはより広範な領域における業務の自動化が可能です。

定型作業の自動化を実現することで、空いたリソースをコア業務に投入できます。限られた人材を有効に活用でき、生産性向上に役立ちます。完全な自動化とはいかなくとも、一部の作業でも自動化すれば、従業員の負担軽減につながるでしょう。

近年では、AIを搭載したRPAもリリースされています。AI搭載モデルであれば、単純作業以外のさまざまな業務を自動化できる可能性があるため、注目を集めています。こちらも併せて検討してみましょう。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、組織で扱うさまざまなデータをクラウドで管理できるツール・サービスです。インターネット環境とデバイスがあれば、スピーディーにデータへアクセス可能となるので、生産性向上につながります。

また、オンラインを介してデータを共有でき、共同作業を行えるのも特徴です。わざわざデータをプリントアウトして担当者に渡したり、メールで送信したりといった手間がなくなり、効率的に業務を進められます。

グループウェア

グループウェアは、業務効率化や生産性向上に役立つ、さまざまな機能を網羅したツールです。「ビジネスチャットや社内SNS・Web会議システム・ファイル共有・スケジュール管理」といった多くの機能が実装されています。

個別にツールを利用していると、切り替えに手間がかかるケースもあります。しかし各種機能が1つに統合されたグループウェアなら、そのような心配がありません。また、個別にツールを導入する必要がなく、トータルでのコストを抑えやすいのもメリットです。

まとめ

生産性向上に取り組むことで、限られた人材や資源を有効に活用し、最大限の成果を得られます。職場環境の改善にもつながり、従業員の離職防止やモチベーションアップといった効果も期待できるでしょう。

本記事でお伝えしたように、生産性向上を実現するにはツールの導入が欠かせません。費用や機能、操作性、サポート体制などのほか、導入形態も重視して選びましょう。

おすすめなのはクラウド型です。導入コストを抑えられ、申し込み後すぐに運用を開始できます。トライアル利用できるツールもあるので、まずは試用してから導入するかどうか検討してみましょう。

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