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コスト削減のススメ!中小企業が注意すべきコスト削減のポイントとは

 2022.05.30  CLOUDIL 【クラウディル】

企業が事業で得る利益を最大化させるには、無駄なコストの削減が欠かせません。順調に売上を伸ばしていても、余計なコストがかかりすぎていると利益を圧迫してしまいます。ただ、コストはいたずらに削減すればよいわけでもありません。かえって業務効率低下や事業の失速を招かないよう、取り組みを進めるうえでの注意点を把握しましょう。

「コスト削減」とは?

コスト削減とは、企業活動における利益最大化のため、不要なコストを削る取り組みを指します。企業活動で発生するコストとしては、人件費はもちろん、オフィスの賃料・水道光熱費、通信費、コンサルティング費などが挙げられます。

利益とは、売上から経費を差し引いたものです。月の売上が1,000万円であっても、経費が500万円発生していると、利益は売上の半分にしかなりません。逆に、500万円の経費を300万円に減らせたら、それだけで利益が200万円もアップする計算になります。

コスト削減には、あらゆる業界の企業がそれぞれ取り組んでいます。例えば、医療業界では清掃回数や医療機器保守契約などの見直し、製造業では間接材料費の削減、物流業界ではアウトソーシングや管理システムの導入、コールセンターではAIチャットボットの活用、といった各コスト削減策が実行されています。

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コスト削減のポイント

取り組みを進めるうえで重要なのは、不要な費用のみを削減することです。またコスト削減は、あくまで企業の目的や目標を達成するための手段であり、費用の削減が最終的な目的でないことを理解しておきましょう。

【コスト削減のポイント①】コスト削減自体を目的にしない

コスト削減そのものが目的になってしまうと、業務に必要な費用を削ってしまい、作業効率や従業員のモチベーションの低下を招く恐れがあります。あくまでコスト削減は組織として成長するための手段に過ぎないことを留意しておきましょう。

余分な費用の削減に取り組めば、利益の最大化を実現できます。獲得する利益が増えれば、従業員にもしっかりと還元し得るので、満足度やモチベーションの向上につながります。

無駄な費用を費やすことがなくなれば、現場の従業員がより快適に働けるよう、ITツールや新たな設備の導入も可能でしょう。その結果、業務効率や生産性が向上し、組織としての成長につながります。このような状態を目指して、費用の削減に取り組みましょう。

【コスト削減のポイント②】不要なコストの見極め

コスト削減でもっとも重要なのは、不要な費用のみをピンポイントで排除することです。必要なコストを削ると、業務効率や生産性が低下し、商品やサービスの品質も損ねてしまいかねません。顧客や従業員から信頼を失う恐れがあるため、不要かどうかを見極めたうえで削減の取り組みを進めましょう。

コストの要不要を見極めるにあたっては、「快適に業務を遂行できるか」を基準にするとよいでしょう。
例えば、工場で使用する特定の工具が錆びやすく、業務に支障をきたしやすいなら、定期的に新品の工具を購入するコストは「必要コスト」です。しかし適切なメンテナスなどによってその工具の使い勝手が高い状態に保たれているなら、それは「不要コスト」とみなせるかもしれません。「どのくらいの期間その工具が使用可能か」などについては、あくまで現場の声や現状に鑑みて判断します。
このように、不要コストは具体的な状況に即して見極めていきましょう。

【コスト削減のポイント③】全従業員でコスト削減を意識

コスト削減を成功させるには、上層部や一部の従業員だけでなく、全従業員が意識的に取り組む必要があります。例えば、総務部門が積極的に節電に取り組んでいても、営業部門が無駄な電気を好き放題使っているようでは、組織的なコスト削減は進みません。

取り組みを効率的に進めるためには、まず数値化した目標を設定しましょう。オフィスの光熱費が月に10万円発生しているのなら、8万円にするといった具合です。現実味のない目標ではなく、実現可能な数値を設定することがポイントです。

また、設定した目標は紙に書くなどして、従業員の目につく場所へ貼り出しましょう。日常的に目標を目にすることで、自然と意識が高まり、組織を挙げて取り組みを進められます。

中小企業ができる具体的なコスト削減事例

ここからは、中小企業にもできる具体的なコスト削減事例を紹介します。いきなりすべての取り組みに着手すると、現場が混乱してしまうかもしれないため、少しずつ試していくとよいでしょう。

水道光熱費や事務用品などオフィスにかかるコストを削減

水道光熱費の削減アイデアとして、エアコンの温度設定が挙げられます。例えば、エアコンの暖房温度は1度下げると約10%、冷房は1度上げると約13%もの節電効果があると言われています。併せて、電力会社や通信費のプランをもっと安くできないか見直してみましょう。

さらに、オフィスの賃料を見直してみてもよいでしょう。「従業員の数に見合っているのか」「どうしてもその立地でないといけないのか」などを併せて、この機会に考えてみましょう。一般にオフィスの賃料は高額費用なので、縮小や移転で大きな削減効果が期待できます。

そのほか、事務用品の無駄な使用を控えることでも出費を抑えられます。例えば、印刷した用紙の裏面を再利用するのもよいでしょう。また、ペーパーレス化を進めれば、用紙やインクの節約になり、印刷に要する時間やコストの削減につながります。

企業にかかるコストの割合を大きく占める「人件費」を削減

人件費とは、従業員に支払う給料や各種手当が該当します。交通費や残業手当などのほか、賞与や福利厚生費、退職金なども含まれます。

即効性が高いのは、給与の引き下げです。ただ、これは従業員の反感を買う恐れがあり、モチベーションの低下も招くため、あまりおすすめできません。

現実的な方法としては、テレワーク導入が考えられます。テレワークを導入すれば、出社する必要がなくなるため、交通費の支給が不要です。また、ITツールの導入やDX推進により効率よく業務を遂行できる環境が整えば、残業の発生を抑えられるため、残業代の削減まで可能です。

業務時間のコストを削減

業務効率化を実現できるツールやシステムを導入すれば、時間・コストの削減や業務効率化が可能です。例えば、勤怠管理ツールやクラウド給与計算ソフト、電子契約システム、ワークフローシステムなどが該当します。

定型業務の自動化ができるRPAもおすすめです。RPAは、メール送信やデータ収集、経理処理などの定型業務をロボットに代行させるツールです。導入すれば、これらの業務に人材を割く必要がなくなるため、人件費の削減やリソースの最適化につながります。

ただ、RPAは高価な製品もあるため、費用対効果を考えたうえで慎重に判断しましょう。定型業務がほとんど発生しない企業の場合、導入してもあまり効果が期待できない可能性もあります。

採用にかかるコストを削減

次々と人材を採用しないといけないような企業なら、採用コストが増大するのも仕方のないことです。業務量の増加や欠員を採用で補うとなれば、その都度コストが発生してしまいます。

採用コストを削減するには、既存の従業員の定着率を高めることが効果的です。定着率が高まれば、長く自社で活躍してくれるため、新たに人材を採用する必要もありません。具体的な取り組みとしては、「福利厚生の充実・公平な評価制度の確立・多様な働き方の導入・キャリア支援の実施」などが挙げられます。

コスト削減と合わせて意識したい「生産性向上」とは

生産性とは、投入したリソースの割合に対する成果を指します。生産性向上をわかりやすく説明すると、限られた資源を活用し、大きな成果を得るための取り組みです。

生産性と一口にいっても、「資本生産性・労働生産性・全要素生産性」などいくつかの種類があります。また労働生産性は、付加価値労働生産性と物的生産性に分けられます。
ただ基本的には、企業が主に取り組む生産性向上は労働生産性を対象とします。具体的には「限られた人員を活用し、いかに大きな成果を得るか」を考え、実践する取り組みです。自社全体が効率的な組織力を得るには、こうした労働生産性の向上が欠かせません。

生産性を向上させられれば、限られたリソースで利益の最大化を図れるため、コスト削減にもつながります。人手不足も解消でき、従業員が働きやすい環境の構築も可能です。生産性向上を意識すれば、コスト削減もより効率的に進められるでしょう。

まとめ

コスト削減に取り組むうえでは、コスト削減そのものを目的にするのではなく、あくまで組織としての成長を目指して進めましょう。不要なコストをきちんと見極め、全従業員で意識的に取り組むことも大切です。

不要なコストを削減しつつ業務効率化を図れば、生産性向上にもつながります。労働力の確保がますます難しくなっている昨今において、企業の生産性向上は急務といっても過言ではありません。コスト削減と併せて、取り組みを進めてみてはいかがでしょうか。

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