ワークフローを効率化することは、多くの企業で課題となっています。「ワークフローが複雑で非効率」、「内部統制がきかない」などの悩みを抱える経営者も多いのではないでしょうか。この記事では、ワークフローシステムの説明から導入のメリット、検討するタイミングまでを紹介しているので、どうぞ導入の参考にしてください。
ワークフローとは？
業務で必要となる関係者間でのやりとりの一連の流れをワークフローといいます。たとえば、経費で何か購入するとき、申請して承認してもらうといった流れです。
また、そのような一連の流れを図に表したものを、ワークフロー（またはワークフロー図）ということもあります。ワークフローを書き出してみることで、業務の抜け漏れ防止や、問題点の発見にもつながります。
ワークフローを整えることにより、業務フローの効率化を図れるでしょう。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムは、ワークフローを電子化・自動化したシステムのことで、電子決裁システムと呼ばれることもあります。電子システム上にて申請から承認、決裁することで、紙ベースのワークフローでの問題点を解決することが可能です。
申請フォームへ申請者が記入すると、あらかじめ設定したワークフローに沿って自動的に関係者へ回付されます。関係者は必要な書類を電子システム上で閲覧、承認および決裁することで、円滑にワークフローを進められます。パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末からも利用可能です。
ワークフローシステム導入の6つのメリット
ワークフローシステムの導入によって得られるメリットは次の6つです。
- 業務の効率化
- コスト削減
- 時間の短縮
- 内部統制の強化
- データ活用
- 働き方の改革
以下では、それぞれのメリットについて説明していきます。
業務の効率化
ワークフローシステムの導入によるワークフローの可視化によって業務効率の向上が期待できます。
ワークフローシステムではワークフローの進捗状況を確認できるので、手続きがどこまで進んでいるのか、どこで停滞しているのかといった現状の把握が容易です。書類の流れを止めている関係者へ手続きを進めるように促せるなど、業務をスムーズに進める助けになるでしょう。
記入漏れなどの自動チェック機能が搭載されているシステムなら、ミスによる書類の再提出を防げます。
また、書類の検索機能を利用することで、必要な書類をすぐに閲覧可能です。
コスト削減
ワークフローシステムによって印刷、郵送費用や人件費といったコストの削減が可能です。
媒体として紙を使わないワークフローシステムであれば、印刷や郵送が不要になり経費を削減できます。
電子的に回付されるので、書類の受け渡しのために席から離れたりFAXや郵便を送ったりせずに済みます。回付に費やしていた時間が浮くため、結果として人件費の削減につながるでしょう。
紙書類の保管に必要なファイルやキャビネット、保管スペースが要らなくなり、コストを削減できます。
時間の短縮
ワークフローシステムを導入することで、申請から決裁完了までにかかる時間を短縮できます。
関係者が外出や出張、リモートワーク中であっても、承認や決裁が可能なので迅速に完了できるでしょう。
申請者が申請フォームへ記入することで自動的にワークフローに沿って関係者へ書類が回付され、承認から決裁まで済ませられます。書類の受け渡しでの時間のロスがなく、速やかに手続きを行えることがワークフローシステムのメリットです。
また、書類の内容によって回付する関係者が異なる場合であっても、条件に合わせて自動でフローを進めてくれるので、回付先の確認が要らない上、間違えることもありません。
書類に不備があった際の修正も容易なので、短時間での決裁が可能です。
内部統制の強化
ワークフローシステムの導入は内部統制の強化につながり、コンプライアンスの徹底にも役立ちます。
紙による承認だと書類の流れが見えにくいことから、不正が起こる可能性もあるでしょう。ワークフローシステムによって自動でフローが進められていくため、社内で決められた手順を確実に遵守させられます。
決裁内容の履歴やシステムへのアクセス管理ができるので、不正や改ざんの防止になります。自動回付およびチェック機能によって、書類を流出させたり誤った情報を流したりするおそれもありません。
データ活用
ワークフローシステムであればデジタルデータとして記録が残せるので、書類の検索や集計、分析を簡単に行えます。
紙媒体による記録だと、集計のためにエクセルなどへ転記する手間が必要なため、データ活用が十分に行われていなかったかもしれません。
システムを導入していれば、ある程度の期間に渡って運用した結果を集計し分析することで、業務の改善を効率的に行えるでしょう。
働き方の改革
書類の申請から承認、決裁を社外で行えるワークフローシステムを活用すれば、働き方に柔軟性を持たせられます。
パソコンだけでなくスマホやタブレットのようなモバイル端末でもワークフローシステムを利用できます。家や外出先からでも書類の確認や承認などを行えるので、手続きをするためだけにわざわざ出社する必要がありません。
ワークフローシステムの導入によって、直行直帰やリモートワークの推進が可能です。
ワークフローシステム導入のタイミングとは？
ワークフローシステムのメリットは理解しても、今導入すべきか迷っている方もいるかもしれません。以下の4つのタイミングで検討するようおすすめします。
ワークフローが複雑になってきた時
ワークフローが複雑になってくると、回付先を確認する頻度が増えたり、誤回付する確率が上がったりします。ワークフローシステムへあらかじめワークフローをプログラムしておくなら、複雑なワークフローであっても自動で回付先を判断するので便利です。
そのため、条件分岐の数が多いほどワークフローシステムを導入するメリットが大きいといえます。複雑なワークフローを運用するなら、ワークフローシステムの導入を検討するとよいでしょう。
また、ワークフローシステムを導入することでワークフローが可視化され、問題が浮き彫りになることもあります。ワークフローを単純化するきっかけになるかもしれません。
会社が成長して規模が大きくなった時
会社の規模が大きくなることで回付する関係者の数や必要な書類も増え、ワークフローが複雑になりがちです。また、社員の増加に伴って申請数が多くなるため、書類管理の手間も増えます。
ワークフローシステムを導入することで、ワークフローが自動判定され、進捗状況が可視化されるなら、対応や管理がしやすくなるでしょう。
他業務に注力したい時
力を入れたい業務が出てきたときや業務の範囲が増えて手が回らなくなってきたときも、ワークフローシステムを検討するタイミングです。
ワークフローを一度設定しておくことで自動的に管理できるようになるので、ワークフローの管理業務や、申請・承認作業に使っていた人員や時間を浮かせられるでしょう。その分他業務への取り組みに充てることが可能です。
SDGsに取り組みたい時
ワークフローシステムの導入は、持続可能な開発目標として国連で決められたSDGs(Sustainable Development Goals)への取り組みの1つとしても考えられます。SDGsで掲げられている17個の目標のうち、「働きがいも経済成長も」、「陸の豊かさも守ろう」の2つがワークフローシステムの導入と関わってくるでしょう。
ワークフローシステムの導入で管理業務にあたる社員の負担を軽減でき、どこからでも申請から承認、決裁を行えることでリモートワークを実施しやすくなります。よって「働きがいも経済成長も」の取り組みの一つといえます。
紙を使わないワークフローシステムの導入は、ペーパーレス化の推進になり「陸の豊かさも守ろう」にあたる取り組みといえるでしょう。
SDGsへの取り組む際、ワークフローシステムを検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
ワークフローとは業務の一連の流れのことです。申請から決裁までのワークフローをシステム化するなら、時間短縮やコスト削減など、多くのメリットがあります。
ワークフローが複雑化してきたと感じたら、ワークフローシステムを検討するタイミングです。ワークフローシステムはペーパーレス化やリモートワークの実現にも密接に関わってくることから、SDGsを意識した取り組みとしてもアピールが可能でしょう。
