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中小企業におけるIT導入の効果とは?

 2022.05.17  CLOUDIL 【クラウディル】

ITの導入を検討しているものの、どのような効果を得られるのかイメージできず、一歩を踏み出せない企業経営者は少なくありません。ITを導入するにあたっては、自社が抱える課題を解決できるのか、どういったメリットを得られるのかを理解しておく必要があります。本記事では、中小企業におけるIT導入の効果について詳しく解説します。

中小企業が抱える問題

中小企業を取り巻く環境は、決してよいとは言えません。労働者の意識や時代の変化などさまざまな要因により、多くの企業が課題に直面しています。ITの導入を進める前に、まずは中小企業が抱える問題を改めて確認しておきましょう。

人口減少による人手不足

業界を問わず、人手不足に頭を悩ませる企業は少なくありません。人手不足に陥る原因はいくつかありますが、1つには我が国の少子高齢化が挙げられます。

総務省統計局が公表したデータによると、日本の総人口は平成20年から一貫して下がり続けています。平成20年には1億2,808万人だった人口が、平成30年には1億2,644万人まで減少しているのです。
(参照元:https://www.stat.go.jp/data/topics/topi1191.html

また近年では、働く人の意識も従来と大きく変化しています。つまり「組織に尽くしてがむしゃらに働く」というような働き方よりも、ワークライフバランスを重視する労働者が増加したのです。これも、中小企業における人手不足の一因となっています。

生産性の低さ

2008年のリーマンショックでは、国内外で事業を営む多くの企業が何らかの影響を受けました。中小企業の多くは生産性が大幅に低下してしまい、現在でも回復しないまま苦しんでいる企業も少なくありません。

今後、中小企業が生き残るためには、生産性の向上に努めなくてはなりません。人口減少による人手不足や働き方改革の推進など、中小企業は生産性を高める必要に迫られているのです。

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中小企業が期待できるIT導入の効果とは?

ITの導入により、中小企業が抱えるさまざまな課題の解決につながります。人手不足や生産性低下などの問題解決を実現可能なほか、コスト削減・グローバル化への対応などを含めた、さまざまな効果が期待できます。以下で詳しく見ていきましょう。

人手不足の解消

人手不足に陥ると、業務をスムーズに進められないばかりか、特定の従業員に大きな負担をかけてしまいかねません。ITを導入して活用すれば、少ない人員で効率よく業務の遂行が可能な体制を構築できます。

例えば、単純作業を自動化できるRPAを導入したとしましょう。ツールを導入して単純作業を自動化すれば、それまでその作業を担当していた従業員をほかの業務へ割り当てられます。また、顧客管理ツールを導入すれば、効率的に顧客情報を管理できるようになり、少ない人員でスムーズに業務を進められます。

生産性の向上

生産性の向上につながるのも、ITを導入するメリットの1つです。ITの導入で従来よりも効率よく作業に取り組めるようになり、ミスの発生も防止できます。人為的なミスが少なくなれば二度手間も発生しなくなり、従業員たちはコア業務により注力していけるでしょう。

また、IT化で業務を一元管理できる環境を構築すれば、作業の短縮化や手間の軽減につながります。作業の進捗をリアルタイムで確認でき、その時々に応じたベストな判断を下せるため、トータルでの作業時間短縮が可能です。

さらに、社内で扱うさまざまな情報をデータベース化して管理する体制を整えれば、より効率的に業務を遂行できます。顧客情報を一元管理し、社内で共有すれば、部署にかかわらず必要な情報へスピーディーにアクセスしやすくなります。

コスト削減

ITの活用により、限られたリソースを有効に活用可能となります。ツールやシステムの導入によって、効率よく業務を遂行できる環境が整えば、担当者の数を減らせます。余った人的資源をコア業務や新たな事業に投入していけるので、新たに人材を採用する必要はありません。つまり、人件費の削減につながるのです。

また、ペーパーレスの実現によるコスト削減効果も期待できます。例えば、ワークフローシステムを導入すれば、従来のような書類を用いた稟議も不要です。ペーパーレス化が進めば文書の印刷は不要になるため、インク代や用紙代、時間コストなどの削減につながります。

さらに、ペーパーレス化の実現はリモートワークの導入にも貢献します。そもそもリモートワークへの移行は、ある程度ペーパーレス化やIT化が進んでいないと困難です。リモートワークへの移行を検討している企業にとっても、IT化は避けて通れない道と言えるでしょう。

グローバル化への対応

IT化が進めば、グローバルにビジネスを展開していけます。海外の取引先とメールやチャットでスムーズにやり取りができ、ビジネスチャンスも逃しません。海外でのビジネス展開も視野に入れているのなら、海外企業や顧客とスムーズにやり取りを行える環境の構築が必須です。

また、親会社から仕事を請けている下請けや孫請け企業も、IT化を真剣に考えなくてはいけません。今の時代、いつまでも親会社が仕事を与え続けてくれるとは限らないためです。親会社から仕事をもらえなくなっても事業を続けられるように、IT化を進める必要があります。新規顧客の開拓や、顧客との円滑なコミュニケーションのためにも、IT化は喫緊と課題と言えるでしょう。

働き方改革を進める

IT化を進めれば、多様な働き方ができる企業を目指せます。ワークフローシステムやWeb会議システム、コミュニケーションツールなどを導入すれば、個々の従業員はオフィス以外でも業務を遂行できるようになり、リモートワークへも移行しやすくなります。

さらにリモートワークを導入すれば、事情があって通勤できない方も積極的に採用候補に入れられるので、人手不足の解消にもつながります。広く人材を募ることが可能となり、優秀な人材を確保しやすくなるため、組織力の強化にもつながります。

また、IT化の推進により組織の業務効率化が進めば、従業員がきちんと休める体制も整います。従業員の健康に配慮できるのはもちろん、ホワイトな企業であると外部へアピールでき、より採用力が高まります。

中小企業のIT導入には補助金とベンダーの活用がおすすめ

IT導入にはさまざまなメリットがあるものの、費用負担や知識不足を理由にためらってしまう経営者が少なくありません。費用負担については、IT導入補助金を利用することで解決できる可能性があります。また、ベンダーを利用すれば、専門的な知識と技術でサポートしてもらえます。

IT導入補助金とは?

「IT導入補助金」とは、中小企業におけるITツールの導入を支援するための制度です。ソフトウェアの購入費用やクラウドサービスの導入費用などに利用できます。

対象となる事業者は幅広く、あらゆる業界の中小企業が利用できる制度です。また、中小企業政策の実施機関「中小機構」のWebサイトでは、さまざまな業界における補助金の活用事例を紹介しているので、気になる方はチェックしてみましょう。

なお、IT導入補助金には複数の類型があり、どれを選ぶかによって必要なプロセスや金額の上限が異なるため、事前の確認が必須です。

ITベンダーとは?

「ITベンダー」とは、ITツールやサービスの提供元を指します。IT化を進めるにあたって、ITツールやシステムの導入は不可欠ですが、自社で開発できない企業も少なくないでしょう。

そのようなケースでは、ITベンダーに開発を依頼するのが一般的です。専門的な知識と技術を有するベンダーであれば、自社に最適なシステムやツールの提案もしてくれます。DX推進が加速化している現代ビジネス環境においては、多かれ少なかれITベンダーのサポートが不可欠と言えます。

まとめ

人手不足の解消や生産性向上には、ITの導入が欠かせません。ペーパーレス化やリモートワークへの移行に寄与し、コスト削減やグローバル化への対応が可能になるのもメリットです。気になる導入費用に関しても、本記事でお伝えしたようにIT導入補助金を活用すれば、負担を軽減できるでしょう。また、自社だけでIT化が難しくても、ベンダーを利用すれば解決できる見込みはあります。この機会にぜひ、IT化へ本格的に舵を切ってみてはいかがでしょうか。

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