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人事評価の不満解消! 評価シートの改善法を解説

 2022.05.24  CLOUDIL 【クラウディル】

経営者は企業を経営していく中でさまざまな課題にぶつかりますが、中でも多くの人が頭を抱えるのは人事評価ではないでしょうか。「人事評価制度をどう改善すればよいかわからない」「評価に不満を抱く従業員が辞めないか不安」など、さまざまな悩みが生じる人事評価について、本稿では改善につながるヒントをお伝えします。

人事評価の目的

人事評価制度は、ただ単に給与を決定するだけのツールにとどまりません。まず始めに、人事評価制度とは何のために設けるものなのかを改めて確認しておきましょう。

人材の配置や待遇を決める

人事評価制度を導入する目的の1つ目は、が昇給や昇格の基準を作るためです。
人事評価制度の中に「●●な行動や▲▲のような能力を評価する」「この水準までの業績を目標とする」ということが明文化し、明確な基準としておきます。この基準に則り、個人の行動や業績をランク付けすることが可能になり、客観的なデータに基づく報酬の決定や昇格などが実現するのです。また、そういった待遇について従業員にフィードバックする際にも、納得してもらいやすくなるという点も重要です。

給与面以外で、人員配置の観点からも人事評価制度は有用です。同じ評価基準で従業員同士を比較することが可能となります。
従業員一人ひとりの個性や適正が可視化されやすくなり、「誰がどのような仕事に向いているのか」を明確に把握できるようになります。それによって人員の最適配置を検討し、組織の更なる業務効率化や業績アップにつなげていくこともできます。このように人員配置や処遇の決定に際して、人事評価制度は重要な役割を担っていると言えるでしょう。

従業員に行動指針を示す

2つ目の目的は、従業員に行動指針を示すためです。
会社から明確に「●●の能力を▲▲の水準で有していることを評価する」という指標が提示されていれば、従業員はその指標に基づいて自身の評価を上げるため能力開発に励んでいくことができます。従業員の自発的なスキルアップも期待され、上司はその指標を基に部下のスキルレベルを評価し、適切な指導につなげていけるでしょう。

従業員のモチベーションを高める

そして最後は、従業員のモチベーションを高めるためです。
ただ単に「業績目標●●%達成」といった業務目標を設定するだけでは、従業員が自発的に能力開発に励んだり、高いモチベーションを維持して働いてくれたりするとは限りません。
人事評価制度は、「企業・組織としてどのような方向を目指していくのか」「どのような人材に活躍してほしいのか」といった会社としてのビジョンや経営理念に基づいたシステムです。つまり経営層のこうした思いを具体的に反映した企業方針として、人事評価制度は従業員たちに積極的行動を促せるのです。

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人事評価の基準

まず人事評価の目的とは、「企業の方向性や意志を基に策定し従業員のモチベーションを高め、従業員に自発的な能力開発や積極的な行動を促し、その結果として、企業の業績向上につながる一連のプロセスを推進すること」です。ここからはより具体的に、人事評価の方向性を決定する具体的な評価基準について解説していきましょう。

能力評価

能力評価とは、「企業や組織において業務上必要となるスキルを有しているかどうか」という評価軸です。さまざまな会社で通じる共通の能力もあれば、数字で語ることができないような企画職などの評価で用いられることもあります。多くの企業が導入しており、基本的には社内や組織内に対して役立つかどうかで判断されます。

業績評価

評価と聞くと真っ先に業績評価を思い浮かべる方が多そうですが、事実この指標が人事評価として一番わかりやすいでしょう。MBOなどと呼ばれることもある目標管理制度を設けて、「個人や組織の立てた目標に対して一定期間内でどれだけの達成度を得られたか」などについて定量データを基に判断することが多い指標です。「アポイントメント●件」「本提案▲件」「受注×件」というような定量的な営業指標の管理にも向いています。

情意評価

情意評価は仕事にどれだけ熱意を持ってモチベーション高く取り組んだかという評価軸です。単に与えられた仕事に対する仕事ぶりのみを見るのではなく、「チーム内や組織横断的に動いて業務の効率化に努めたか」といった、「組織への貢献意欲がどのくらいあるか」という点に着目して評価をすることもあります。具体的な成果として可視化されにくい総務などバックオフィス系の人事評価に適しています。

人事評価の手法

実際に制度を運営する立場になると、上記の3つの評価基準に対して従業員をどのように評価するべきかが気になるところでしょう。ここでは人事評価手法について紹介します。

コンピテンシー評価

人事評価の手法1つ目はコンピテンシー評価です。特定の業務に対して高いパフォーマンスにつながる行動特性のことをコンピテンシーと呼び、個人がどの程度そのコンピテンシーを有しているかを評価する評価手法です。
もちろん、業務により求められるコンピテンシーは異なっています。そのため各業務について、当該部門・部署におけるハイパフォーマーにヒアリングするなどで、コンピテンシーをそれぞれ特定しなくてはなりません。当然手間はかかりますが、ノウハウ共有などにも直結するため、最近はこのコンピテンシーの考え方を導入する企業も増えてきています。

目標管理制度(MBO)

2つ目は目標管理制度です。期首に個人の目標を設定し、「期中や期末時点でどれだけその目標を達成したか」を振り返ることで個人の業績や行動を評価する手法です。
ただし、定量的なデータで成果を振り返ることができない業務にはマッチしない場合がある点には注意しましょう。この手法のポイントは、自己申告を基に上司と意識合わせの上で「各人が目標を設定する」ことです。これにより、個人が自然と目標達成を意識し、自主的に自身を管理するようになるのです。

360度評価(多面評価・周囲評価)

3つ目は360度評価です。これは従来までの上司からの評価だけでなく、部下や同僚など複数の立場の人間から被評価者のパーソナリティや行動を評価する手法です。360度評価では、「上司の好き嫌いが反映されやすい」など従来型評価で難点となっていた要素を排除できます。こちらもコンピテンシー評価同様、積極的に取り入れている企業が増えてきています。

納得できる人事評価を運用するためのポイント

人事評価の基準や評価方法を理解したら、いよいよ制度の実運用です。運用にあたって押さえておきたいポイントを確認していきましょう。

明確であること

評価基準が、理解しにくい状態にあると、従業員は与えられた評価に対して不満を持ちやすくなります。もし自社の評価制度がうまく機能していないと感じる場合、「評価項目や定義などがわかりやすい内容になっているか・誰が読んでも同じ内容を思い浮かべられるか」という点に立って評価制度を見直してみましょう。誰が見ても明確にわかる基準を設定することが大切です。

透明性があること

続いてのポイントは、評価のプロセスの透明性です。評価基準が明確でも、その評価を決定するまでのプロセスが見えないと、従業員が不満を募らせてしまうかもしれません。
例えば、自己評価ではB評価だと思っていたが社内評価ではC評価だった際に、上司から詳細に「なぜC評価が付いたのか」という理由の説明がないと理不尽さを感じてしまいます。このような状況を生まないためにも「どのような評価や調整があり、Cという結果になったか」を開示し、プロセスを透明化するという作業が必要になるのです。

人事評価シートを改善するためのポイント

最後に、ここまでの内容に基づいて「自社の人事評価を見直したい」という方のために、人事評価シートの改善ポイントをお伝えします。

評価項目を最適化する

まず、評価項目の最適化です。基本的には「能力評価・業績評価・情意評価」の3項目を軸に評価項目を設けますが、職種や業務内容、勤務年数、スキルレベルに合わせて適宜項目を調整する工夫も必要です。

例えば、新入社員でスキルがあまり身についていない人に対しては、業績評価よりも情意評価の項目を増やし、反対に管理職は情意評価よりも業績評価の項目を増やすといった方法です。これによって全従業員一律ではなくなるので、評価に対するある程度の公平感や納得感が生まれます。

行動・能力開発の道筋を示す

2つ目のポイントは、行動・能力開発の道筋を示すことです。冒頭に記した通り、人事評価は従業員の能力開発を促す役割も果たすことができるので、人事評価シート上でわかりやすい形で「どのような能力が会社や業務に求められるのか」を明記しておくようにしましょう。
また、単に能力の記述だけでなく、「その能力を、今後どんなステップで伸ばしていくことが理想的であるか」まで記述できると、従業員も自分の道筋を描きやすくなります。

主観を排除した評価を行う

そして最後のポイントが、主観を排除した客観的な視点で評価を行うことです。人事評価制度を上手く機能させるためには、評価内容に対する高い納得感が重要です。そのためには、評価者のみがわかる言葉ではなく、「誰が見ても理解できる表現」で明示しなければなりません。自社の評価項目は主観的な記述になっていないかも含めて見直してみてください。

まとめ

人事評価制度の根本の目的から、評価方法や運用に際してのポイントなど、人事評価制度の改善に重要なポイントを確認してきました。従業員のエンゲージメントを高めることが企業の業績アップにとって必要不可欠です。そして「従業員のエンゲージメントを高められるかどうか」は人事評価制度に大きくかかっています。ぜひ本稿のヒントを活用して、自社の人事評価制度改善に取り組んでみてください。

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