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今話題の「デジタルワークスペース」とは?

 2022.04.13  CLOUDIL 【クラウディル】

近年、企業のDXや働き方改革を推進する動きの中でデジタルワークスペースを活用する機会が増加しています。ここではデジタルワークスペースの定義や利用実態に加え、導入後のメリットや必要となるシステムなどについて説明します。本記事の内容を押さえて、自社のIT化を進めるための施策に取り入れてみてください。

デジタルワークスペースとは?

従来、オフィス型勤務はある特定の場所に、業務を行うための環境をそろえていました。これに対して、「デジタルワークスペース」とは、場所や使用するデバイスに関係なく働く環境を提供するためのツールを指します。

デジタルワークスペースにおいて、アプリケーションの場所はオンプレミス型あるいはクラウド型かは問わず、また従業員の働く場所、時間、使用するデバイスの種類もあらゆるものに対応しています。これにより、テレワークで働く際にも、遠隔地から必要な情報にアクセスすることが可能となっているのです。

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デジタルワークスペースの利用実態

デジタルワークスペースの利用者は、新型コロナウイルスの感染拡大が後押しするかたちで増加の一途を辿っています。情報共有やスケジュール管理などを行うコラボレーションツール「Microsoft Teams」の利用状況からみると、パンデミックを契機にグローバル利用者数が月間2億5,000万人(2021年7月時点)へと拡大しています。

今後の展望についてわかる記事についてもぜひご一読ください。
柔軟な働き方を実現する「デジタルワークスペース」の可能性

デジタルワークスペースが話題になっている理由

ここでは、デジタルワークスペースが注目を集める主な3つの理由について説明します。

企業のDX化の流れ

DXとは「Digital Transformation」の略で、デジタル技術の活用により組織やサービス、ビジネスモデルなどの変革を進める考え方を指します。近年では、多くの企業がDX化のため、IT機器やクラウドサービスの導入を進めています。

DXを進めるにあたっては、さまざまな部分を見直さなくてはなりません。古いシステムを一新する、ペーパーレスを導入するなども必要です。このような流れの中で、デジタルワークスペースの活用にも注目が集まっています。

コロナによるテレワークの増加

新型コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業がテレワークを導入しました。ただ、個々の従業員が自宅で業務を進めようとしても、従来どおりの業務環境では対応できません。

具体的には、自宅からでもスムーズに社内のシステムやデータにアクセスできる環境が求められ、情報共有の仕方も考える必要があります。このような事情から、時間と場所にとらわれず働けるデジタルワークスペースの構築が必要になったのです。

働き方改革により自由な働き方の推進

働き方改革の目的は、「労働者が働きやすい環境を整備し、誰もが活躍できる社会を実現する」ことです。多様で柔軟な働き方を国が推し進めていることも、デジタルワークスペースが注目を集めている理由といえるでしょう。

時間や場所を問わず働ける環境を整えれば、育児や介護といった家庭の事業で自宅を離れられない方も活躍できます。また、業務を効率よく進められるようになれば、労働時間の短縮にもつながり、従業員のワークライフバランスも整います。

デジタルワークスペースのメリット

デジタルワークスペースの実現で得られる主な3つのメリットをピックアップしました。

業務の生産性が上がる

適切なデジタルワークスペース環境を整えれば、生産性向上につながります。たとえば、テレワーク環境下において「書類に押印してもらうため出社する」「データを確認しに出社する」といった必要性がなくなり、無駄な時間をなくせます。

また、シングルサインオンを導入すれば、一度の認証で複数のシステムにアクセスできます。わざわざ個別にシステムの認証を行う必要がなくなるため、アクセスするために必要な時間を削減して、より効率的に作業できるようになります。

コスト削減に繋がる

デジタルワークスペースの環境を活用して、オフィス以外の場所から自由にシステムやデータへアクセスできるのなら、今までと同じスペースのオフィスも不要となり、賃料の安い物件への移転が可能です。またペーパーレス化が進めば、紙の印刷・配布や資料の保管といった経費も削減できます。

加えて、デジタルワークスペースの導入で業務を効率化できれば、人的リソースをより有効に活用できます。業務量が少なくなった従業員をコア業務へ投入できるようになり、人件費を適切なかたちで使うことができるようになるでしょう。

従業員の満足度が上がる

時間や場所にしばられない働き方ができるようになれば、従業員満足度が向上します。通勤の手間がなくなり、時間を有効に使えるようになれば、ワークライフバランスも整います。

また、デジタルワークスペースの実現で、スムーズに業務を進められるようになれば、労働時間も短縮できるでしょう。非効率な業務を大幅になくすことにつながり、モチベーションを高く保って働けるため、仕事の質にも大きく寄与すると考えられます。

デジタルワークスペースに必要なシステム

デジタルワークスペースを導入するにあたり、どのようなシステムが必要なのかを把握しておきましょう。基本的には、デバイスやアプリケーション管理、ユーザー管理、セキュリティ、デスクトップ管理などが挙げられます。

デバイス・アプリケーション管理

あらゆるデバイスやアプリケーションを、一元的に管理できるシステムが必要です。テレワークでは、従業員の私用パソコンやタブレット端末を業務に使うことも多いため、さまざまなデバイスからシステムやデータにアクセスできるような機能が求められます。

また、万が一従業員が端末を紛失した、また盗難されたといったことが起きると、情報漏えいのリスクが発生します。このようなとき、デバイスにロックをかけられる機能等が備わっていくと役立ちます。

ユーザー管理

誰もがデジタルワークスペースにアクセスできる環境では、セキュリティリスクが発生します。そのため、アクセス制限の設定や多要素認証などを利用できる、ユーザー管理システムが必要です。

このようなシステムがなければ、悪意をもつ外部からの不正アクセスやサイバー攻撃により、情報漏えいや改ざんといった被害を受けるおそれがあります。加えて、社内不正を防止する上で、適切にアクセス権限を付与できる機能も必須です。

セキュリティ管理

テレワーク環境下におけるセキュリティは、個々の従業員に依存します。そのため、従業員が危険なサイトにアクセスしマルウェアに感染した、端末やネットワークの脆弱性をついて不正アクセスを受けたといったことが起こり得ます。

仮想デスクトップを導入し、デジタルワークスペース環境を構築すれば、強固なセキュリティを実現できます。端末にデータが残らず、万が一マルウェアに感染しても、社内のデータやシステムにまで影響が及ぶのを防げるでしょう。

デスクトップ管理

デスクトップ管理は、従業員が業務に必要な作業環境を提供するために必要な機能です。仮想デスクトップやアプリケーションの配信、管理などを行えます。

システムによっては、メール添付の禁止や利用ストレージの指定なども行えるため、情報漏えいのリスクも軽減できるでしょう。すべての従業員が使用するコンピューターを体系的に管理できるため、デジタルワークスペースの構築には不可欠なのです。

まとめ

デジタルワークスペースを活用することで、従業員は場所や時間に関係なく社内のシステムやデータにアクセスできます。リモートワーク環境下においてもスムーズに業務を遂行でき、組織の生産性向上や従業員のモチベーションアップにもつながります。また、オフィスの規模を縮小するなどコスト削減や、人的リソースの有効活用が可能であることもメリットといえるでしょう。この機会に、デジタルワークスペースの導入をぜひ検討してみてください。

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