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テレワークで働き方改革!メリットや導入率、導入方法を解説

 2021.11.19  CLOUDIL 【クラウディル】

新型コロナウイルスの流行を機に普及が拡大している「テレワーク」。働き方改革の一環として導入する企業も増えてきています。とはいえ、中小企業を中心に、まだまだ本格導入に踏み切れない企業も多いことでしょう。そこで本記事では、テレワークを導入するメリットや導入率、実際の導入方法などについて詳しく解説します。

テレワークとは?

「テレワーク」とは、「遠い」を意味する「tele」と、「仕事」を意味する「work」を組み合わせた造語です。具体的には、ICT(情報通信技術)を活用した、場所にとらわれない働き方のことを指します。これは近年、スマートフォンやタブレットの普及が加速し、通信技術の発展やクラウドサービスの登場により実現したといっても過言ではありません。

テレワークでは、オフィスに出社しなくとも自宅やそれ以外の場所で働けるため、ワークライフバランスの向上や、社会問題になっている労働人口不足の解消にも一役買う働き方として注目されています。

テレワークと働き方改革の関係

テレワークは、政府が推進する「働き方改革」のひとつです。2019年4月1日より、働き方改革関連法案の一部が施行され、大企業のみならず中小企業においても、働き方改革が重要な経営課題として取り上げられています。

厚生労働省によると、働き方改革とは「働く方々が、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で『選択』できるようにするための改革」と定義されています。そして、これを実現するためには、「柔軟で多様な働き方の実現」「長時間労働の是正」「正規・非正規における格差の解消」といった3本の柱が重要とされています。

テレワークの導入は、あくまで多様な働き方の一例に過ぎません。ですが、これらを実行に移すことで、日本が直面する少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少に歯止めをかけ、労働力を確保できるのです。

また、中小企業や小規模事業者においては、職場環境を改善する「魅力ある職場づくり」が人手不足の解消につながるともいわれています。生産性の向上はもちろん、働き方改革を推進し、魅力ある職場環境を構築することが重要です。

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テレワークには3つの形態がある

テレワークには3つの形態があります。以下では、それぞれの形態について詳しく解説します。

在宅勤務

テレワークで一番想像しやすい形態といえば、やはり「在宅勤務」でしょう。文字通りオフィスに出勤せず、自宅を就業場所として働く形態を指します。これまで通勤に費やしていた時間が不要となるため、従業員の負担が軽減され、時間を有効活用できます。

モバイルワーク

オフィスに出社しない働き方という点では在宅勤務と同じですが、「モバイルワーク」は自宅ではなく、カフェや移動中の電車などで就業する形態を指します。営業職のように移動が多い職種の人は、わざわざ所属するオフィスに戻らず出先で作業することにより、無駄な移動時間を削減できます。肉体的な負担が軽減されれば、業務生産性の向上にもつながるでしょう。

サテライトオフィス勤務

勤務先以外のオフィススペースを使用した就業形態を指します。スポットオフィスや共同で使えるサテライトオフィス、レンタルオフィスなどを活用することで、オフィスより近ければ移動時間の削減につながります。また企業側も、オフィスを構えないことで家賃のコストカットが実現できます。

テレワークを導入したらどんなメリットがある?

では、実際にテレワークを導入することで、一体どんなメリットがあるのでしょうか。以下で詳しく解説します。

コスト削減

情報通信技術(ICT)環境の整備に初期費用はかかるものの、オフィスで利用していた通信費や出張費などが削減できます。オフィススペースを縮小することで家賃がかからなくなるのはもちろん、システム導入によるペーパーレス化が実現すれば、オフィスで利用していた印刷用紙や書類の保管などにかかるコストも削減できます。

離職率低下

従業員にとって働きやすい環境をつくることで、優秀な人材の確保や流出の防止につながります。これまで遠方に住んでいたため就業できなかった人材からの応募や、育児や介護との両立が図れず退職していた人材の流出防止が期待でき、離職率も低下します。

また、テレワークを導入していることを掲げれば、採用の際、多様な働き方に対応している企業というイメージアップも図れるでしょう。

災害時のリスク軽減

自然災害や感染症が発生した際、事業を止めることなく早期再開したり、継続できたりすることもメリットのひとつです。現に、新型コロナウイルスの感染拡大を機に、テレワークの導入に踏み切った企業も増えています。

テレワークの導入率

続いては、テレワークの導入率について見ていきましょう。国土交通省が2021年3月に発表した資料によると、2020年度における雇用型テレワーカーの割合は19.7%にのぼり、前年の9.8%と比べて倍増していることがわかります。

次に、最初の緊急事態宣言が発令された2020年4月~5月のテレワーク実施率を見ると、首都圏が31.4%と高い一方、地方都市圏は 13.6%にとどまっています。このことから、地域によって導入率に差があることがうかがえます。

厚生労働省が提唱するテレワークの導入方法

これからテレワークを導入する場合、どのような手順で進めればよいのでしょうか。以下では、厚生労働省が提唱するテレワークの導入方法についてご紹介します。

全体像をつかむ

まずは導入の全体像を把握し、ポイントをつかむところから始めましょう。具体的には、テレワークの「対象者」「対象業務」「実施頻度」を決めます。一気に導入を進めるのではなく、社内の制度やルールを維持したままできるところから始め、徐々に範囲を拡大していくイメージで実施するとよいでしょう。

全体方針を決める

次に、テレワークの導入目的を明確化します。ここを曖昧にして進めたのでは、従業員にもうまく浸透しません。たとえば、人材の育成や流出防止、ワークライフバランスとの両立や生産性の向上など、基本方針をきちんと策定し、全社で共有することが重要です。

ルールを策定する

基本方針が決まったら、次に必要なのはルールの策定です。実施の申請・承認からスタートし、運用が始まった際に必要となる勤怠・労働管理や、非対面下における業務中のコミュニケーション方法、人事評価などについて明確なルールを制定しましょう。

多様な働き方を実現するためには、従業員は規則を守り、管理者側もきちんとした人事評価を行うことが重要です。労使双方がこれらに取り組まなければ、テレワーク導入の成功にはつながりません。

ICT環境を整備する

テレワークの導入にあたり重要なのが、ICT環境の整備です。とくに中小企業では、これが課題となっている場合も少なくありません。まずは現在のICT環境を確認し、テレワーク環境の方式や各種ツールの選択、全社への周知を経て、システムの試験運用に進むのが基本的な流れです。テレワークの普及に合わせて、専用システムやクラウドサービスなども進化しているため、それらを活用するのもよいでしょう。

セキュリティ対策を行う

テレワークの実施にあたり、一番懸念されるのがセキュリティ対策です。ICT環境に合わせたセキュリティ対策を講じ、システムや専用ソフトを活用して対策を強化しましょう。セキュリティ対策をきちんと行わずにテレワークを導入した場合、情報漏えいなどの重大なインシデントを引き起こし、企業の存続に影響する可能性もゼロではありません。

実施と評価、改善を行う

最後に、試行導入したテレワークを質・量双方の観点から相互的に評価します。改善点がある場合は、本格導入前に整備し直します。もちろん、これは導入後も継続的に実施し、従業員の声を聞きながら運用していくことが大切です。

まずは小規模からでも◎

初めてテレワークを導入する際は、ある程度限定的な運用を行うことで、メリットを最大限に活かし、かつデメリットを最小限に抑えられます。まずはテレワーク導入の効果が高い部門・人を洗い出し、そこから限定的に導入し、徐々に拡大していく方法もあります。企業規模によっても適した導入スピードは異なるため、自社にとって何が最適なのかをきちんと協議したうえで進めましょう。

まとめ

働き方改革を進めるために不可欠ともいえるテレワークですが、実際のところ、広く浸透しているとはまだいえない状況です。今回ご紹介した内容を参考に導入し、少子高齢化社会における労働力人口の不足に歯止めをかけなくてはなりません。これらを実践することで、初めて一億総活躍社会の実現にもつながります。

多様な働き方の推奨は人材流出を防ぐだけでなく、従業員のワークライフバランスが保たれることで、モチベーションアップや生産性の向上にもつながり、結果として企業に利益をもたらすでしょう。これを機に、ぜひ自社の就業形態を見直してみてはいかがでしょうか。

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