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全国中小企業クラウド実践大賞

2018年度 コンテストレポート

東北コピー販売株式会社

全国クラウド活用大賞伊那大会 信越総合通信局長受賞

クラウド活用で、コピー屋から業務改善のアドバイザーとしてのポジションへ。

東北コピー販売株式会社

東北コピー販売株式会社

東北コピー販売株式会社

業種:小売業

従業員数:100人以下

クラウド活用人数:17人

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※本レポートは、総務大臣表彰 全国クラウド活用大賞決勝大会における10分間の最終プレゼンテーションの内容を元に
 構成したものです。

 後半戦のトップバッターを務めさせて頂きます、東北コピー販売、高橋と申します。まずはこのような貴重な場を頂きまして、誠に有難うございます。

 まずは簡単な会社紹介でありますが、社名の通りですね。東北、全国で3番目に面積が大きい福島県からやってまいりました。高橋剛と申します。広い福島県でありますが、福島市と郡山市というところに営業所を構えまして、仕事をずっとさせていただいております。

 このまた社名の通りですね、コピーついている通り、コピー機の販売をメインの事業として約40年にわたり事業をさせていただいてございます。社屋の外観はこんな形でございます。

 福島の駅からですね、近こうございますので、ぜひ遊びにきていただければなと言う風に思っております。今でもう3年半前ぐらいからですね、クラウド導入を始めております。今社内のシステムの9割を若干超えるくらいでしょうか。すべてクラウド化になっております。

 この状況の中で仕事をさせて頂いておるという事で、このシステム同士が連携をし合いながら補完をし合いながら、営業活動をしているという状況でございます。本日10分間という短い時間でございますので、クラウドで手前どもの会社がどう変わったかという所とですね、その変化によって手前どものビジネスモデルにどんな影響を与えてくれたかという、この2つをメインにしてお話を進めていければなと思っております。

 手前ども、本当に営業が仕事です。何かものを作ってるとかそういうことはございませんので、基本的に営業がですね、朝会社に来て、「行ってきます」って行ってから、会社に帰ってくるのは夕方、そんな形です。ですので営業がですね、外でお客さまからの問い合わせを受けるというのは、ほぼ当たり前のような環境でありました。

 以前は、これよくどこの会社さんでもあるのかなという風に思いますが、自分ですぐわからないので、会社に残っている管理部門に電話をして、そのお客様の問い合わせの情報を確認をするというような状況でありました。ここにある通り、紙に書いたり、エクセルで作ったり、また台帳というものが存在します。プラス営業の頭の中に入っている、このパズルのピースを組み合わせてやっとお客様の情報が出来上がるそんな状況下でありました。

 これも台帳なんですが、この台帳がですね、この中でも特に力を発揮するものでありました。(厚さ20cmほどのファイルを見せて)実際の台帳はですね、こんな台帳ですね。閉じると、こんなになりまして、これが1冊ならいいのですが、これがざっとこのくらいはあってですね、さらにこれが1段ではなく2段分あるというような状況下でありました。これを、毎回毎回管理部門が処理をひっくり返して、お客様の情報を確認をして営業に伝えると。この仕事をずっとしているんです。

 このままじゃまずいなと。どうしようかなと。管理部門に聞いてみました。どうにかならないかと、返ってきた答えは質問返しでありまして、どうにかなりませんかねと逆に聞かれて、それはご自身で考えて何とかやってくださいというような話を言われました。それはそうだなと。

 もう一回考えてみようと考えている中でですね、クラウドという選択肢を背景に大きく関わったのは東日本大震災というのを一応経験をしております。お客様の方でも震災に遭われてそういった被害を見ておりますので、やはりクラウドベースで考えていかなくてはいけないということが、背中を押す一つの要因でありましたが、その中でもお見せした台帳とかっていうのですね、どこか一つの場所にしっかりと情報入力して保管しましょう、そしてそれをしっかりと分析をして、その分析の結果の元に次の営業のアクションに起こせる、そんなものが必要であるという風に考えておりました。

 その中で巡り合ったのが、先ほどご紹介したシステムのクラウドであります。それをうまく活用していこうという事で、3年半前から徐々に導入していきました。

 先ほどお話した営業が外出先から電話をしてというところですね、コピーを提案するのに必要な下準備というものがあるんです。大体コピー機が月に20台、30台くらいありますので、それ×30分くらいの時間がずっとかかっておりました。これが営業の力だけで約3分でほぼ出来上がるような状態まで持ってきています。

 この営業の仕事をですね、俯瞰、対応するサポート業務として管理部門が、いつ、どの営業からどのお客様で問い合わせが来るのか分からないのですが、こういった赤枠の情報を、すべてのお客様に流しておりました。この仕事、月3時間って書いてあるんですが、慣れて3時間なので、当初は5時間とか倍の時間くらいかかっていたかもしれませんが、これ一気にやめました。やらなくていいと。

 管理部門から、社長本当にやめていいですかと言われましたが、やめていいよと。もうこの情報すぐに出るからと。その時にですね、うちの管理部門が何とも言えない笑顔でですね、私のことを見つめてくれました。その笑顔が今でも忘れられないという風に思っております。

 そんな事を繰り返してるうちにですね、業務改善が楽しくなったようで、色んなプロジェクトを立ち上げて、勝手に業務改善を今してくれています。どんどん会社がいい状況になってきてるなという風に実感をしております。

 ここまできたら、もっともっとやろうと、巻き込んでやろうということで、主要な取引先もクラウドを共通化してやろうという事を、今まで担当者同士でやっていたやり取り、メールやめられませんが、原則メールやめようと、どんどん情報を共有しようという状況になってきています。

 これが功を奏して、一人一人どんな案件を動かしているのか、またスピードもぐっと上がりました、それによって私から営業に対するアドバイス、質も中身もですね、ぐっと上がってきたように思います。

 また、まだ一部のお客様ですが、お客様ともお話をする機会が多くありますので、情報の進捗であったり、共有というものを図っていこうと。今までやってきたことが私たちのビジネスモデルにどう跳ね返ってきたかという所なんですが、私たちの仕事はどうしてもお客様に一方的に情報を届けるというのが仕事になっています。

 Give & Takeという言葉がありますが、今はgive を5回、10回、しかもいいgiveをしない限りは、なかなかお客様から情報が返ってこない、そんな時代であります。ですので、自分たちのやってきた業務改善をお客様にお届けできないかと、そうすれば、お客様もこっちに振り向いてくれるんじゃないかという事でですね。

 なかなか自分たちの話をするのは抵抗がありましたが、まずやってみようっていうところで始めました。そうした所、非常に好転しましてですね、私たちの業務改善の情報をですね、そのお客様ももっと聞きたいとか、逆に私と一緒に喋りたいとか。御社の真似をしてもいいかとか、お客様から逆に情報を取りに来てくれるような関係を作ることができました。

 これはその一例なんですが、手前どもにお越しいただいてですね、ランチミーティングしながら、これからの業務改善の話をしていくと、そんなところまで私たちのビジネスモデルというところにも良い影響は出てくれています。

 結果として私たちは、お客さんが見るとただのコピー屋かもしれませんが、そのコピー屋からですね、業務改善のアドバイザーとしてのポジションを確保することができました。ある意味立ち位置の変革を起こすことができたと思っています。社内でポジショニングイノベーションと言っているのですが、まだまだ小さなイノベーションですが、社内での業務からお客様に対して起こすことができたイノベーションであります。

 まだまだ小さいイノベーションですが、このイノベーションをですね、大きくしてこれから地域の皆様にですね、さらにお役に立てるよう頑張って参りたいという風に思っております。まとまらない話になってしまいましたが、ご清聴ありがとうございました。

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